合同经办人员应小心保存各项法律文件，及时将重要 文件归档保管，以在合同可能发生纠纷时能及时收集整 理相关文件进行法律分析，在合同产生纠纷诉至法院时 可不慌不忙地向法院提交相关证据文件。只有合法有效 的充足的证据文件，你的诉讼请求才能言之有据，你的 合法请求才能受法律保护。
（六）公司财务账目的及时核对、清理
二、采购、销售过程中的法律风险 （一）合同签订前隐藏的法律风险
主要表现为：主体资质法律风险 ，即 1、主体资格有瑕疵的当事人或代理人签署合同，最后
导致合同无效或合同效力待定； 2、履约能力有欠缺的当事人或代理人签署合同，最后
导致合同无法履行 。 （二）合同签订时存在的法律风险
1、合同内容方面：违反法律法规的强制性规定，导致 合同无效
定代表人）签字无盖章； 3、合同实际履行情况发生变更但未签署变更协议，等
等。
（五）重视各种法律文件的证据效力 各种法律文件包括： 合同； 授权委托书； 合同履行过程中的货物清单、签收单、验收单、发票等
单证； 也包括合同各方单方签发的往来函件、通知，等等。 证据的效力：
1、书面文件原件的证据效力是最好的，白纸黑字， 一目了然； 2、如果是口头的，对方可能“翻脸不认人”矢口否 认；
3、如果是传真件，还需观察传真件上是否显示对方公 司名称和电话号码以及发送时间，如果没有显示，可能 需到电信部门打印己方传真机的收发记录，否则对方也 可能不予承认；
4、如果是复印件，则除非对方自己承认否则法院将不 予采信，但对方当庭承认的可能性可说是微乎其微。不 仅仅合同，相关的法律文件也是如此。 证据的保存：
表
（十）违约责任 、争议的解决方式（诉讼还是仲裁； 诉讼管辖法院的约定）
（十一）合同的双方主体 （十二）保密条款 （十三）权利瑕疵担保条款等（所有权与知识产权） （十四）合同的签约地点、签约时间
（十五）合同的有效期限（对于长期合作协议最好加以 一个有效期限的约定，因为时间期限长，有很多不确定 因素，限定合同的有效期便于掌握主动权）
2、合同形式方面： （1）决定合同有效与否的关键条款没有；或者合同中
明确，双方再在附件中加以具体规定，但是随后没有签 订附件； （2）合同是否需要相关国家机关批准； （3）合同是不是必须要经过招投标程序；如建筑工程 与基础设施方面的合同 （4）没有加盖公司公章；加盖的不是对方的合同章或 者公章而是业务部门的章； （5）仅仅有授权代表签字，但没有书面的授权委托书； （6）他人冒用对方法定代表人签字等。
第二章 诉讼时效制度
一、诉讼时效的概念
诉讼时效是指民事权利受到侵害的权利人在法定
的时效期间内不行使权利，当时效期间届满时，人民法
院对权利人的权利不再进行保护的制度。在法律规定的 诉讼时效期间内，权利人提出请求的，人民法院就强制 义务人履行所承担的义务。
2、考察代理人是否具备签订合同的主体资格
（当然前提是已经核实完委托人的资质情况）
（1）是否有合同相对方加盖公章的授权委托书
（2）核实授权委托书的真实性
3、考察对方主体的资信状况 （1）资产状况；
（2）有无不良违约记录。 （二）避免、杜绝合同签订时存在法律风险 1、合同内容上的完善：
A:签订前律师对于有无违反法律强制性规定的审查；
资格； （1）具体方式有： A:去工商局查看一下对方的基本信息，看对方是什么
性质的企业还是仅仅是自然人；注册资本等 B:必要时去工商局查内档资料,内包括企业参加年检
的证明资料； 特种行业许可证；其他资质证明等。 （2）禁忌：不能仅凭对方出示的名片、介绍信、工作
证、公章、授权书、营业执照复印件等证件，来对合同形式上的完善：合同所需的必要条款是否具备； 是否加盖公章或者是否有法定代表人的签字；法定人的 签字是否属实等
（三）注意发现、解决合同履行过程中的法律风险 1、及时沟通，发现潜在的风险； 2、履行是否及时； 3、履约不及时的原因等。 （四）及时采取适当的补救措施，在合同产生纠纷时争
取主动权该阶段的工作主要是补齐证据和修正证据。
1、比如原来未签书面合同的要设法补签书面合同； 2、原来对方未签收货物的要设法让对方补签收； 3、原来对方未开发票或收据的要设法让对方补开发票
或收据；
4、原来未拿到合同原件的要设法拿到合同原件； 5、原来未拿到授权委托书原件的要设法拿到授权委托
第一章 采购、销售过程中的风险防范
一、买卖合同的内容规范 （一）标的相关规格的明确约定（样品封存） （二）交货方式、交货时间、交货地点的明确约定 （三）质量和技术标准的约定 （四）运输方式和费用负担 （五）包装标准、包装物的回收 （六）验收标准、方法及提出异议期限 （七）结算方式、期限及地点 （八）合理损耗标准及计算方法 （九）供方与需方在本合同签订、履行过程中的授权代
书原件； 6、前述该等原始文件如难以补齐则应设法让对方出具
说明确认相关交易的实际履行情况。 7、丧失履约能力后，尽量要求对方提供履约担保。 8、发生纠纷后，与对方沟通、来往函件需要律师事前
审核；防止对方录音等。 需修正证据： 1、比如对方虽有签收但货物清单上无签收； 2、对方虽出具收据但收据上只有对方经办人员（非法
（三）合同履行过程中的法律风险 即在合同实际履行过程中，对方发生丧失履行能力或者 战略上有重大调整，不能如期履约。
（四）合同产生纠纷时的法律风险 即在合同可能产生纠纷时应对措施不力而导致己方在日 后诉讼中处于不利境地。
三、合同法律风险的防范 （一）减少、消除合同签订前的法律风险 1、考察对方的主体资格，是否具备签订本合同的主体
1、公司应当定期对于财务账目进行核对：
及时与客户方进行账目的核对与确认，并形成书面材料
2、核对过程中，发生客户与公司之间的剩余货款有出 入，应当及时进行核对与处理
3、公司在做会计账目时，可以将公司的剩余应收账款， 按各公司分类加以记录，及时掌握公司尚未收取的剩余 货款，以免丧失法定诉讼时效。