XX公司合同管理办法
XX公司管理标准汇编
合同管理
1目的
规范和加强公司的合同管理，确保合同的有效性、合法性、完整性，维护公司合法权益。
2适用范围
本公司与其他法人、自然人和组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。我公司的合同管理还包括与之相关的表示协议内容设立、增加、删减、终止、说明的技术协议、信件和数据电文等有形文件。
3职责分工
公司的合同管理工作综合部负责，按合同不同的性质、种类分别归口主管部门主办。综合部：负责主办造价和信息咨询合同、软件合同、电讯维护维修合同、绿化、垃圾处理、车辆租赁、维修合同等。
物资供应部：负责主办货物购销合同、货物运输合同、仓储合同、委托加工合同。机械动力部：负责主办承揽合同、建设工程合同、供用电合同、监理合同、维修合同、租赁合同。
生产技术部：负责主办供用水合同、供用气合同、设计
合同、技术开发、转让、咨询、服务合同、管道运输合同。
安全技术部：负责主办安全、环保、消防、职业卫生方而的合同。其它合同：公司负责人授权委托的部门或个人主办。
4工作原则
严禁口头合同：我公司不允许对外形成口头合同。
采用书而合同：公司对外经济合同，除小额本地采购即
购即清外，都应采用书而形式。免签订合同：满足以下条
款可不签订合同。与生产无关的，采购金额小于1000元的。
与生产相关的, 采购金额小于1000元的，付款与标的
物同时到达。
与生产相关的, 采购金额小于1000元的，并付款后或
标的物到达后无相约责任义务存续的。
5工作要求
对合同对方的要求。合同对方在民事资格、注册资本/ 资金、技术和生产能力、经营信誉、产品质量、履约能力等各个方而必须具有拟签合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。
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对影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同
的要求。此类合同合同主管部门组织生产技术部、机械动力部、安全技术部、财务部、物资供应部、质检中心、使用单位等相关专业人员组成谈判小组，必要时可聘请外部专家参与相关工作。合同主办部门对谈判过程中的重要事项和参与谈判人
员的主要意见做谈判记录，并归档备查。对合同内容的要求。合同的内容填写要求书写清楚、数据准确、条款完整、文字严密。对合同文本的要求。合同尽量使用规范化文本。如国家尚未有规范合同文本的，合同主办部门负责起草，公司相关部室评审同意后，报总经理批准后作为标准合同文本，如有必要可委托集团公司合规部门进行法律评审。
对补办合同的要求。如果确因生产急需或其它紧急情况的经济活动，主办单位提出申请，经公司领导批准后，可先采用传真、信件、数据电文等形式促成合同生效，后补办正式合同文本并履行相关审批手续，补办正式合同须在十个工作日内完成。
对合同签订人的要求。合同签订人必须具备有效签订资格。合同签订必须以保证公司正常生产经营、技术保密、节约资金，维护公司的合法权益为前提，对合同的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限等主要条款做到理解透彻，清楚明白，对合同对方的资格信誉、履约能力、技术水平等情况信息清楚。对合同经办人的要求。
把握信息。合同经办人要切实进行市场调查，在合格供方名单或客户档案中选择合适的合作方。如拟签订合同对象为首次合作，应重点对其民事资格、注册资本/资金、技术和生产能力、经营信誉、产品质量、履约能力等信息进行审查，以确定是否具有拟签合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。
合同小签。为便于合同的追溯，对外签订的各类合同或协议，经办人必须在合同的我方签字区下方签字，第一页须签全称。
对签订权限的要求。所有合同须经法定代表人或其授权委托代理人签字方可生效。对付款的要求。合同付款条款一般应为货到付款，如有特殊情况的，须附情况说明。同时要做好保证金的留存。
6附件管理
合同附件是合同的一部分。合同附件须与合同同时形成，并同时生效。合同附件须加盖合同专用章后方可生效。
合同管理部门、主办部门不能将技术协议与合同分离，应同时
存档。职责分工
机械动力部。负责设备采购合同、备品备件采购合同、工
程建筑、监理服务、设备维修等合同中涉及的技术协议以及相
关往来传真等用丁-说明设备规格、尺寸、现场状况、安
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条件、具体要求、技术变更等文件的管理。
生产技术部。负责化工原材料采购合同、燃料采购合同、工艺设计等合同中涉及的技术协议以及相关往来传真等用于说明现场状况、工艺要求、技术变更、物质成分、工艺参数等文件的管理。
其它。涉及签订其它技术协议的，合同主办部门须向部门领导请示，得到批准后，通知机械动力部或生产技术部履行协商、起草、汇报、审核和报批的职责。
合同附件要求。合同主办部门认为或在合同履行过程中技术协议以及相关文件不能充分保证合同履行并达到预期效果的，主办部门可要求技术协议的负责部门对技术文件等文件进行再确认或与相关方协商更正。
7合同评审
评审方式。合同评审一般分为会议评审和会签评审，此外，也可采用其它能有效表达评审意见并可保持评审记录的方式。
会议评审。公司领导和相关部门参与。会议合同主办部门或公司领导指定人员主持，会议对合同逐条评审，并对评审意见进行记录。合同评审会后，合同主办部门根据评审意见对合同文本进行修改，与会部门审查修改合同文本，需填
写合同评审表，经公司领导同意后，交具有合同签订权限的相关责任人签订。
会签评审。各评审部门归口评审，评审工作应在三个工作日内完成。部门领导要在评审表上签字确认，并注明评审时间。
评审范围。除通过招标订立的合同不再进行合同评审外，其它合同均需进行合同评审。评审内容。
审查合同条款是否符合《中华人民共和国合同法》等有关法律规定。审查合同各项要求是否合理，履行合同时企业的利益和风险。
审查合同规定的条款是否有含糊不清之处，是否有需要和需方进一步协商的事项。
审查本公司的生产，采购能力以及各项资源条件是否能满足合同要求。审查合同中有何特殊要求，能否保证实现。
审查合同规定的交货期能否满足，价格及付款期限是否适宜。评审要求。
评审合同必须附上公司总经理签字批准的报告。
如评审部门对合同条款提岀修正意见，合同主办部门须对合同条款重新谈判、修改、
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补充，重新履行合同评审程序。合同评审的最终结果与
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