XX集团传播费用及合同管理规定
1 目的
为了降低传播成本，加强对广告合同、广告费用的监控和管理，以达到广告业务执行过程中费用使用的规范操作，特制定本规定。
2 适用范围
本规定适用于广东XX集团整合传播部及与XX集团传播业务有关的部门、科室。
3 管理职能
XX集团广告合同及费用管理工作由整合传播部负责，营销财务部、营销行政部相关科协助，其日常管理工作由整合传播部综合管理科牵头组织实施。
4传播费用
4.1广告费用项目分类
4.1.1电视广告：电视广告的发布费用；
4.1.2报纸广告：报纸广告的发布费用；
4.1.3杂志：杂志认刊广告的发布费用；
4.1.4电台：电台广告的发布费用；
4.1.5网络：网络广告的发布费用；
4.1.6户外：指时间在两个月以上的路牌、灯箱一条街、霓虹灯、户外广告的制作、场租与发布费用；
4.1.7现场活动：指现场活动的场地租金、公证费、设备购买与租金、临时外聘人员（团队）佣金，以及广告代理公司为之而发生的差旅费用；
4.1.8制作：电视、报纸、、杂志、电台、网络广告的制作，及统一批量制作宣传单页、海报、立牌、条幅、巨幅、画册以及售点的导购模型和导购器材；
4.1.9赠品：指批量购买的促销赠品（含现金奖体现的部分）；
4.1.10公关：针对政府机关单位、新闻单位人员的礼金、酬金、会务费；
4.1.11展览展示：指参与大型展览会的展位租位、展位布置、现场宣传的费用；
4.1.12新闻发布费：指新闻发布会的场租、布置、政府公关、专家、新闻单位的
礼金、会议招待、专项新闻发布的费用或新闻稿的外聘创作、记者稿酬的费用（不含买版面的文字广告费用）；
4.1.13佣金：指公司总部的广告代理商与咨询公司、CI设计公司、专业媒介监测公司的佣金（不含其它服务商），分公司费用统计中佣金含在各项目中，不单独体现；4.1.14运输费：宣传物料、赠品的运输费用；
4.1.15其它：除以上项目以外的费用；
4.1.16传播费用中不含全国、区域性经销商订货会、座谈会、进场费、场租费以及各
办事处、维修中心的门头制作费等。
4.2费用计划管理
4.2.1所有费用在实施前必须以费用计划表形式,根据公司相关流程制度进行申报,审核批
准后备案，作为签定合同的依据；
4.2.2所有合同必须根据已审核批准的费用计划,方可签订执行.
4.2.3整合传播部各科室与分公司传播科根据已发生的费用情况,制定月度资金计划，报到整合传播部综合管理科，由整合传播部与营销财务部共同确认后，下拨资金。
4.3费用审查支付
4.3.1所有项目的费用结算，必须在活动项目结束之后20天内整好结算资料;
4.3.2结算资料要求见《各类广告投放报帐凭证明细对照表》（附表2）；
4.3.3整合传播部总部发生的广告费用，综合管理科负责审查跟进付款；分公司发生的广告费用，由分公司财务人员负责审查支付.
4.3.4按合同付款要求(见
5.2)支付,任何人员不得无故拖缓付款时间。
4.4费用台帐
4.4.1所有签订的合同，必须按合同有关条款，建立统一格式的《XX集团xx分公司传播费用管理台帐》（附表1），并定期汇总，掌握需求动态。
4.4.2总部的传播费用管理台帐由整合传播部综合管理科负责；分公司的传播费用管理台帐由分公司传播科负责，每月25日反馈给整合传播部综合管理科.
4.4.3整合传播部综合管理科每月5日前根据总部与分公司的管理台帐情况,作上月的费用总结报告，送部门领导及相关科室；总结报告包括总部或分公司各项计划费用、上月实际发生费用、已支付费用、未支付费用、年度滚动剩余费用。
4.4.3在
合同编号组成：（整）00—1
合同序号，从1开始顺序编写
年份的后两位数
整合传播部（简称为“整”），各分公司为所在省份简称，如广东为“粤“
“部门”：总部发生的费用，填各相关科室名称，各分公司填所在省份名称；
“品牌”：应简写为“科冰”、“科空”、“容声”、“AA”；
“广告公司”指与我司签订人合约的公司全称，以合同章的称谓为准。
“合同项目”按4.1分类为准。
5 广告合同
5.1合同分类（以下各类合同样本附后）.
5.1.1所有电视、报纸和电台投放统一使用《XX集团媒介广告发布合同》;
5.1.2所有公交车、大型长期户外广告使用《XX集团户外广告发布合同》；
5.1.3横幅、布幔、条幅的制作、发布以及现场活动项目统一使用《XX集团促销广告合同》;
5.1.4大量的宣传资料的制作和赠品购买使用《XX集团广告制作合同》。
5.2 合同签定
5.2.1合同签定的前提条件：整合传播部总部广告合同签定，须填报《XX集团广告合同审批表》（总部版），根据公司财务审批权限和程序的要求，获得批准后，方可签订；分公司的广告合同，须在其月度（阶段性）计划或临时计划获得批准备案，经填报《XX集团分公司广告合同审批表》（附表中），由分公司经办人申报，分公司传播科科长全面审核，分公司财务主管对应价格标准和审批计划进行复核，分公司经理批准后，方可签定。
5.2.2所有合同费用不允许超出合同审批表的金额。
5.2.3总部的合同签定必须由经办人、科长共同签字方可生效；分公司的合同签定必须由经办人、整合传播科长、分公司经理共同签字，方可生效。
5.2.4 合同采用标准格式，必须明确的内容有：签约时间、地点（顺德）、发布时间、数量、规格、频次、单价、合同总金额、结算方式、违约责任和、双方联系人、联系电话、法人代表和公章（分公司的合同签字生效）。
5.2.5 合同一式三份，第一联为付款凭证、第二联为分公司存档、第三联为对方存档。
5.3合同的档案管理
5.3.1分公司所有合同由分公司财务主管分类编号归档、备查。
5.3.2 总部的合同由综合管理科分类、编号和归档。
6处罚
在部门领导的指导下，由整合传播部综合管理科组织，经常性开展广告合同及费用管理的检查监控工作，建立部门费用管理奖惩制度。同时，定期汇同行政部、财务部相关人员，对重点管理项目进行跟进管理，对违反公司费用管理规定的单位或个人，予以处罚。
6.1延期上报合同台帐的，延期一天扣罚责任人20元；
6.2未签合同而先执行的，轻者扣罚责任人500元，重者按其实施金额的5%对责任人进行处罚；
6.3签定合同后未于2日内入台帐的，拖迟一天扣罚责任人20元；
6.4总部合同在公司领导未审批完毕而先执行的，轻者扣罚责任人500元，重者按实施金额的5%对责任人进行扣罚；