合同订单管理程序
1.0目的
为保证能正确识别和理解顾客要求，评价并确认本公司具有满足顾客要求的能力，以规范合同/订单评审活动，并加强与顾客的沟通，特制定本程序。2.0范围
适用于本公司与顾客有关过程的控制及与产品有关的所有合同/订单的评审活动。
3.0职责
3.1销售部开展市场调查、拟订营销目标和策略，组织开展产品推广和售前服务。
3.2销售部负责与顾客有关的过程的控制，组织合同评审并实施监控，负责与顾
客的沟通及交付后的服务活动，并保存相关记录及资料。
3.3各部门负责人就本部门满足顾客和合同要求的能力进行评审并实施。
3.4必要时由总经理审核并协调合同评审结论。
4.0定义
4.1合同：是指有长期合作协议或以公司规范合同销售定型产品的书面合同，是
产品长期批量供货的总合同。
4.2订单：是指根据需要，在合同范围内下的订货协议(包括口头、来电、来函、
传真、邮件等)。
5.0程序
5.1市场营销和售前服务
5.1.1销售部组织并开展市场调查的工作，每年不得低于一次，并于每次调查完
成之后提交《市场调研报告》，其内容至少包括：
1)主导产品的市场占有率
2)国内外竞争对手的占有率与竞争策略，技术现状
3)当前顾客及潜在顾客的需求和对未来产品发展的期望
4)外部竞争中的机会
5)外部竞争中的威胁
5.1.2销售部根据市场调查的分析结果，拟订《市场营销计划》，于每年12月15
日之前提交，经总经理批准后实施。《市场营销计划》的内容包括：
1)顾客满意度目标
2)市场扩张的目标：如销售额、销售量、市场占有率、新产品、新用户
3)市场扩张的策略：如价格策略、质量策略、品牌与服务的策略
5.1.3按照市场营销计划开展产品推广和售前服务工作。
1）向用户和潜在用户宣传本公司常规产品目录；
2）向用户和潜在用户派发公司简介；
3）走访用户；
4）建立企业网站，等……
5.2与产品有关的要求的确定
5.2.1销售部获悉顾客的订货意向，此时应在予以登记，并经确认，将它们按5.4.1
进行分类。
5.2.2顾客的各种要求均应以书面的形式明确，其内容应覆盖到以下：
a)顾客明示的要求：包括产品名称，规格型号，数量，交货期，特殊特性，
交付验收准则、RoHS报告等；
b)顾客虽未明示但必须达到的要求：如安全，完整，环保，便捷等；
c)符合国家法规、相关技术标准的要求：如获得、储存、回收、处置材料的
法规等；
d)组织承诺的：如质保期，三包期，售后服务，环境保护等附加要求。
5.2.3销售部制单员审核并确定顾客要求均已明确并书面化（如形成订单文本）
后，填写《订单评审表》交给参与评审的人员，按下列5.4的方式进行评审。
5.3合同的评审
由销售部报请总经理，并召集技术部、品保部、生产部、采购部、财务部就顾客的技术要求、质量要求、生产能力、原材料供应能力及交货期、价格等项目进行会议评审，确定是否能满足顾客要求，并形成记录《合同评审记录表》
5.4订单的评审
5.4.1订单的分类
视本组织满足顾客要求的能力，本公司的订单分为A,B,C三类：
--可为顾客提供库存产品的订单为A类;
--常规产品但无库存的订单为B类;
--新产品及顾客有特殊技术要求的产品的订单为C类。
5.4.2订单评审方法：所有订单均应在向顾客承诺前或签订前进行订单评审，订
单评审的方法可分为“主管评审”、“会签评审”、“会议评审”，即：
5.4.2.1主管评审：A类订单由销售部根据常规产品目录及仓库提供的成品库存
报表，由制单员进行评审，确定是否有能力直接交付后填写在《订单评审表》中，若有，制单员将《订单评审表》交销售部主管人员签署姓名和日期后评审完毕,若无，转入B类订单评审。
5.4.2.2会签评审：对B类订单由销售部召集生产部、技术部就生产能力、技术
要求、交货期等项目进行会签评审，确定是否能满足顾客要求，并将评审结果填写在《订单评审表》。
5.4.2.3会议评审：对C类订单由销售部报请管理者代表或总经理召集技术部、
品保部、生产部、装备部、采购部、财务部就顾客的技术要求、质量要求、生产能力、原材料供应能力及交货期等项目进行会议评审，确定是否能满足顾客要求，并形成会议纪要作为《订单评审表》的附件和是否开展APQP 的依据之一。
5.5各部门评审责任
5.4.1技术部对设计工艺和制造可行性满足订单/合同要求的能力予以确认。
5.4.2采购部就材料的采购和供应能力予以确认。
5.4.3生产部、装备部就生产能力能否满足订单/合同交货期的能力予以确认。
5.4.4品保部就产品质量能否满足顾客要求的能力予以确认。
5.4.5财务部负责就成本及资金投入方面的问题予以确认。
5.6各部门订单/合同评审完毕后，销售部根据订单/合同审结果，若能满足顾客要
求就与顾客确认订单/合同，若存在需进一步与顾客协商的条款时，应及时与顾客协商，直至双方达成一致并确认订单/合同。
5.7销售部根据与顾客确认的定单，分发《生产任务单》到相关部门。各相关部
门按订单评审确认的进度要求开展工作，编制相应的技术文件和生产计划、采购计划并由生产部组织各车间进行生产。
5.8销售部按订单要求按期交货，在交货过程中与承运人签订相关合同，强化运
输责任，使产品及包装保持完好。发运工作完成，在订单上予以登记。5.9与顾客的相关过程
5.9.1销售部准备产品宣传册，顾客咨询热线等供顾客售前了解公司产品的信息5.9.2订单/合同的更改
1）在订单/合同实施过程中，当顾客对合同提出新的要求时，若没有超过工厂评估能力时，销售部可以通过《合同更改通知单》将修改信息及时传
递至相关部门，各相关部门及时采取相应措施。
2）若顾客对订单/合同提出新的要求超过工厂评估能力时，销售部发出《订单评审表》并附上相应修改内容，组织各相关部门按5.4条款重新进行
合同评审。
3）由于本工厂原因，产品不能按期交付，造成合同交货期更改，则由责任部门以书面形式说明原因，通知销售部。由销售部通知顾客，与顾客协
商达成一致后，在《订单评审表》备注栏中注明。
5.10所有与订单/合同评审有关的记录、资料由销售部负责按规定的期限保存。
6.0流程图
无
7.0记录/登记表
7.1HLLG-QR722-01《市场调研报告》
7.2HLLG-QR722-02《市场营销计划》
7.3HLLG-QR722-03《合同评审记录表》
7.4HLLG-QR722-04《生产任务单》
7.5HLLG-QR722-05《合同更改通知单》
7.6HLLG-QR722-06《订单评审表》