扎实完成“规定动作”，创新做好“自选动作”
全面提升**公司合同事务管理水平
2011年以来，**公司合同事务管理工作坚持以“保障公司合法权益，服务公司经营管理”为宗旨；坚持以扎实完成“规定动作”来夯实管理基础；坚持以创新做好“自选动作”来提升管理水平；坚持以省公司合同事务管理要求为指引，通过不断转变工作思路和方法，积极主动在基础管理上求突破，在管理模式上求创新，在管理服务功能上求完备，力求实现管理与服务的完整统一，切实提升**公司合同事务管理水平。
一、以合同事务流程化管理为切入点，严格把好“四关”，扎实完成“规定动作”。自省公司OA系统合同事项审批模块上线以来，**公司严格按照合同事务管理流程化要求，采取“线下做细，线上做全”管理模式，不疏不漏，不偏不倚，扎实完成“规定动作”，发挥合同的全生命周期管理效能。
1．把好合同法律尽职调查关。为加快线上合同事项审批效率，减少流转周期，根据《******分公司合同管理制度》要求，对拟签约对象实施线下“三审”制，即：合同主办部门根据合同类型，“一审”拟签约对象的主体资格、资信情况及履约能力，并对拟签约对象资料进行整理、扫描、存档，形成初步审查结果，审查合格后送公司合同管理员处；公司合同管理员对拟签约对象进行包括经济、技术和法律在内的
“二审”，进一步明确合同类型，确定合同文本，完善合同基本要素，审查合格后交由合同主办人员送公司外聘律师处；公司外聘律师对送达的拟签约对象资料并合同文本进行“三审”，并在《法律意见书》填写审查意见，公司将以律师意见作为签订合同重要法律依据。随着线下“三审”制贯彻落实，公司合同审批流转更加通畅，同时避免了不具备履约资格的签约对象蒙混过关。
2．把好合同会签审批关。2011年3月，**公司组织机关各部室、各专业管理部门负责人和部门兼职合同管理员集中培训学习了线上合同会签审批流程，为“线上做全”提供了支撑。培训进一步强调了合同主办部门、合同经办人及合同首谈负责人在整个合同会签审批流程中的关键作用；强化了计划业务部门、财务部门和经理办公室独立的，各负其责的会签审核功能；明确了合同主办部门和会签审核部门有责任和义务为公司领导审批决策提供详尽而准确的事实依据；杜绝了合同会签审批过程中“部门会签走程序，一切决策靠领导”的无作为现象产生。
3.把好合同履行结算关。一是督促合同经办人员根据相关规定及要求迅速办理和完善合同签订手续，建立合同主办部门合同登记台账；二是加强了合同主办部门对合同谈判过程中我方签收或发出的文件的收集、整理、保管和保密；三是明确了合同主办部门和合同经办人的合同履约监管责任，进一步强调了合同主办部门在合同全生命周期管理中的重要作用；四是合同主办部门提出合同交付与结算时，公司法
律事务部门将紧密配合财务部门做好线上合同履行与结算会签审批流程。
4.把好合同终结备案关。为保证每份履行完毕的合同能及时终结备案，**公司坚持在合同履行的动态监管和协调联动上下功夫：一方面，充分发挥部门兼职合同管理员的桥梁纽带作用，构筑合同管理员与合同主办人员间的信息“高速路”，在确保合同信息安全的基础上，最大程度扩大合同信息共享受众面；另一方面，利用QQ、QQ群、腾讯通、OA邮件等交流通讯平台，畅通合同关联人员间的业务沟通渠道。
二、以合同事务精细化管理为着力点，整合资源共享，创新做好“自选动作”。为了有效化解合同管理过程中产生的矛盾，在扎实完成好“规定动作”的基础上，以合同事务精细化管理为着力点，注重合同关联人员业务素质提升，细化管理责任分工，整合资源共享，创新做好“自选动作”，促进合同管理水平不断提升。
1.围绕“人”与“效能”，搞好交流平台。精细化管理的核心在人员素质，在当前合同管理人员“专职太少，兼职太多”的不利情况下，为了发挥现有人员的最大效能，于2011年年初，集中公司所有合同关联人员组建了“**公司合同管理事务”QQ群，建立了即时、便捷、快速的在线指导交流平台。目前，这一平台不仅仅能帮助大家解决日常工作中产生的各种问题，充分调动积极性；同时也作为一个经验分享、献言献策的交流平台，发挥大家的创造性。促使这一平台主要功能从组建初期单一的业务指导功能向综合的业务交流
建议功能转变。
2.围绕“职责”与“责任”，搞好分工细化。精细化管理是工作职责和目标责任的精细化，要解决实际工作过程中“职责不清，责任不明”的问题，就必须围绕“职责”与“责任”，搞好分工细化。为此，**公司在各部门设臵了兼职合同管理员岗位的基础上，完善了兼职合同管理员档案和岗位职责，明确了兼职合同管理员在合同全生命周期管理过程中必须要完成那些工作。在2011年3月份，公司组织合同管理培训中，用“建房子”作为例子，将合同主办人员、兼职合同管理员、合同管理员角色对应定位为“房东、工人、监理”，用生活化的语言，用提问回答的方式，将各自的职责和责任进行了深入细致的说明，取得了较好的效果。
3.围绕“管理”与“服务”，搞好资源共享。为了切实履行合同管理“保障公司合法利益，服务公司经营管理”这一宗旨，实现合同事务精细化管理向精细化服务的转变，**公司打破常规，在整合利用现有合同信息资源的同时，搞好标准化信息资源共享。主要体现在：一是对部门合同登记台账、终结报告、合同权限指引、重大合同谈判记录等内容制作了统一格式的表格，并上传至“**公司合同管理事务”QQ 群，方便合同关联人员下载使用；二是合同管理员将公司合同登记台账上有关信息用颜色在特定区域内进行标记，不同的颜色包含不一样的信息，如：在拟签约方单位名称单元格填充黄色，则表示该单位资信符合要求，不需要再次进行法律尽职调查。合同管理员在每周周一将最新的公司合同登记
台账上传至QQ群共享，便于合同关联人员及时对照和使用；三是将合同管理培训PPT、合同事项网上审批流程培训PPT 等学习资料上传至QQ群共享，方便合同关联人员学习下载。机制的创新带动了工作方式的转变，合同审批事项中资料上传已经从被动“要”向主动“送”的转变，彻底扭转了业务部门在合同事务管理工作中的被动局面，也使合同事务的管理和服务功能得到进一步提升。
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