Short Words
• ASAP = As Soon As Possible 尽快
• FYI=For Your Information
你要的信息
• PLS=Please
请
• BTW=By The Way
顺便
• AMMOF =As a Matter of Fact 事实上
• IC = I see
我明白了
5.3正文常用表达
Raise question 提出问题 • I have some questions about the report XX-XXX • 我对XX-XXX报告有一些疑问。
• For the assignment ABC, I have the following questions:… • 就ABC协议,我有以下几个问题:……
• The current status is as following: 1……2…… • 目前数据如下: 1……2……
• Some items need your attention:1…….2……. • 以下方面需提请注意:1…….2…….
Samples of Email
如需陈述细节，则必须条理清晰, 按bullet point 来说明
5.0正文文法
1忌主客不分
• NO: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”
2忌句子凌碎
• NO: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance.
2.主题框内容含 NO: News about the meeting
主题要求： 简要概括e-mail内容，可以是一个单词，名词性短语，也可以是完整句。不超 过35个字母；忌空白！ 还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如： URGENT：Submit your report today！（适度用）
5.2正文常用表达
Point listing 列表
• Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2……. • 今天我们要完成的任务:1…….2…….
• Some known issues in this release:1…….2……. • 声明中涉及的一些问题:1…….2…….
Regards!
Dear Mr. XXX,
① 语句不完整，this指什么？
I‘m s②or同ry一a个b句ou子t 中th连e续pr出o现bl2e个maobfooutu，r 重sy复st。e后m一. I个si应nc该e为reolyf，ap表o示lo从gi属ze关f系or；it and we’ll try our ③be英st文to书s信ol中ve标t点he后p面ro必b须le空m一in格a；week. （此处可加上具体的解决方案）
主题
Subject
称呼
Salutation
正文
Body
附件
Attachment
结束语与签名Complimentary Close &Signature
抄送和密送 CC & BCC
保密、免责、环保、安全提醒和其他公司文化
2.0 格式
称呼
正文
结束语
格式须知： 1. 齐头式结构在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其 特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也 都顶格写。 2. 段落之间应使用双倍行距。
实际上，国际上日常商务交往现已通用“Hi”，而不是Dear，哪怕是第一次联系。 Dear通常用在正式的通知邮件，比如银行账单、销售广告（Dear Customer，Dear Investor）
4.0 开场白
1. 主动写出
邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容； ① I am writing to enquire about … ② I am writing in reference to …
4.0称呼
恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人 在多个收件人的情况下可以称呼 Dear all
称呼原则： 如果对方有职务或者职称，应按职务或职称尊称，如：Doctor， Professor等
4.0称呼
一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号
1. Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 2. Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。 3. Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。 4. Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。 5. Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。 6. Dear Doctor Wang,：「亲爱的王博士」，用在知道对方的职称。 7. To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。 8. Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。
• OTOH =On the Other Hand 另一方面
• NRN =No Response Necessary 无需回复
• IMO=In My Opinion
依我之见
• P.S.=Postscript
附言
应注意表达简洁清楚
1.尽量简单的词汇 — “soon” instead of “in the near future” — “Please” instead of “Will you be kind enough to...” — “now” instead of “at the present moment” etc. 2.尽量使用短句 —“We are pleased to...” for “It gives us much pleasure to...” 3.尽量避免在一个句子里使用相同的词汇 — “Please quote your lowest price for your best quality.”
怎样写英文邮件
商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则：
Correctness Conciseness Completeness Clearness Courtesy
正确 简明 完整 清晰 谦恭
Samples of :-( Email
Hi,
① I'm sorry about this. ② Now,we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one.
Proposal 提议 • For the next step of platform implementation, I am proposing… • 关于平台启动的下一步计划,我有一个提议……
• I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future. • 我建议我们就一周项目开一个电话会议。
Samples of Email
如果是回复性的邮件，要客气的点一下题。比如如果咱们收到了 包裹或电子附件，就说“You documents/attachments are well received”.
• Our team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…… • 我们团队建议应对突出问题采用A办法。
5.5正文常用表达
Thanks note 感谢信 • Thank you so much for the cooperation 感谢你的合作! • Thanks for the information 谢谢您提供的信息! • I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project. 对如
for “Please quote your best price for your best quality.”
提出要求要客气礼貌
I want to… 之类的词能避免则避免出现， I would like to… 显得更尊重对方； 又如“I am interested in… "是提出请求建议或寻求意见的好方法；
5.1正文文法
1. 动词主词要呼应 2. 时态和语气不要转变太多 3. 标点要准确，大小写要注意 4. 合理利用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些 信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重 点，影响阅度。 5. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或 讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐 述，收件人会比较好理解； ...
• Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2……. • 我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:1…….2…….