Excel高效数据处理
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总结 使用“图表+所有Excel元素”这种方法基本只使用图表对象来制 作图表的核心部分,其他部分多使用单元格、文本框、自选图形 等其他非图表元素来制作。其优点是:
– 操作起来比图表元素更方便,如选择、移动、对齐、换行等等 – 格式化灵活度更大,而图表元素往往限制很大 – 可以完成很多图表元素无法做到的效果
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▲ 数据来源:
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2.2 组合图表制作习练 熟悉各类设置对话框的使用方法
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选择难于选择的数据系列 当多个系列纠缠在一起,或者躺在坐标轴上看不见,或者藏在背 后看不见,往往很难选择想要的数据系列。此时可以使用:
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1.5 突破Excel的作图元素
不必只是用“图表”来做图表,而是要运用“图表+所有Excel元
素”来做图表 主标题在B2,设置黑底白字 副标题在B3、B4 真正的图表放置在B5中
数据来源放在B6中
B3:B7填充浅蓝色 图表是无框透明的
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突破作图元素
主标题在B2 副标题在B3 图表放置了2个文本框 数据来源在B5 B2:B5填充白色,黑色边框
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Microsoft Excel
高效数据处理培训
——中国南方电网曲靖供电局 主讲:黄能坦
微软MOS国际大师微软 MLC认证资深讲师
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课程摘要
Contents Page
Excel图表创建之道
高级筛选功能的运用
数据透视表应用剖析
宏及VBA应用例举
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过渡页
Transition Page
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设置坐标轴格式 横坐标设置
– 设置刻度线、标签间距 – 设置刻度标签属性 – 设置位置坐标轴 曲线图一般设置为“在刻度 线上” – 设置坐标数字类型等
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2.1基础图表制作习练
制作如左图所示图表
– 作图数据准备 – 以整理后的数据为源做柱形默 认图表 – 使用各类设置对话框进行格式 化 – 设置数据系列格式 – 利用其他表格元素完成图表
左上角标志性的小 红块,是B2单元 格填充色,右边的序号方块则是一个 文本框。主副标题分别在C2、C3, 图表在C4,数据来源在C5
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突破作图元素
这个图表把坐标轴的分类标签放置在条 形图中间的空白位置,节省了整个图表 的空间
这是一个表格和图表结合的例子, 似图似表,令人耳目一新。先做好 表格,然后用D列的数据制作一个 极度简化、完全透明的条形图,放 置在D列的位置.
制作专业有效的分析图表
─ 突破常规的作图方法 ─ 成为图表高手的必备知识点 ─ 像专业人士一样处理图表 ─ 高级图表制作 ─ 选择恰当的图表类型 ─ 图表设计与制作原则
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第一章 突破常规作图方法
文不如表,表不如图
表格标题
表格副标题,描述性、说明性、论述性的副标题
字段1 产品1 产品2 产品3 产品4 产品5 字段2 日期1 日期2 日期3 日期4 日期5 字段3 39 26 23 10 9 字段4 说明文字说明文字说明文字1 说明文字说明文字说明文字2 说明文字说明文字说明文字3 说明文字说明文字说明文字4 说明文字说明文字说明文字5
数据来源:
表格标题
表格副标题,描述性、说明性、论述性的副标题
字段1 产品1 产品2 产品3 产品4 产品5 字段2 日期1 日期2 日期3 日期4 日期5 字段3 39 26 23 10 10 99 字段4
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说明文字说明文字说明文字1 说明文字说明文字说明文字2 说明文字说明文字说明文字3 说明文字说明文字说明文字4 说明文字说明文字说明文字5
类型 字体 数字
有衬线 无衬线
Times New Roman 宋体 Arial 黑体
0123456789 0123456789 0123456789 0123456789
建议对图表和表格中的数字使用Arial字体、8-10磅大小 图表中的字体选择 数字或字母建议用Arial或Akzidenz Grotesk condensed bold,中文建议 有不同的 设置
– 若是柱形图或条形图,可设 置重叠比例和分类间距,这 个比较常用 – 若是曲线图,可设置垂直线、 涨跌柱线 – 若是饼图,可设置第一扇区 的起始位置等
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设置坐标轴格式
纵坐标轴设置
– – – – – – 设置固定的坐标值 设置坐标显示单位 设置坐标刻度属性 设置坐标轴标签 设置坐标交叉位等 设置坐标数字类型 (如零值坐标显示方式)
能用表格反映 的就不要用文 字,能用图表 反映的就不要 用表格
数据来源:
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1.1 专业图表的特点分析 一份制作精美、外观专业的图表,至少可以起到以下三方面的作用
– 有效传递信息,促进沟通 – 塑造可信度 – 传递专业、敬业、值得依赖的职业形象
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a. 避免凌乱的图表表达 这样的图表表达有什么特点?
显得凌乱,用户和收入的差异悬殊,arpu分类比较,并非时间趋势,使用折 线图不合适。 经营分析中经常需要: --不同套餐类型的用户规模、消费额、ARPU的比较; --不同代理商的销售额、佣金、佣金率的比较
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不同数据级的分类比较图
《Focus》 杂志常用的标志性配 色
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1.3 突破Excel的图表布局 Excel默认布局的不足主要有:
– – – – 标题不够突出,信息量不足 绘图区占据了过大的面积 绘图区的四周浪费了很多地方,空间利用率不高 图例在绘图区右侧,阅读视线往返跳跃,需要长距离检索、翻译 图表区
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2.5 利用辅助数据的作图演练
用辅助系列绘制参考线,精确且能随数据自动变化
图中D列平均数据由函数自动计算得出,将其加入图表后设置图表类型为 曲线图,即可成为一条参考线
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条形图中的参考线 条形图中的垂直参考线是用D~E列的数据绘制的散点图
可以组织辅助数据为XY的形式,加入图表做散点图,就可以绘制一条垂直的参考 线
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专业图表的特点
专业图表至少具有以下特点:
– – – – 专业的外观 简洁的类型 明确的观点 完美的细节
不同时期的《商业周刊》图表风格
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1.2 突破Excel的默认颜色 使用屏幕取色软件——ColorPix
– 运行程序后,将鼠标定位在图表的某个颜色上,软件就会返回那个颜色的 RGB值。按下空格锁定颜色,用鼠标点击RGB后面的数值,就可以将颜色 代码复制到剪贴板
反转条形图分类次序
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让曲线图从Y轴开始
曲线图的起点从Y轴处开始会显得 更专业,而不是前后都留下一段空 间
选择横坐标轴,打开设置坐标轴格式对话框,点选位置坐标轴“在刻度线 上”
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2.4 作图数据的组织技巧
原始数据不等于作图数据
– 在使用条形图、柱形图、饼图进行分类对比时,除分类名称有特殊顺序要 求的情况外,专业人士一般都会先将数据进行降序或升序的排列,做出的 图表将呈现排序的效果,便于阅读与比较 – 如果是在一个需要自动刷新的模型中,可使用一个简单技巧,在不改动原 数据的情况下,让图表实现自动排序
TOTAL INFO-Processing
1.杂志图表案例
2.屏幕取色
3.设置颜色
4.制作图表
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商业图表的经典用色赏析1
《经济学人》常用的水蓝色系
《商业周刊》经典的蓝红组合色
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商业图表经典用色赏析2
《商业周刊》2008年全新用色
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商业图表经典用色赏析3 《商业周刊》 将黑色与其他颜色搭 配,常有不俗的表现
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将图表锚定到单元格 当新建图表时,设置图表区格式的“属性”里,对象位置的默认 设置是“大小和位置随单元格而变”。即如果调整图表所在单元 格的行高与列宽,图表的位置和大小将跟随变化
– 利用这个属性,让图表始终跟随某一个单元格或单元格区域变动,将为我 们带来很大的便利,尤其对于大量运用“图表+单元格”的方式来制作图 表 – 将图表与单元格完美 溶合,简称“锚定”
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a. 作图前先将数据排序 通过自动排序的辅助数据,让图表具备自动排序功能
E列的公式在原数据后面加上一 个不影响比较的小数,目的是 为了区别原数据中值相同的行
G列的公式根据H 列的排序返回相应 的分类名称
H列的公式 将E列的数据 降序排序
图表以G-H列为数 据源,所以具备了 自动排序功能
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显示汇总的数据标签
堆积柱形图顶端的合计值其实是隐藏的曲线图的数据标志
可把E列的汇总值作为辅助系列加入图表,设置为曲线图,数据标志显示为 值,位置为上方,就成为了整个柱形图的汇总值标签。然后把曲线图本身设 置为无线无点。
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突出标识特定的数据 利用辅助数据制作柱形图,突出标识节假日等特定日期的数据点
公司1 图表标题 分析说明文字 分析说明文字 分析说明文字 分析说明文字 分析说明文字
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