IT 采购中的合同管理

某企业在IT 采购中在签订数据库服务合同方面遇到了问题，一方面在免费服务期满时，没有及时购买服务，另一方面，出现问题之后，想补签服务合同，但数据库提供商提供的合同条款却非常不合理。在这种情况下，该企业还要不要买数据库的维护服务？这不合理的合同要不要签呢？

从数据库提供商或服务商购买数据库等IT 基础设施的维护服务是非常有必要的，是应该购买的，通过正常的沟通签订合理的合同，要亡羊补牢，否则再次出现自身不可解决的系统问题时，还会不能及时解决，而影响业务；同时，要在IT 采购的合同管理方面进行规范，制定合理的管理制度和管理办法，并注意规避不利于自己的采购和合同陷阱，真正做到未雨绸缪，避免类似问题的再次发生。

亡羊补牢：补签合理的服务合同

对于大型企业或单位，应用了信息系统，实行了电子化方式开展业务和办公以后，信息系统是离不开的。系统出现问题会使工作不能正常开展，带来很大麻烦。因此，对IT 系统以及数据库、服务器、网络等基础设施的维护非常重要。而系统或基础设施的提供商，作为组织IT 维护服务的第二线或第三线，解决重大的系统问题，应该成为IT 维护组织体系的一部分，购买系统提供商的服务，与之签订合同是必需的，但是还需要合理、正常的沟通与谈判，签订合理的合同。

尽管前面说的企业在免费服务期满时没有及时购买维护服务，不仅使系统发生问题时得不到系统提供商的及时维护，也使己方作为服务购买者，处在了合同谈判的不利位置，但是该企业也要充分认识到作为服务购买者，己方还是完全具有谈判的能力和优势。在这种情况下，通过了解和参照其他单位在购买该服务时的常用服务条款，与服务提供方进行充分的谈判和沟通，可以获得合理的服务和承诺。如果系统提供商在服务签订合同上都非常不规范，并表现出在故意设置一些陷阱，那这样的提供商是不可信的，相信后期的维护服务质量也不会令人满意。该企业可以寻找和选择专门提供IT 服务的第三方公司来提供维护服务，以取而代之。

未雨绸缪：进行规范的合同管理

对于该企业来说，即使签订了合理的数据库服务合同，也没有解决本质上的问题。导致问题发生的根本原因，是因为在组织内部没有实施规范的合同管理。因此，IT 部门要和财务管理部门、采购部门、资产管理部门等一起，结合IT 采购的特点，制定完善的合同管理制度，进行规范的合同管理。

合同管理制度要规范和完善合同的订立和履行程序，在采购程序、合同审批程序、合同履行和跟踪、合同档案管理方面进行规定。有了制度以后，进行流程化、程序化的管理，以避免合同漏洞，防止陷入合同陷阱，防止合同执行不到位。前面提到的企业，正是没有相应的机制和管理办法，在数据库免费服务合同到期后，才忽视了及时购买新的服务。对于合同管理规范和有经验的单位来说，在IT 系统和服务采购方面，完全可以预先制订自己的采购合同文本模板，细化符合自己利益但又合理的条款，在采购中使用，以避免合同陷阱和欺诈。

有条件的单位，还应该把合同管理纳入到IT 服务管理体系中。根据规定的服务级别协议，向服务提供商采购需要的服务。同时，在执行过程中，按期或按事件，对服务提供商进行评估，把合同管理和服务供应商的管理作为IT 管理有机的一部分。

精打细算：避免落入合同陷阱

在进行IT采购时，要考虑周全，精打细算，采取一些策略，避免落入一些提供商设置的陷阱。

有些厂商在参与投标时，由于竞争激烈，可能会尽量报岀很低的价格，在服务或硬件设备的配件提供上，故意留岀获利的空间。因此，IT的招标或采购文件，应该对系统的配件、升级、服务等配套事项进行细致的规定，要求厂商在投标时就进行承诺，并在合同中体现（可以直接把投标书作为合同的附件），以规避后期的风险。

对于大型的采购，要充分考虑系统的生命周期，在招标、邀标或竞争性谈判时，充分利用在主体采购时谈判和议价的有利地位，一次性购买5年左右的服务（可以按年付款，并保留取消服务的权利）；可以

要求提供商前期提供充分的培训，保证自己单位的IT人员获得相应产品维护的资格证书，以提高自己的IT 维护能力；在采购时，要充分考察提供商的资质、信用和经营业绩，保证能够获得后续可靠的服务。

另外值得一提的是，在IT采购时，不要一味压低采购价格。以过分低的价格购买到系统或服务，往往会使厂商不愿继续进行成本投入，保证后续服务的质量。