信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序
本程序的目的是为了建立畅通的沟通渠道，明确信息交流的内容、范围和形式，规定内部和外部沟通的方法，以及通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部和外部的质量、环境、食品安全和诚信信息，实现管理体系的有效运行。
本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门和层次内、外部的信息交流和控制。
在本程序中，管代/HACCP小组长负责公司内部和外部沟
通事宜的审批和管理工作，技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理，配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。
行政部负责相关部门的外部沟通，各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。
在外部沟通方面，本程序规定了外部信息的来源，包括认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息，管理方针通告给相关方，对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系，相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等，行业技术信息，上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息，供方和其它分承包方的信息，以及环境监测和职业安全健康等有关的信息，以及与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。
在外部信息沟通方面，本程序规定了各部门应该注意获得法律法规的信息，上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收，行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息，来自XXX的信息由各相关部门接收，各部门在与客户、社会与其
他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息，如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传。
在信息传递方式方面，本程序规定了可以通过电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流。
和处理
内部信息来源包括但不限于生产部门、品质部门、行政部门、销售部门、采购部门、技术中心等部门。
这些部门通过口头、书面文件、资料讨论、电子媒体、电话、小组简报、各种会议、布告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各种媒体等方式进行信息交流和沟通，以确保内部信息交流畅通。
b。
内部信息处理
内部信息处理包括但不限于登记、反馈、调查和处理。
各部门应及时登记信息并填写《信息反馈单》，向技术中心汇报。
技术中心负责召集相关部门进行情况调查和处理，并将处理结果反馈给信息提供者。
如果涉及重要环境因素的投诉信息，行政部门应协助相关部门进行原因分析和处理，并及时记录和反馈给投诉者。
当监测或检查结果出现不符合时，按照《改进控制程序》的要求进行处理。
政策、法律法规、标准类信息由行政部门和技术中心等相关部门负责收集、更新及处理。
4.2.2 内部沟通渠道
内部沟通渠道包括但不限于口头交流、书面文件、电子邮件、会议、内部刊物等。
各部门应根据需要选择合适的沟通方式，确保信息传递准确、及时、全面。
4.2.3 内部沟通的重要性
内部沟通对于企业的正常运营和发展至关重要。
它可以促进各部门之间的协作和协调，避免信息孤岛和决策失误。
同时，内部沟通还可以增强员工的归属感和凝聚力，提高工作效率和质量。
因此，各部门应重视内部沟通，建立健全的沟通机制和文化。
Management policies。
objectives。
indicators。
and management plans XXX ns。
XXX.
XXX.
n on personnel ns。
responsibilities。
XXX.
XXX.
Non-XXX.
Internal audits。
management reviews。
and external audits XXX.
XXX n are recorded。
including major quality and environmental accidents。
fires。
floods。
and other environmental incidents.
XXX.
Product or new product n is documented.
n on raw materials。
auxiliary materials。
and services is collected.
XXX.
XXX。
equipment ns。
and XXX.
XXX.
Packaging。
storage。
and n systems are described.
Knowledge related to food safety hazards and control measures is documented.
XXX。
industry。
XXX.
XXX.
XXX documented.
Customer contract performance is recorded.
XXX.
XXX.
Inquiries from external XXX.
Complaints about food safety hazards related to products are addressed.
XXX are documented.
4.2.2 External n n and Handling
4.2.2.1 XXX。
XXX departments and HACCP teams.
4.2.2.2 The general manager and management XXX.
4.2.2.3 XXX feedback forms。
meeting records。
and phone records.
4.2.2.4 XXX and Response Control res.
4.2.2.5 Management objectives。
indicators。
management plans。
XXX。
and XXX by the technical center to each department and explained.
4.2.2.6 n on XXX collected。
determined。
XXX.
4.2.2.7 The technical center and administrative department disseminate the XXX。
XXX and food safety through training and seminars。
and inform employees of the company's management performance.
4.2.2.8 XXX on the management system are collected by the technical center from all XXX.
4.3 XXX internal and external n is used as input for system updates and management reviews.
4.4 n Records
Each department should keep n records。
store and organize them according to the type of n。
and create indexes for easy access。
XXX.
5 XXX
Emergency Preparedness and Response Control res.。