合同全过程管理分析
摘要：企业在经营中应当重视并加强合同管理，有效的合同管理不仅是企业利润增长的平台，也决定了企业未来发展的竞争力。为此，企业要非常关注合同风险防范的协同性问题，建立合同报告，构建科学的合同管理体系，尤其注重对员工的有效激励。
关键词：合同过程管理：协同性；风险规避；管理体系；有效激励
1672-3309（2012）04-52-04
一、合同管理中存在的法律风险及应对策略
任何社会活动都存在一定程度的风险，合同摘自：毕业论文摘要
管理也不例外。主要表现在：一是签订的合同存在不符合公司利益的条款，导致合同无法执行或给公司带来财务损失或法律纠纷的风险；二是企业缺乏知识产权意识，未能对员工日常工作或公司日常经营中产生的知识产权进行汇总、收集和采取相应保护措施，导致知识产权资产流失的风险；三是企业未树立反贿赂的环境，未在公司日常经济行为中向所有员工灌输反贿赂的意识，导致企业员工为完成业绩指标而采用不正当手段，进而使公司承担法律纠纷或经济损失的风险；四是企业承担了可能导致法律赔偿的义务、责任或债务的风险。导致合同法律风险产生的主要因素还有：合同签订前没有准确掌握对方的主体资格和履约能力方面的信息，如与主体资格有瑕疵的当事人签订合同，导致合同无效或合同效力待定；合同签订时，合同内容方面存在
瑕疵，如有的企业合同条款含糊不清，无法确定当事人的权利义务，进而导致合同纠纷；合同形式方面,主要表现在合同在形式上不齐备使得合同具有法律风险，如一些企业采用口头形式进行交易，一旦对方不信守承诺，便会引发合同纠纷；合同履行过程中的法律风险也包括在合同履行过程中因一方发生突发事件等造成可能发生己方违约需要承担违约责任；在产生合同纠纷时的法律风险主要是由于应对不善而导致己方在诉讼中处于不利境地，如面对一方当事人不正确履行合同时，一些企业处于某些现实顾虑，怠于行使相关权利或疏于跟踪进一步变化，致使实际损失形成或损失扩大。
因此，公司在合同管理过程中应当从调查客户的资信情况开始。通过查阅客户的营业执照、资质资信材料、财务资料，了解其商业信用、经营情况、资本结构和偿债能力等，核实和验证各种信息的真实性和准确性，必要时可向相关行政管理部门进行核实。其次，注重合同策划。合同策划是企业根据项目的特点和要求，列出合同的重要条款和事项，并对这些重要条款和事项的可选方案进行分析，从中选出最适合、最安全的方案，从而确保能够签订一个完备有利的合同。确保合同标准文本条款完整，避免因合同特定条款缺失而使得合同不符合公司规定或未能最大程度上保护公司利益，进而避免公司承担经济损失或产生法律纠纷；合同签订时应考虑合同适用的法律条款，确保适用法律合理，且与签署客户所属国家法律一致，避免公司承担潜在的法律风险；合同中明确符合公司利益的禁止条款，避免合同执行过程中出现不符合公司利益的行为，进而避免公司蒙受经济损失或产生
法律问题；签订合同中避免包括某些被公司法律部门认定为高风险的条款，避免公司蒙受因违约而造成的法律责任及赔偿损失风险；合同中的服务或责任的范围约定应清晰、明确、合理，如明确约定管理服务交付前的维护责任、服务起始点或培训服务要素等，避免公司承担不合理的经济损失或产生法律问题；合同签订时充分考虑人力资源因素，避免因人力资源因素造成的合同履约风险；合同中应明确规定双方的转让及分包权利条款，确保公司在分包和转让合同的权利得到保护，避免公司承担潜在法律风险；合同中应包括在保护公司利益的基础上，有效转移所有权或风险点的条款，确保所有权转移中公司的权利得到保护，避免公司承担潜在法律风险或经济损失；合同条款中应明确规定各类免责条款（包括自然灾害、战争、恐怖事件或其他政治事件等），使得合同能起到保护公司利益的作用，避免公司面临特殊情况下的经济损失；合同中应签订完整的保密条款，明确合同双方的保密责任，避免合同未能达到保密的目的或发生信息泄露时无法追责，进而避免使公司遭受信息泄露的连带损失和法律风险；合同中应排除客户的任意解除权，且明确规定解除权不可以影响其他合同条款效力，避免公司可能面临的法律诉讼；合同中应规定纠纷解决方式，包括仲裁机构和法院的选择等，确保纠纷发生时能够在合理范围内保障公司利益，避免公司承担不必要的法律风险；同签订中避免奖惩条款严重不对等，确保合同双方利益均衡体现，避免公司利益未能得到保护或影响合同的法律有效性。合同签订时还要考虑如下与合同法律条款相关的原因所产生的潜在法律风险，如合同中是否包括分割条
款、存续条款、效力优先条款及合同通知、变更条款等，确保合同符合公司规定且最大程度上保护公司利益，避免公司承担经济损失或产生法律纠纷。此外，要保证各相关合同之间的协调。企业有时需要签订数个彼此之间存在联系的合同，企业应对各个合同内容之间的相容性和一致性进行协调，防止各个合同在实际履行中出现失误，确保各个合同的履行能够有序、稳定、协调进行。
订立的合同经过合同履行这一过程才能带来实际利益，因此，合同履行是合同管理中非常关键的一个过程。合同履行环节的目的是确保合同得到切实履行，实现企业的合同目的，防范合同履行中可能出现的各种风险。该环节的关键管理活动包括履行实施和履行监控。履行实施时，合同执行部门应会同相关参与部门明确各部门的权利和责任，制定各类业务合同履行的流程，确保按照合同约定全面推进合同的履行。比如：某公司产品销售合同的履行过程中，项目管理部为合同履行的主管部门，其他业务部门在销售合同的履行过程中为参与部门，对项目管理部起配合、支持作用。项目管理部对于每笔产品销售合同指定合同业务负责人，负责合同履行过程的协调调度、信息沟通、情况汇报、资料汇集，全面推进合同的履行。质量检验部门的职能是监督出厂的产品必须合规（或者必须符合合同的约定），在产品出现质量问题时协助项目管理部门进行处理；库房管理部门的职能是根据项目管理部门出具的有关提货手续及时、准确的向客户或者承运人交付货物；运输管理部门的职能是应当根据项目管理部门履行销售合同的需要及时、准确的将产品运送至客户，以运送或者安排运送产品的
方式支持项目管理部门对产品销售合同的履行。合同管理部门应要求合同履行部门定期（如每月）统计本部门各类合同的进度情况，对于合同履行的进度主要应关注产品交付/验收状态、产品交付/验收完成时间、收款/付款情况，并将合同的执行情况与合同约定情况进行对比，提示未按约定时间进行的事项、原因以及由此产生差错的可能性和影响，并制定后续跟进计划。合同管理部门可会同相关业务部门根据业务特点对重要类型合同设置合同履行的里程碑，并关注里程碑完成情况。合同管理部门应汇总各部门各类合同进度完成情况，提示重大未履约事项、原因及可能产生的影响和后续跟进计划，作为定期汇报给管理层的决策支持报告。此外，在合同履行过程还可能出现合同变更的情况。对于需要进行合同变更的，应重新履行合同起草和审查程序，业务部门应当及时把情况反馈到法律顾问部门，法律顾问部门根据情况进行分析处理或提出法律建议等。[NextPage]当合同履行完毕，由公司法律部或业务部门确认双方再无任何权利义务关系，企业也应及时对合同及其相关资料进行整理并妥善保管，尽可能完善相关证明和记录，不能认为对方现在没有否认就万无一失。很多的诉讼失败都是因为证据管理问题造成的，而不是因为事实问题造成。合同资料在法律上不仅是重要的证据，而且也是具有一定价值的技术资料，如日后一旦出现法律或技术上的纠纷．将有利于企业避免承担不必要的责任。事后应对处理是在事前防范和事中控制没有奏效的情况下，为减少企业的经济损失，维护企业的合法权益不得已的措施之一，但也是合同风险防范的最后保障。合同履行后，公司应对合同进行评价，