投资控股集团有限公司公文处理办法第一章总则第一条为促进集团公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据委办公厅、政府办公厅印发的《〈党政机关公文处理工作条例〉实施办法（试行）》（办发〔〕号），结合集团公司实际，制定本规定。

第二条本规定所称公文，是指上级机关和同级机关来文、函、电，集团公司上报下发的各种文件（包括会议纪要、简报、资料等，下同），二级公司报送的文件，以及外出参加会议人员带回的文件等。

第三条公文处理是包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，按照集团公司要求和公文处理规定进行，做到统一规范、准确及时、安全保密。

公文处理必须严格执行国家保密法律、行政法规和集团公司的有关规定，确保国家秘密和集团公司商业秘密的安全。

第五条办公室是集团公司公文处理的管理部门，主管集团公司公文处理工作并对二级公司的公文处理工作进行业务指导。

集团公司注重办公自动化、信息化建设，努力改善办公手段，逐步实现公文处理的网络传输，不断提高工作质量和办事效率。

第六条集团公司及二级公司设立文秘部门或配备文秘人员具体负责公文处理工作。

文秘人员应具有较高的政治和业务素质，勤于学习，作风严谨，遵守纪律，忠于职守，廉洁正派，保守秘密。

建立公文处理工作责任制和激励机制，对工作中做出突出成绩的单位和个人，应予以表彰。

从事党的机关公文处理工作的文秘人员应为中共党员。

第二章公文种类第七条集团公司适用的公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项做出安排，奖惩有关部室（单位）及人员。

（二）通知适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部室（单位）办理、需要各部室（单位）周知或者执行的事项，任免人员。

（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。

（五）请示适用于向上级部门请示指示、批准。

（六）批复适用于答复所属单位的请示事项。

（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十）决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（十一）公告适用于向公司内外宣布重要事项。

（十二）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

第三章公文格式第八条公文一般由发文机关标识、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。

（一）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。

发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识，字号应当不大于上级机关的发文机关标识字号，以醒目、美观、庄重为原则。

（二）密级指公文的秘密等级。

涉密公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还标明份数序号，用3号黑体字顶格标识于版心左上角第1行，两字之间空1字。

集团公司商业秘密按秘密等级划分为“商密A”、“商密B”和“内部事项”，用3号黑体字顶格标识于版心右上角第1行，两字之间不空字。

（三）紧急程度公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

如需标注紧急程度，用3号黑体字顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字；如需同时标注秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心左上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。

（四）发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；发文年份、顺序号用阿拉伯数码标识；发文年份应标全称，用“〔〕”括入；顺序号不编虚号（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。

（五）签发人上报的公文应标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

红色分隔线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；需回行时，应做到词意完整、排列对称、庄重大方。

多行标题排列应使用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

（七）主送机关指公文的主要受理机关。

应当使用全称或者规范化简称、统称。

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记部分。

决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标识主送机关。

（八）公文正文主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

文字从左至右横写、横排，正文一般每面排22行，每行排28个字。

以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。

（九）附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.XXXXXX”）;附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用黑体字顶格编排在版心左上角第一行，有序号时标识序号；附件的序号和标题前后标识应一致。

附件格式要求同正文。

（十）发文机关署名发文机关署名应署全称或规范化简称，一般在成文日期上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

（十一）成文日期成文日期右空四字编排，一般以领导同志签发的日期为准。

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应当标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得标识“此页无正文”的方法解决。

（十二）发文印章公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

加盖印章应上居正文（或者附件说明）1行之内，端庄、居中下压成文时间，印章用红色。

（十三）附注公文如有附注（“请示”应当注明联系人的姓名和电话），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

（十四）抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关；使用全称或者规范化简称、统称。

公文如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上1行；左右各空1字，用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如需把主送机关移至版记的，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。

（十五）印制版记由公文印发机关名称、印发日期组成，位于末条分隔线之上；用4号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发日期后加“印发”二字右空1字。

印发机关如果字数太多，可以自行简化；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

（十六）页码用4号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页和空白页以后的页不标识页码。

公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（十七）公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

（十八）公文中的图文颜色公文中图文的颜色，未作特殊说明的，均为黑色。

（十九）信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，使用小标宋体，字号由发文机关酌定。

发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28个字。

首页不显示页码。

发文机关名称及双线均印红色。

发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。

发文字号下空1行标识公文标题。

如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。

第九条公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。

左侧装订，骑马订或平订的订位为两钉钉距外订眼距书芯上下各1/4处。

二级公司的公文文头纸在印制前，须将样稿送办公室审核。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则第十条行文应当确有必要，注重效用；简明扼要，文字精练。

第十一条严格按照隶属关系和职权范围行文，一般不得越级请示和报告。

非党的机关的部门或单位以本部门、单位党组织名义向党的机关行文。

集团三级公司及以下单位不得越级直接向集团公司、尤其是向集团公司领导同志个人报送公文。

第十二条向下级单位或者本系统的重要行文，应当同时报送直接上级部门。

第十三条不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等，一般用函行文。

第十四条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送部门，需要同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送下级部门。

二级公司需报集团公司的事项，在集团公司分管领导同意后，应当以正式公文上报，其中需集团公司审批和答复的事项应报“请示”，并注明签发人；向集团公司报告情况应使用“报告”。

“报告”中不应夹带请示事项，请示事项不得以“意见”上报。

第十五条不准以集团公司内设职能部门的名义对外行文；不准以所属单位名义越级向委、政府及其他级机关，直部门，各市市委、市政府以及上述单位的领导同志本人报送公文（请示、报告、汇报、简报、呈阅件等）。

如因特殊情况需以本单位名义向上述单位、部门或领导同志报送公文，以及监管部门有明确要求直接报送的，必须将经本单位负责人审签的公文样稿交集团公司办公室主任审核、报集团公司主要领导审定后方可报送，同时交办公室1份备查。

严格杜绝将需集团公司审批的公文同时多头分送集团公司领导同志。

第十六条对上级部门的来文，如无具体贯彻意见，办公室可按保密要求原文翻印或通过集团公司办公自动化系统（OA）下发，不再重复行文转发，收文单位应按照执行。

第五章信息化管理第十七条原则上不再处理纸质文件。

办公室凡利用OA系统收发的公文，一律按正式公文进行管理。

考虑到国家对涉密文件和档案管理的特殊要求，以及集团公司部分部室工作的特殊性，纸质文本仍将作为公司公文处理的一种形式。