总裁秘书岗位说明书
岗位名称
总裁秘书
岗位编号
所在部门
人力资源部
岗位定员
1人
直接上级
总裁/人力资源部总监
所辖人员
直接下级
无
岗位分析日期
关键职责概述：
协助总裁与内外部进行沟通，负责总裁的文秘工作、文书工作、会议组织和决策落实工作，同时负责收发文管理和公司的印章管理
职责与工作任务
职
责
一
职责表述：负责协助总裁与公司内外部的沟通
集团总裁办、公司各部门
协助前台进行公司机密文件的管理、保密工作
前台
负责公司级发文文件的规范审核和操作，并登记备案管理
公司各部门
职
责
六
职责表述：负责公司的印章管理
协作部门和岗位
工作
任务
负责公司印鉴管理规范的拟定、调整和完善
总裁
负责公司的印鉴管理工作
职责
七
职责表述：完成上级交办的其它任务
任职资格
教育水平
协作部门和岗位
工作
任务
协助总裁组织各种会议，及时发出会议通知并协调准时到会
总裁、公司各部门
起草会议纪要，经总裁审阅后下发
总裁
协调、督办和落实议定的各种事项
公司各部门
职
责
五
职责表述：负责公司发文管理规范和公司级发文规范审核和操作
协作部门和岗位
工作
任务
负责拟定、修改和调整司发文管理规范，与集团发文和部门发文等有效衔接
协作部门和岗位
工作
任务
传达贯彻总裁对公司内外部工作的管理思想和领导意图
总裁、公司各部门
协助各部门将相关汇报、意见、建议反馈给总裁
总裁、公司各部门
职
责
二
职责表述：负责总裁的文秘工作
协作部门和岗位
工作
任务
负责起草总裁交办的工作总结、工作报告等综合性文件
总裁
负责起草总裁交办的通知、请示、汇报等公文材料
总裁
正常工作时间，偶尔加班
备注
大学本科及以上学历
专业
经济管理、文秘等相关专业
培训经历
公司内部规章制度培训、岗位知识培训、公文写作培训等
经验
3年以上同类企业文秘工作经验
知识和技巧
掌握文秘知识，熟悉公文写作知识，熟练使用办公软件
能力
具有一定的组织能力、协调能力、沟通能力、分析能力、语言表达能力和公文写作能力
其它
工作环境
办公室
工作时间特征
负责总裁所参加会议的文字记录及纪要整理工作
总裁
职
责
三
职责表述：负责总裁的文书工作
协作部门和岗位
工作
任务
负责总裁所需公文的登记编号、录入、整理、复印
总裁
负责总裁所需公文的传递、流转工作
总裁
负责总裁的传真、特快专递、信件、包裹件等的内外收发工作
总裁
负责接听总裁的来电并记录传达
总裁
职
责
四
职责表述：负责协助总裁组织会议，督促会议决策落实