合同管理制度

第一章总则

第一条为加强公司合同管理，促进管理的规范化、合理化和专业化，防范和控制合同签订和履行过程中的风险，保护公司合法权益，依据《中华人民共和国合同法》，结合公司实际经营情况，特制订本制度。

第二条本制度所指合同包括公司作为主体一方与其他主体签订的或者向其他主体签发的，约定各方或者一方主体权利义务，具有法律约束力的一切书面性文件，形式包括但不限于合同、协议（书）、承诺（书）、备忘录等。劳动合同不属于本制度规范范畴。

第三条本制度适用于公司全体成员。

第二章合同管理部门及职责

第四条研发中心、系统集成部、军队与国防工业事业部、大基网络事业部等业务部门，以及涉及对公付款业务的其它部门是合同的承办部门，其主要职责包括：

1、合理选择合同对方当事人，对标的、价格、质量、期限和市场分布等方面进行综合分析

论证，对其主体资格、资信状况和履约能力进行调查；

2、负责合同的谈判、起草、送审、报批及签订等工作；

3、负责合同履行情况信息的收集、整理及分析，发现问题及时报告；

4、负责按照审批流程办理合同的变更、终止（中止）、解除；

5、负责处理合同发生争议的协商、调解、证据收集工作；

6、负责合同结算前的审查、资料准备和协调工作；

7、按销售合同规定的时间、方式、金额催收货款。

第五条研发中心、系统集成部、军队与国防工业事业部、大基网络事业部等部门作为合同的实施部门，其主要职责包括：对合同中涉及的技术问题和专业性问题进行分析论证，提出可行性意见，对相关技术和专业风险进行控制。

第六条财务部负责合同的后续管理工作，其主要职责包括：

1、制定、修订、监督执行公司合同管理制度；

2、负责合同文本及相关资料的归档、保管、调阅；

3、建立合同档案，根据合同进度每月通报相关部门，督促应收账款的回收；

4、及时到技术市场上及其他主管部门办理技术合同登记、备案；

5、根据销售合同类别开具合格发票，及时做好各类收入合同的减免、退税工作。

第七条公司的合同原件由财务部保管，其他部门可根据需要保留复印件。签订部门上交合同时，应包括纸质文本、合同原件扫描后的 PDF 文件、最终一版 WORD 电子版本。

第八条合同相关部门如因业务需要借用合同原件，需经主管副总经理或COO书面批准。借用人在借用清单上签字，一次借用不得超过五份，未归还前不得再借。未收完款的合同须在借用当日归还。其他合同如果当日无法归还，借用人需具备保证合同安全的保管条件，借用时间不得超过三天。过期不还时，通报主管副总经理或COO。

第三章合同的订立

第九条订立合同必须采用书面形式，且遵循以下原则：

1、遵守国家法律、行政法规有关规定；

2、平等互利、协商一致、诚实信用、条款齐全、意思表达真实；

3、资信调查在先，谈判、签约在后；

4、合同当事人必须具备合法主体资格。

第十条订立合同一般应当按照下列程序进行：

1、公司承办人对合同相对人的主体资格、资信情况、承办人的代理权限及有效期限等进行审查或者调查，资质证明包括：营业执照、组织机构代码证书、税务登记证、资质证书、法人委托书、法人代表身份证复印件、承办人员的身份证等。

2、合同承办人负责合同谈判，根据合同谈判结果或者双方协商的结果起草合同文本，或者审查由对方起草的合同文本，提交部门领导及相关部门签署审核意见。

3、向相关部门领导提交合同会签表，履行完毕审批流程的合同文本根据《印章管理制度》加盖合同专用章。

第十一条合同一般应当包括以下内容：

1、合同各方的法定名称、地址、法定代表人姓名、职务；

2、签约的目的和依据；

3、标的；

4、数量和质量，包括检测标准和方式；

5、价款或酬金，包括支付方式；如果属于增值税范畴，则需标明价款是否包含增值税；

6、履行的地点、期限和方式；

7、争议解决方式；

8、违约责任；

9、变更、解除或终止条件；

10、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

11、正副本份数；

12、生效的时间和条件；

13、公司地址、邮政编码、联系人、联系方式；

14、发票类型、开票信息；

15、附件名称；

16、签约的地点、日期；

17、签约各方开户银行及账号；

18、签约各方公章或合同专用章；

19、法定代表人或代理人签章。

第十二条对外签署合同，合同承办人应对合同对方签署人的签约权限进行调查和核实。合同对方当事人为法人或其他经营实体的，应要求对方签署人提供由合同对方当事人法定代表人或负责人签字并加盖公章的授权委托书及受托人的身份证明；合同对方当事人为自然人的，由本人签署的，应要求对方提供身份证明，如委托他人签署的，应要求对方签署人提供合同对方当事人身份证明、授权委托书及受托人身份证明等文件。授权委托书应当明确委托权限和期间。

第十三条合同应约定签字并盖章生效，一般不采用盖章生效的办法。合同文本超过一页的，须加盖骑缝章。

第十四条对外签署合同，一般合同一方持有不得少于两份签章原件。如需将合同签章原件提交相关登记或者监管机构的，则应相应增加合同原件数量。

第十五条合同承办人应事先到财务部开具“法人委托书” 并经公司法定代表人签字或盖章。

第十六条合同承办人员或其他人员在订立合同过程中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或者不正当地使用。

第十七条合同的签署在可能的情况下应先交由对方签署后我方再签署，由我方先签署的合同，合同承办人及财务部应保留合同最终文本的电子文档，承办人须在合同审批表上加以注释，记录我方签署时间，跟踪客户签署情况、及时索回合同原件。

第四章合同的审核与审批

第十八条合同的审核包括承办部门内部审核、法律顾问审核、财务部门审核、实施部门审核。合同的审批包括主管副总经理、COO审批或总经理审批。