1 目的
文件和资料是指导检测和管理活动的依据。

为使文件受控，确保本站所有场所使用的文件资料为最新有效版本，特制定本程序。

2 适用范围
适用于质量管理体系所有文件、资料和外来文件的控制及维护。

3 职责
3.1 质量主管负责本站质量管理体系文件的控制和管理，包括质量手册、程序文件、作业文件、外来文件等；
3.2技术管理者负责技术性文件的控制和管理；
3.3 各职能部门使用的文件和资料由各职能部门自行控制和保管；
3.4资料管理员负责所有文件的存档、保管和发放。

4 工作程序
4.1 文件的分类
4.1.1内部制定的文件
（1）管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）；
（2）一般性技术文件（如请示、报告、总结等）。

4.1.2外来文件；
（1）外来质量文件（如国家和上级部门颁发的有关法规、规章、政策及技术标准、规范等）
（2）外来技术性文件（委托方提供的资料、企业标准、书籍、信件、电话记录等）4.2 文件的编制、审批和发布
4.2.1质量方针、质量目标由站长主持制订，经管理层集体讨论后由站长发布。

4.2.2管理体系文件由质量主管组织编写，站长审批和发布；
4.2.3技术文件和作业文件由技术管理者组织编写，并会同各检验室的负责人审核后
4.3 文件的编号
所有管理体系文件和技术文件均按《编号管理规定》由资料管理员统一进行编号。

4.4 文件的受控
4.4.1 文件和资料分为受控与非受控。

受控文件加盖“受控”印章。

管理体系文件（如质量手册、程序文件、作业文件等）和国家法律、法规、技术标准、规范等，属于受控文件。

4.4.2 非受控文件不加盖“受控”印章，只进行编号。

内部编制的和外来的一般性技术文件（如请示、报告、总结、委托方提供的资料、企业标准、书籍等）属于非受控文件。

4.5 文件的发放
4.5.1资料管理员负责建立所有文件、资料的帐目及明细表。

文件的收发、复制、归档均应统一编号，并有责任人签字。

4.5.2资料管理员应建立、保存有效的文件发放清单及唯一性标识，防止使用失效的文件，使下发的文件始终处于受控状态。

4.6 文件的替换和更改
4.6.1资料管理员负责文件资料有效性的确认，跟踪标准的最新出版信息。

4.6.2需要替换的技术文件，应由使用人通过检验室负责人提出申请, 经技术主管批准后, 由资料员登记编号发放使用。

4.6.3质量文件的更改，应由该文件原审批部门或负责人组织进行。

提出更改申请的人员应同时说明更改的理由，必要时应提出书面依据及背景材料。

文件修订与更改应有相应记录或更改清单。

保存在计算机系统中的文件更改和控制应执行计算机管理规定。

4.7文件的换版和作废
4.7.1有效文件经多次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。

原版次文件相应作废。

4.7.2过期作废的文件资料应及时从作业现场收回，防止误用。

如需保留一段时间，应有明显“作废”标记，以示区别。

尤其在合订本中的有关标准，有效文件和作废文件应予以标明。

4.7.3资料管理员应对作废的文件及时清理, 集中管理。

需要销毁的文件应执行本文件的4.8.6条的要求。

4.8文件的归档和保管
4.8.1 所有文件资料由资料管理员进行归档和保管。

4.8.2管理体系文件均应保存适当的期限。

保存期限将根据文件的重要程度而定。

一般为2～5年；
4.8.3管理体系文件的归档应同时满足《记录管理程序》的有关规定；
4.8.4管理体系文件应安全贮存，防潮、防火、防虫、防遗失，编号登记保管；
4.8.5本实验室人员借阅文件资料应办理借阅手续；外部人员借阅应经实验室领导批准；
4.8.6超过保存期的档案资料，由资料管理员列出销毁清单，书面报告站长，批准后在质量主管的监督下销毁。

4.9 外来文件的控制
4.9.1外来文件由资料管理员接收、登记，填写《外来文件登记表》，根据站长批示进行处理、分类和存档。

4.9.2 上级颁发的指导性文件，由业务室负责控制其有效性，档案室管理；
4.9.3 委托方提供的资料文件，由业务室负责控制其有效性，并报档案室备案；
4.9.4直接引用的外来文件，由质量主管负责其有效性，并报业务室备案。

5 附表或相关程序文件
1．记录管理程序
2．保护客户机密信息和所有权程序
3. 受控文件目录
4.质量记录请单
5. 文件更改申请通知单
6. 文件替换/停用申请单
7. 文件消毁申请单。