工装及设备外协、外购管理规定
1.目的:
对ME 部门的外协、外购过程进行规范和管控,使其衔接流畅,运作合理。
2.适用范围:
适用于本公司设备、工装夹具及其零部件、配件的采购与发外维修等。
3. 参考文件或标准:
ESPBB4.8-ME 《制造工艺工程控制程序》 ESPBB4.4-MD 《制造过程控制程序》 ESPBB-ME-R02 《设备管理规定》
ESCPBB-ME-R21 《工艺技术文件管理规定》 4 术语和定义 无
5. 责任部门及职责
本程序的责任部门是制造工程部(ME )。
职责包括:
5.1 工程师负责提PR 单、寻找合适的供应商、报价、核价,并跟进质量与进度。
5.2 仓管员负责零、部件的入库,登记,编号,入账处理。
5.3 部门助理负责PR 单签字审批的传递、单据的付款申请、SAP 流程导入;
6. 流程图
输入 过程
输出 责任部门 条款 一、
提供需求
公司要求新产品开发需求设备能力测算
设备能力测算生产部门提出需求 设备故障
输入 过程 输出 责任部门 条款
二、选择供应商报价、核价
7.3.2 供应商信息 YES 7.3.3 PR 单
■ E-mail ME 7.3.4
■ 传真Fax 7.3.5 ■ 审批PR 单 7.3.6
四、供应商送货
■ 产品 ME 7.4.1
送货清单
五、验收
■ 验收单 ME 7.5.1
工装图纸、清单设备方案■ 检验记录 7.5.3 合同报价单■ 台账 7.5.6 PR 单■ 发票 ME 7.5.7 ■ 台账说明书相关资料 7.5.8 ■ 备品备件清单 7.5.9
输入 过程 输出 责任部门 条款
PR 单
检验记录 YES 报价单■ 回执
检验记录 验收单
7. 控制要求: 7.1 提供需求
7.1.1 ME 部门根据公司决策、PE 新产品开发、MD 设备生产能力测算等需求进行合理分析,
确需外购设备、工装夹具时,由ME 部门组织相关工程师进行评审,确定设备、工装需求计划、提出外协、外购需求;
7.1.2 对于外购、外协加工的工装设备零部件、配件或外协维修的设备、工装夹具由ME
部门相关人员以书面形式提出外购、外协需求。
7.1.3 需求信息均需经部门经理审批后,方可实施。
7.2 选择供应商、报价、核价
7.2.1 ME 部门工程师在确定外购、外协需求后,选择合格的供应商,原则上需要两家以
上供应商提供报价。
对工装及特殊制做的配件需按要求提供的报价单形式报价。
7.2.2 低值易耗维修物料,由供应商每年度或由双方商定的时间提供报价,报价经审批
后,在报价有效期内,下次采购时供应商不需重复报价。
7.2.3 外购设备及大型工装时,需要供应商在报价时同时提供技术合同、协议等规范性
文件,经双方代表签字确认后,方可有效。
7.3 外协、外购
7.3.1 ME相关工程师根据工装图纸或工程方案核价,并与供应商提供的报价单比较,对
价格差异较大的应与供应商进行磋商,最后选择价格较合理的供应商,如供应商报价及交期都不能达到我方预期,应考虑寻找新的供应商。
7.3.2 相关工程师填写PR申请单,PR单应按规定编号并记录,同时应将较合理的供应商
的报价及工程师核价单附在PR单后面,提交给ME部门经理审批,同意后,由部门助理将签批后的PR申请单交滚齿营运总监或管理总监审批。
对于外购设备、大型工装等固定资产投资项目,还需与供应商签定供货合同;
7.3.3提交PR申请单被各级领导审批核准后,部门助理将批准后的申请单交给相关工程
师,由工程师向供应商下单请购。
对于未获批准的PR申请单,退回相关工程师重新按流程选择供应商、报价、核价等。
7.3.4工程师可以以E-mail或电话方式通知供应商,并将签字批准的PR申请单和报价单
或合同传真给供应商。
7.3.5供应商只有在收到ME工程师下达的并已获批准的PR申请单后,才可以开始制作或
维修。
7.3.6对于紧急维修的项目,可以先通知供应商检查维修,维修人工费用按事先审批的标
准执行,对于维修备件,必须有书面或电话的报价,费用500元以上,必须经得ME 部门经理的同意,并及时补交PR申请单审批。
7.4 供应商送货
7.4.1外协的设备、工装/零部件以及维修配件,其交货期、质量均由工程师随时跟进。
对不能按计划交货的必须及时报部门经理。
7.4.2供应商完成制作或维修后,送货上门,同时通知仓库管理员签收,和工程师进行验
收。
7.4.3对于设备、工装类,供应商一般送货到生产现场;对于零部件类、维修配件(包括
电气元件),供应商必须送货到库房。
7.4.5对于紧急维修的备件价值200元以下且月结供应商不能供货时,维修工程师可以用
备用金临时购买,需要提供正式发票。
7.5 验收
7.5.1设备、工装到货后,由相关工程师跟进,安排调试、检测等,根据《设备管理规定》
与《工装管理规定》组织验收并提交验收报告,并附检验记录;付款时将验收报告与检验记录复印一份交财务,一份留部门存档。
7.5.2零部件以及维修配件(包括电气元件)到货验收由相关工程师负责,送货单可由仓
管员签字,或相关工程师代签。
零配件到货验收后应及时入账并更新备件台账
7.5.3外协维修设备或零部件到货后,由相关工程师组织验收,验收合格后重新投入使用
并提供必要的维修记录或验收报告,同时更新电子档的维修记录。
7.5.4外购设备、工装其发生金额超过¥2000元,应安设备管理规定填写固定资产申请
表。
对于设备附件、配件,发生金额超过2000元,且使用年限在一年以上时,如折弯机的折弯模(刀具)等,外购时,先向财务部门查询原折弯机的设备账号,并将其填写于提交的PR单相应位置,以便财务部门准确入账,计提设备折旧等事宜。
7.5.5设备、工装模具验收合格后,通知相关部门投入使用。
同时编号登入台账并将其编
号标识于相应的设备、工装模具上;维修用零部件、配件(包括电气元件)验收合格,入库、登记,编号入账,同时通知相关人员领用。
7.5.6验收合格后,工程师通知供应商开发票,一般要求供应商开17%增值税票。
设备类、
大型工装类必须开具增值税专用发票,详见公司有关规定。
7.5.7在提交付款申请前,相关工程师必须及时将PR单,报价单(或合同),送货单,发
票,验收单整理好,在付款申请前,注意保管好发票及注意发票的有效期。
7.5.8月结供应商,在月底时,要求供应商提供对账单,与送货单核实无误后,由仓管员
通知供应商开发票,并将相关票据核实后交给部门助理,进行付款申请。
7.5.9合同付款,相关工程师按合同付款条件同时将相关PR单,合同,送货单,发票,
验收单整理好交部门助理提付款申请。
7.6 付款审批
7.6.1部门助理审核付款单据无误后,在SAP、系统内提交付款申请。
7.6.2部门助理将相关单据提交财务部门,同时提醒财务付款时注意特殊情况,如:预付
款与尾款支付的情况。
7.6.3部门助理将付款信息记录到W盘ME付款记录内备查。
7.7 付款
7.7.1财务部门付款给供应商
7.7.2对于有预付款或尾款支付事项的项目,注意款项的支付情况。
8. 记录
无
9. 附件
无。