总务部职能说明书
一、基本资料
部门名称 总务部 直接上级 人事行政总监
部门定员 24人 在岗人数 22人 版本
2016年1.0版
编制日期
2016.2.15
二、部门使命
根据集团公司发展战略和有关制度要求，负责公司后勤服务、车辆管理、安全保卫、消防安全、基础设施修缮等工作，为（集团）公司战略目标、年度经营目标的完成提供行政支持和服务保障。

三、部门岗位设置
四、主要职能描述
职能一： 工程修缮
1、建立和完善（集团）公司物业修缮管理制度及流程，规范（集团）公司基础设
施维修维护管理秩序，为（集团）公司提供后勤保障。

1. 2、负责公司规章制度的建设及制度、流程化的推进与实施。

职能二： 消防安全
3、负责（集团）公司各项消防安全管理要求及相关规定的推进与实施，杜绝火灾
安全事故发生。

1. 4、围绕（集团）公司的中心工作，负责（集团）公司整体消防培训，演练的组织
与实施。

职能三： 后勤服务
5、负责（集团）公司后勤保障工作的组织与实施，包括食堂管理、宿舍管理，车辆管理等工作的安排和统筹工作。

6、负责外部会议的参会安排，会议通知的传达、落实参会人及会议精神反馈等。

7、负责做好内部会议记录，及时整理会议纪要，经（集团）公司领导审批后下发。

职能三：
行政事务管理 1. 8、负责建立规范化公文处理程序，负责公文拟稿、审核、收发、传递和归档
工作，指导（集团）各部门及公司的公文处理工作有序开展及介绍信的管理和使用。

2. 9、负责（集团）公司通知、报告、领导重要讲话及其他综合性文件的起草、通讯
录的整理及相关文件资料的OA 审核与发布工作。

3. 10、负责（集团）公司电话通信业务、报刊的订阅、信函、邮件及传真的收发管理
工作。

4. 11、负责（集团）公司外派人员出行的票务管理。

5. 12、负责（集团）公司节假日通知安排等工作。

13、负责按照集团固定资产管理制度，定期主导行政办公资产的盘点及检查、变更等工作。

14、负责集团公司办公用品、劳保用品的采购申报及管控工作，控制办公费用。

15、负责员工风貌管理、VI 导入与修订、执行。

职能六： 档案管理
1. 16、负责（集团）公司行政、文书档案的管理工作。

2. 17、负责（集团）公司各种归档文件、资料的收集、复核、登记、编号，做好档案
的日常管理，按时完成年度立卷归档任务，建立并管理电子档案。

职能七： 外部协调
1. 18、协助（集团）公司管理层做好与政府及社会机构公共事务关系的外联协调工作。

2. 19、负责（集团）公司的日常接待工作，组织协调公司主要领导及各部门、子公司
对参观访问团体进行对等、对口接待。

职能八：
企业文化建设
1. 20、负责（集团）公司文化体系的梳理和建构以及文化手册的编制工作。

2. 21、负责（集团）公司文化建设的实施推进工作，包括文化理念的宣贯、各种文化
活动的策划与组织实施、福利设计与发放等。

职能九：其它 22、完成（集团）公司领导交办的其他工作。

五、修订履历
修订时间 修订内容 修订人
审核人
审批人。