合同规范
1.0 目的
规范财务部对公司对外签订经济合同的前期审核、合同履行的监督,提高合同管理工作
的质量。
2.0 适用范围
新疆航空公司对外签订的与财务部各业务管理室有关的经济合同。
3.0 职责
3.1 财务管理室负责财务部各类合同的综合管理,审核,协调、检查工作。
3.2 收入管理室负责销售代理协议、机场服务协议、地面服务协议、邮运协议、专包机合同、
特殊比例分摊协议、票证传递协议、货运包舱协议、特殊销售协议等合同的前期谈判、审核、执行、监督工作。
3.3 资产管理室负责飞机、发动机的购置、维修合同,飞机租赁合同、保险合同、航材租赁合
同、航材采购合同、航材修理合同、物资采购合同、融资租赁合同、建筑工程施工合同、设计合同、监理合同、房屋、设备的维修合同、设备购置合同、设备维修合同、资产转让合同、对外投资合同、飞机模拟机合同等的前期谈判、审核、执行、监督工作。
3.4 资金管理室负责贷款合同、存款协议、贷款担保合同等合同的前期谈判、审核、
执行、监督工作。
3.5 会计管理室负责人员培训合同、劳务合同、物业管理合同、审计、评估、税务代理等中介
合同的前期谈判、审核、执行、监督工作。
3.6 基层会计管理室负责分管的采购合同、租赁合同、服务协议、维修合同等
4.0 管理细则
4.1 合同前期谈判
4.1.1 按照职责分工,各业务管理室在合同签定前参与合同谈判工作,由科室主任或该业务责
任人员参加,对重大合同分管部领导应参与前期谈判。
4.1.2 做好谈判记录,对谈判进展、谈判关键争议事项应及时汇报分管部领导,对复杂合同涉及
的经济效益、会计核算、资金结算、税务安排等问题可以书面形式提出意见和建议,
报分管部领导。
4.2 合同审核
4.2.1 公司主管部门将拟签订合同的初稿,填写“公司合同审查意见书” ,报该业务部门领导
审查批准后,送交财务部审核。财务部的合同审查由财务管理室组织有关部门共同进行;
基层单位负责合同由基层财务室负责审核。
4.2.2 初步审核。对送审的经济合同,财务管理室予以登记收到时间、合同名称等,进行初步
审核。填写《财务部合同审查意见表》后转至相关业务科室;
4.2.3 业务审核。各业务科室应按确定的职责分工,负责合同的初步审核,必要时可进行调
查研究,在意见书中注明具体意见,需通知申报单位补报材料或进一步谈判的,应提出
谈判的具体要求和注意事项。填写《财务部合同审查意见表》(意见内容多者可另附文
稿), 经业务科室主管领导签字后转至财务部主管领导;
4.2.4 部领导审核后,根据各科室已填写的《财务部合同审查意见表》在送审单位的“公司
合同审查意见书”签署最后意见,转至财务管理室;财务管理室留存合同审核意见书
及合同初稿复印件,备查登记,将合同初稿连同“公司合同审查意见书”送交公司法
律顾问室,一般合同审查在财务部的审核时间不得超过二个工作日。
4.2.5 涉及资金数额较大、综合性较强、对财务影响较大的合同可根据需要安排各业务科室派
人集中会审,由财务管理室组织,充分讨论后形成审核意见。
4.3 合同签定
4.3.1 公司签定合同的部门在正式签定合同后,报送公司法律顾问室的同时,将合同正式文本
复印件二份报送财务部财务管理室。
4.3.2 财务管理室将合同正式文本登记后,复印件一份留存,一份按职责分工交相关业务管理
室监督执行。
4.3.3 基层单位签定经济合同后,报送公司法律顾问室的同时,将本单位需要履行的合同报送
基层单位财务室监督执行。
4.4 合同履行、监督
4.4.1 原业务审核科室应随时了解、掌握经济合同的履行情况,款项的支付无论金额大小要按
照资金使用管理规定提前报告,纳入每周用款计划,发生违约、质量瑕疵退款退货
等意外情况时根据事件严重程度、涉及金额大小按权限及时向科室负责人、部领导。442凡涉及合同的付款事宜,财务部门须凭合同正本对外付款。凡遇下列情况之一者,公司财务部门不得对外付款:
a)合同未正式生效的;
b)违反合同规定的履行时间和方式的;
c)合同发生重大争议,公司主管领导、各经办部门领导书面通知中止协议或终止付款的。
4.4.3 对购销合同(包括定购设备、办公用品、劳保用品等),公司财务部门应坚持货到凭发
票及合同正本付款的原则。需要支付预付款者,一律按国家有关法律或政策规定,凭合
同正本报公司领导批准后,方可按批准比例支付。
4.5 整理与归档
4.5.1 财务管理室将合同审查意见书整理编号归档保存。
5.0 相关文件与记录
5.1 《新疆航空公司合同管理暂行规定》
5.2 《合同法》
5.3 《新疆航空公司资金授权审批管理办法》
5.3 “财务部合同审核意见表”