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电话接听服务规范用语

电话接听服务规范用语
1目的
确保接听电话服务用语的规范性,树立良好的企业形象。

2适用范围
适用于分公司客户服务人员接听客户来电投诉咨询使用。

3用语规范
3.1开头语及问候语
3.1.1电话铃响三声之前答话:
问候语:“您好!中企动力X分公司客户服务部,XXX为您服务!”。

3.1.2客户问候客服代表:“小姐(先生),您好。

”时:
礼貌回应:”您好,我能为您做些什么?"/ “请问有什么可以帮助您的“/ “请问
有什么可以为您服务的”
3.1.3当已经了解了客户的姓名的时候:
在通话过程中,用客户的姓加上“先生/小姐”保持礼貌回应称呼:“ XX先生
/小姐”,不可以无动于衷,无视客户的姓氏存在。

3.2遇到无声电话
“您好,(稍停)您好,(稍停)您好,对不起,我听不到您的声音,麻烦您再
拨打一次,谢谢,再见!”
3.3无法听清
3.3.1遇到客户音小或杂音太大听不清楚时:
对不起,先生/小姐,我听不清楚您的声音,您的问题是............ ? ”
(如
果继续听不清楚),对不起,先生/小姐,我还是听不清楚您的声音,您能告诉我您的
电话,我给您打过去可以吗?”(如果对方不愿意我们打过去),对
不起,先生/小姐,我还是听不清楚您的声音,麻烦您再拨打一次,可以吗?”如果
对方答应可以,挂掉电话即要。

3.3.2遇到客户讲方言客服代表却听不懂时:
“对不起(抱歉),请您讲普通话,好吗?谢谢!”当客户继续讲方言时“很抱歉!您讲的地方方言我听不太清楚,请您慢一点讲好吗?谢谢!不可以直接
挂机。

3.3.3遇到客户讲方言,客户能听懂客服代表的普通话时:
应该在听懂客户所用方言的基础上,继续保持普通话的表达。

不可以转换成客户的方言。

3.3.4遇到客户抱怨客服代表声音小或听不清楚时:
“对不起(抱歉),(稍微提高音量),请问您需要什么帮助?”不可以直接挂机。

3.4沟通内容
341遇客户来电找刚才为他服务的客服代表:
“先生/小姐,您贵姓?”,在得知用户的姓氏后,“ XX 先生/小姐,请您稍等,不要挂机,我帮您转接XX那里。

3.4.2若没有听清楚客户所述内容要求客户配合重复时:
“对不起,先生/小姐,我没有听清楚您刚才的内容或问题(可以根据客户说过的内容来决定这个词语),请您重复一下(遍),可以吗?
3.4.3提供的信息较长,需要客户记录下相关内容时:
“麻烦您记录一下,好吗?”不可以语速过快而没有提示。

3.4.4遇到客户挂错电话:
“对不起(抱歉),这里是中企动力X分公司客户服务部,请您核实后重新拨打,谢谢!”(若有可能请根据客户的需求,引导客户拨打其它号
码。


3.4.5遇客户总在重复情说明他/她的情况时:
“对不起(抱歉),可能是我没有解释得很清楚,…….,不可以说,我已经解释很多遍了,您应该已经听得很清楚了。

3.4.6遇到查询资料时:
“请您稍等,我帮您查询一下”
3.5抱怨与投诉
3.5.1遇到客户投诉热线难拨通、应答慢时:
“感谢您的耐心等待!请问有什么可帮您?”
3.5.2遇到客户情绪激烈,破口大骂:
“先生/小姐,您的心情我可以理解的,请您相信我会尽我最大的能力来帮助您!”同时应调整好心境,尽量抚平客户的情绪,若无法处理,应马上报告主管或经理
3.5.3遇到客户责怪客服代表动作慢,不熟练:
“对不起(非常抱歉),让您久等了,我将尽快帮您处理。

”不可以说:“不好意思,我是新手啦!”
3.5.4遇到客户投诉客服代表态度不好时:
“对不起(抱歉),由于我们服务不周给您添麻烦了,请您稍等,我给您转接到我的负责人那里”
3.5.5遇到客户提出建议时:
“谢谢您提出的宝贵建议,我会及时反馈给公司相关负责人,再次感谢您对我们工作的关心和支持。

”不可以没有感谢或赞扬!
3.5.6 遇到客户向客服代表致歉时:
“没关系,请不必介意。

”不可以没有回应!
3.5.7 遇到骚扰电话时:
“对不起(抱歉),您的要求不在我们的服务范围内,请您挂机。

”若客户仍纠缠不休不肯挂线,我们可以讲“对不起,由于线路故障,我听不到您的声音,如有需求
请您稍后再拨”,稍等 2 秒便可以挂机。

3.5.8 遇到客户向客服代表表示感谢时:“不客气,这是我们应该做的。

”不可以以生活
化的词语口气回答
3.5.9 遇到无法当场答复的客户咨询:
“对不起(非常抱歉),请您留下您的联系方式,我们查询/ 测试后会尽快与您联系。


3.5.10 遇客户要求找领导亲自为其解决问题时:
“对不起,我们公司每个人都有自己的职责,而您这个问题是属于我的职责范围内,请您交给我为您处理好吗?”,如果客户执意要求找领导,请事先通知相关负责
人,不可以直接转入。

3.6 结束语:感谢致电,希望再次为您服务。

再见!
3.6.1 遇客户通话完毕仍未挂机:“请问还有什么可以帮您?”若客户仍未有回应,“对不起,可能是由于线路故障无法听到您的声音,如有需求请您稍后再拨,谢谢。

”稍等 5 秒挂机。

附:《常见问题应答的服务用语策略》附件:常见问题应答的服务用语策略
1. 用户提出:我咨询一下啊/ 我有一个问题想问一下
客服人员答复:“ " 您好,我能为您做些什么?"/ “请问有什么可以帮助您的?” / “请问有什么可以为您服务的?”
2. 用户提出:电信网络打开网站的问题?目前解决的情况怎么样?
客服人员答复:由于南方一般采用电信上网方式,我们公司服务器机房在北京网通机房,而南北之间存在互联互通问题。

所以,才造成了您或者您的客户采用电信上网方式就会出现网站访
问速度慢或是收发邮件速度缓慢。

我们公司一方面正在与网通、电信两个方面请求协助处理,另一方面,也积极想办法解决这个问题。

但由于是国家调控方面造成的,所以请您谅解,如果有新的进展,我们一定会及时通知您。

3. 用户提出:你这里是无锡还是哪里?
客服人员答复:您好,这里是中企动力X分公司,所在地是。

有什么我可以帮助您的。

(表明自己的身份及有愿意帮助用户的态度)
4. 用户提出:这个电话最好晚上打,我经常出差.
客服人员答复:好的,明白您的意思了。

您的电话我已经记下了,您看大概几点打给您会方便些.(讲话婉转些)
5. 用户提出:七月底做行业网站,一直没有做好.只有一个首页,其他都是空的,能否尽快做.
客服人员:您稍等一下好吗?我帮您查下。

(过了一会儿,重新接起电话)
建议说法:“非常抱歉。

请您告诉我您的公司名称以及签单商务人员姓名,我马上帮您查询下您网站现在的制作进度是什么?请您留下联系方式,一有结果后我会马上与您联系。


6. 客户提出:我们已经等了很久了, 挺着急的.
客服人员:好的,好的,嗯……不客气,感谢致电…….
建议说法:抱歉, 给您带来了不便, 我会马上会协调相关人员处理,尽快帮您解决问题,一有结果会马上联系您。

感谢致电……•(加入必要的道歉)
7. 客服人员:贵姓?电话给我一下好吗?
建议说法:小姐/ 先生,请问您贵姓?您的联系方式是什么?
8. 客服人员:您稍等,我帮您确认一下。

建议说法:请您稍等,我马上帮您查询一下。

9. 客服人员:实在不好意思
建议说法:“对不起”或“抱歉”
10. 客服人员:您“只能。


建议说法:对于这个问题,我们建议您可以采用。

11. 确定客户公司名称时:宏美工艺品有限公司
建议说法:您好,贵公司的名称是(最好用组词的方法),宏伟的宏,美丽的美?
12. 客服人员:您老板的名字?
建议说法:请问,贵公司老总怎么称呼?
13. 客服人员:“我再给您说一遍”
建议说法:“我再帮您重复一遍,请您记录一下。

”(如果是电话号码一定要四位四位的读,切记速度过快。


14. 客服人员:“如果您有任何问题可以给我们打电话”或“挂电话”
建议说法:“如果您有任何问题可以随时与我们联系,(可加入服务时间、服务电话等)。

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