2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
5
1．建立主文档——成绩单 ．建立主文档 成绩单
在Word中，制作一张没有具体数据的“成绩单”（模 中 制作一张没有具体数据的“成绩单” ）。如下图所示 完成后保存在D盘 邮件合并” 如下图所示。 板）。如下图所示。完成后保存在 盘“邮件合并”文 件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件 件夹中，同时把作为后台数据库的 数据表文件 各科成绩数据.xls”也保存在这个文件夹中。 也保存在这个文件夹中。 “各科成绩数据 也保存在这个文件夹中 设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态。 设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态。
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
12
7．在一页中放置多个成绩单 ．
任务：在一页内放置两份成绩单 。 任务： 操作方法： 操作方法： 1. 把整个成绩单（包括前面的标题）复制一份，再把插 把整个成绩单（包括前面的标题）复制一份， 入点定位到文档的最后，粘贴得到第2个成绩单 ； 入点定位到文档的最后，粘贴得到第 个成绩单 2. 将插入点放在第2个成绩单的首行处（必须在第2个成 将插入点放在第2个成绩单的首行处 必须在第2个成 个成绩单的首行处（ 绩单中所有数据域的前面），单击“邮件合并” ），单击 绩单中所有数据域的前面），单击“邮件合并”工具栏上 插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记 的“插入 域 按钮，在弹出的菜单中选择“ 就可看到在第2个成绩单中 个成绩单中， 录”，就可看到在第 个成绩单中，已显示出下一条记录的 数据了 。
2012-1-4
பைடு நூலகம்
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
13
8．合并数据 ．
任务：运用“合并数据” 任务：运用“合并数据”，生成全班的成绩单 。 操作方法： 操作方法： 1. 单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮， 单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮， 打开“合并到新文档” 打开“合并到新文档”对话框 ； 2. 在对话框中选择“全部”选项，单击“确定”按钮。 在对话框中选择“全部”选项，单击“确定”按钮。 Word开始合并数据，并产生包括全部记录在内的新文档， 开始合并数据， 开始合并数据 并产生包括全部记录在内的新文档， 系统自动命名为“字母1”； 系统自动命名为“字母 ； 3. 将合并数据产生的新文档“字母1”保存在 盘“邮件 将合并数据产生的新文档“字母 保存在D盘 保存在 合并”文件夹中，文件改名为“成绩单” 合并”文件夹中，文件改名为“成绩单”。
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
6
2．打开数据源 ．
任务：打开数据源“各科成绩数据 任务：打开数据源“各科成绩数据.xls”，作为“邮件 ，作为“ 合并” 合并”的后台数据库 。 操作方法： 操作方法： 1. 选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，打 选择“视图” “工具栏” “邮件合并” 邮件合并” 开“邮件合并”工具栏 ； 2. 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源” 找到并打开数据表“各科成绩数据.xls”，打开后 钮，找到并打开数据表“各科成绩数据 ， 出现一个“选择表格” 出现一个“选择表格”对话框 ； 3. 在对话框中选择第一项“成绩汇总表”，单击 在对话框中选择第一项“成绩汇总表” 确定” “确定”按钮 。
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
10
5．利用“插入Word域”填写获奖信 ．利用“插入 域 息
任务：在成绩单的最后一行中， 平均分在85分以上 任务：在成绩单的最后一行中，填写获奖信息 ：平均分在 分以上 填写“恭喜你！你的平均分达到85分以上 将获得奖学金！ 分以上， 填写“恭喜你！你的平均分达到 分以上，将获得奖学金！”，85 分以下填写“你的平均分未达到85分 请继续努力！ 分以下填写“你的平均分未达到 分，请继续努力！”。 操作方法： 操作方法： 插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中， 插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中，单 邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，从打开的菜 击“邮件合并”工具栏上的“插入 域 下拉按钮， 单上选择“ 对话框， 单上选择“If…Then…Else…”，打开“插入 ，打开“插入Word域：IF”对话框， 域 对话框 各项参数设置如下图所示。再单击“确定”按钮。 各项参数设置如下图所示。再单击“确定”按钮。
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
11
6．查看数据连接状况 ．
任务： 任务：查看数据连接后成绩单的变化 。 操作方法： 操作方法： 1. 单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，这时成绩单的各 单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮， 个数据域显示出第一条记录中的具体数据 ； 2. 单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”按钮或“下一记录”按钮， 单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”按钮或“下一记录”按钮， 可以查看其他记录的数据 ； 3.单击“首记录”按钮，可以显示第一条记录的数据，单击“尾记录”按钮， 单击“ 单击 首记录”按钮，可以显示第一条记录的数据，单击“尾记录”按钮， 可以显示最后一条记录的数据 。
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
4
5.2.1
利用邮件合并制作成绩单
1．建立主文档——成绩单的设计 建立主文档 成绩单的设计 2．打开数据源 3．在成绩单中插入数据域 4．插入各科目的班级平均分 利用“插入Word Word域 5．利用“插入Word域”填写获奖信息 6．查看数据连接状况 7．在一页中放置多个成绩单 8．合并数据
解决方案
1. 先制作好“成绩单”空白表； 先制作好“成绩单”空白表； 运用邮件合并将“各科成绩数据” 2. 运用邮件合并将“各科成绩数据”的数据合并到 成绩单” 生成每人单独一张的成绩单； “成绩单”中，生成每人单独一张的成绩单； 对于信封，先按一定的格式制作好信封， 3. 对于信封，先按一定的格式制作好信封，运用邮件 合并将“班级通信录”的数据合并到信封中， 合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人 单独一个的信封； 单独一个的信封； 打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单” 4. 打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩单”。
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
15
案例总结
本章通过“制作成绩单”案例， 本章通过“制作成绩单”案例，详细介绍了邮 件合并的操作。方法主要有以下三步： 件合并的操作。方法主要有以下三步：
第一步：建立主文档，即制作文档中不变的部分（ 第一步：建立主文档，即制作文档中不变的部分（相当 于模板）。 ）。如 成绩单” 信封”中不变的部分。 于模板）。如：“成绩单”或“信封”中不变的部分。 第二步：建立数据源，即制作文档中变化的部分。 第二步：建立数据源，即制作文档中变化的部分。通常 Word或Excel中的表格 可事先建好， 中的表格， 是Word或Excel中的表格，可事先建好，在此处直接打 各科成绩数据.xls .xls”。 开。如：“各科成绩数据.xls 。 第三步：插入合并域。将数据源中的相应内容，以域的 第三步：插入合并域。将数据源中的相应内容， 方式插入到主文档中。 方式插入到主文档中。
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
17
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
7
3．在成绩单中插入数据域 ．
任务：在已经打开的成绩单（模板） 任务：在已经打开的成绩单（模板）中，插入数据源 的合并域 。 操作方法： 操作方法： 1. 插入点放在成绩单（模板）的“学号：”后面， 插入点放在成绩单（模板） 学号： 后面， 单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮， 单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，打开 插入合并域” “插入合并域”对话框 ； 2. 在“域”列表框中，选择“学号”项，单击“插 列表框中，选择“学号” 单击“ 按钮。在成绩单（模板） 学号： 入”按钮。在成绩单（模板）的“学号：”后面就会 插入域“ 学号 学号»” 插入域“«学号 ； 3. 重复步骤（2），用同样的方法在成绩单的对应位 重复步骤（ ）， ），用同样的方法在成绩单的对应位 置插入其它的域。 置插入其它的域。
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
2
目录
5.1 制作成绩单案例分析 5.2 实现方法 5.2.1 利用邮件合并制作成绩单 5.2.2 应用邮件合并向导制作信封 5.3 案例总结 5.4 课后练习
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
3
5.1 制作成绩单案例分析
任务的提出
学期结束时，班主任许老师要根据已有的“ 学期结束时，班主任许老师要根据已有的“各科成绩 数据” 给每位同学发一份“成绩单” 数据”，给每位同学发一份“成绩单” 。
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
2012-1-4
8
成绩单的设置结果
2012-1-4
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
9
4．插入各科目的班级平均分 ．
任务：输入成绩单第3列的“班级平均”成绩数据 。 任务：输入成绩单第 列的“班级平均” 列的 操作方法： 操作方法： 打开“成绩汇总表”工作表， 打开“成绩汇总表”工作表，找到各科目的班级平均 分数据（在最后一行），把这些数据复制、粘贴； ），把这些数据复制 分数据（在最后一行），把这些数据复制、粘贴；或者 直接输入到成绩单的“班级平均”列中的相应位置。 直接输入到成绩单的“班级平均”列中的相应位置。
计算机应用基础
主编：许晞
副主编：刘艳丽 曾煌兴 郑杰 秦高德
学习目标
掌握Word中“邮件合并”、“邮件合并向 中 邮件合并” 掌握 的使用方法。 导 ”的使用方法。 掌握利用“邮件合并”批量制作“ 掌握利用“邮件合并”批量制作“成绩 信封”的方法、技巧。 单”、“信封”的方法、技巧。