a、质量/环保手册由公司指定人员拟制；
b、程序文件由职能部门负责人或公司指定人员拟制；
c、三级文件由职能部门负责人或其指定人员拟制；
d、有GP管控要求之产品相应的SIP、SOP、BOM、《物料清单》、《产品识别图)》、《物料卡》、《零件包装工程图》、《零件检验规范》、《喷印作业指导书》、《控制计划》等须在文件指定位置作“ＧＰ”标志。
C、文控员按5.2.3A《文件分发总览表》通知（电脑平台每天15：00左右登录与察阅）文件接收部门文件管理员及时来文控中心领取受控文件并按5.2.6回收经核对后的旧版文件，文件领用人在《文件分发记录表》上签收；
D、对于紧急文件由责任部门负责人在文件背面签名并注明“加急”字样后送交文控中心，文控员收到后按以上程序5.2.3A-C立即分发；
c、作业指导书类：
①工作指导(WI)：目的、范围、定义、职责、作业内容（视实际情况可作删减）；
②检验指导(SIP)：作业内容；
③作业指导(SOP)：作业内容；
④岗位说明书（PA）。
B、文件的编号
对质量/环保管理体系及其相关的文件进行编号(详见《文件与资料编号作业》)。
C、文件版本
a、新制定的版本以“A”表示；
A、建档
a、对质量/环保管理体系及及其相关的文件、资料制定《档案目录表》、《文件分发总览表》
（电脑平台）并按类别进行分类建档与标识，其中《文件分发总览表》（电脑平台）显示
文件名称、编号、所属文件、分发/接收/保存部门、保存期限等内容，并及时更新以知
会各部门使用；
b、文控员将受控文件（签字稿）连同对应《文件分发记录表》与/或《文件领/借申请单》
E、对于一般非紧急文件在一个工作日内分发（即上午送来文件下午分发；下午送来文件次日上午分发）；
F、顾客提供之文件(含图纸、菲林、标准等)，若工程部、品质部需转化为公司/部门内部文件执行的则由工程部、品质部《外来文件登记表》上登记与建档保存，若需几个部门直接执行的则送体系办文控中心，直接执行5.2.3A-D分发及登记在《外来文件登记表》上，其中对于生产性资料(如菲林)直接由工程部转发至喷印部；
G、外发文件：文控员根据已批准的《文件领/借申请单》，将相关信息登记在《文件分发记录表》上，并在该表中注明外发对象后在受控文件/资料复印件上盖红色“参考”章后交文件领用部门签发；但外发到供应商的环保协议书附件《禁用物质限制标准》及委外加工之文件上须盖红色“受控文件”章，后交相关部门领用签发。
5.2.4文件的建档与使用
E、外来文件的接收与定期咨询
a、当收到顾客提供之包括GP在内的文件、国际/国家标准、有害化学物质检测报告（供应
商）等外来文件与资料时，在文件与资料上盖“外来文件”印章并注明接收日期后，记
录在《外来文件登记表》上。
b、每三个月通过电邮、电话等形式对外来文件进行定期咨询与记录予《外来文件登记表》，
以确保版本更新。
c、每次收到最新版本外来文件时，及时通过电邮传达各部门。
5.2.2文件的审核与批准
A、一、二级文件先由涉及部门负责人在文件认签页上认签后再由管理者代表审核，及总经理
或其授权人批准；
B、跨部门三级文件由部门负责人或公司指定人员审核，管理者代表批准；
C、非跨部门三级文件由部门负责人或其指定人员审核、批准。
1、目的：
通过对文件进行控制，以防止作废文件的非预期使用。
2、范围：
适用于公司内所有的质量/环保管理体系文件、外来文件、公司相关文件。
3、定义：
3.1文件：信息及其承载媒介
3.2受控文件：授权、更改、分发得以控制的文件。
3.3一级文件：指质量/环保手册；
3.4二级文件：指质量/环保COP-程序文件；
5.2.3文件的分发
A、文控员根据编制的《文件分发总览表》(电脑平台)、对照《文件与资料的编号作业》、6.6－6.14样本及现有的档案，对每天各部门送来须受控分发的文件进行核查是否为最新版本签字稿、格式与批签是否符合本程序规定等。
B、文控员将受控文件（签字稿）保存在体系办文控中心，将受控文件的复印件每页正面盖上红色“受控文件”印章及部门代号章；
一起分类归档，归档后的受控文件（签字稿）一般不予外借使用。
《文件分发记录表》
《档案目录表》
《文件领/借申请单》
更新审批后的文件
《文件分发记录表》
相关部门
相关部门
体系办
相关部门
体系办
体系办
相关部门
相关部门
各部门
相关部门
相关部门
相关部门
5.2流程说明：
5.2.1制定/接收
A、文件的组成部分
a、质量/环保手册(QM)：封面、目录、修订记录、手册内容
b、程序文件(COP)：封面、目的、范围、定义、职责、程序内容、相关文件、记录及附表；
b、文件更改不导致页码变更时,则只需将更改页文件之版本由“A”升为“Ａ１”依序类推
直至“Ａ９”，其余页码之版本不变；
c、当文件大幅度更改或导致页码变更及技术指导性文件(SIP、IM、PK、BOM、BOT、工程图
纸、喷印SOP)变更时，则文件版本全部由“Ａ”版升为“Ｂ”版，依序类推直至“Ｚ”版。
D、文件的拟制
3.8受控文件印章（参阅《产品标签与标识一览表》）
4、职责：
4.1总经理或其授权人：负责一、二级文件的批准；
4.2管理者代表或其授权人：负责一、二级文件的审核和跨部门三级文件的批准；
4.3体系办：设立文控中心,由其文控员负责公司及跨部门之受控文件的分发、更改、回收、作废工作。
4.4职能部门负责人：负责二、三级文件的拟制、相关三级文件的审核及本部门工艺文件和SOP的批准；
5、程序内容：
5.1流程：
流程要点
输入
输出
责任单位
配合单位
制定/接收
审核、批准
分发
建档/使用
更改
回收
各部门运作需求
《产品标签与标识一览表》
文件
《文件分发总览表》（电脑平台）
已审核批准的文件Leabharlann 分发至相应部门的文件
《文件/表格更改申请单》
更换后的旧文件
相应的受控文件及表单
《外来文件登记表》
已审核批准的文件
3.5三级文件：指其它文件(如：WI-工作指导、SIP-检验规范、SOP-作业指导、PA-岗位说明书、图纸等)；
3.6四级文件：指质量/环保记录(标准公司所要求的记录、标签)；
3.7外来文件：指非本公司制订由外部提供经确认适用的文件或资料，如国际、国家标准及顾客提供之文件、资料、有害化学物质检测报告（供应商）等。