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5
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深圳***科技有限公司
Shenzhen *** Co.,Ltd
记录控制程序
文件编号 ***-IPCX4.2.4-2018 受控类型
程序文件
制定部门
管理部
版本
1.0
生效日期 2018-07-16 总页码
4
1 目的
对记录进行有效的控制和管理，提供知识产权管理规范要求和知识产权管理体系有效运行的客观证据，为保持和改进知识产权管理体系提供信息，为制定、纠正和预防措施提供依据。

2 范围
适用于对记录的填写、传递、标识、贮存、保护、检索、保留、借阅、归档、保存期限、处置和销毁等做出了具体规定。

3 职责
3.1 管理部是本程序的归口管理部门，其职责为：
3.1.1 对知识产权记录的完整性、符合性和真实性进行监督、检查。

3.1.2 负责对公司所有知识产权表单进行年度评审，对需更改的记录表单召集各部门进行评审更改，并上报管理者代表批准后执行新版表单。

3.1.3 负责保管超过一年的知识产权记录。

3.2 管理者代表负责批准各部门执行的知识产权记录表单。

3.3 各部门负责按本程序规定的要求具体实施知识产权记录的控制和管理。

4 工作程序
4.1 知识产权记录的控制范围和分类
4.1.1 记录的控制范围包括：知识产权管理体系文件中规定提供的记录，以及在知识产权管理体系运行中形成的其它记录（包括音像记录、磁带、照片、光盘、文字资料等）。

4.1.2 记录的分类包括：各项管理记录、操作记录、审批记录、申报记录、更改记录及相关原始记录。

4.2 记录的形式：记录可以是表格、图表、报告的形式并用纸张作为记录的媒体，以后有条件也可以采取其他任何的媒体，如硬拷贝或电子媒体（磁带、磁盘、胶片、照片等）。

4.3 记录格式的规定
4.3.1 记录一般采用表格方式（特殊情况除外），记录必须有规定的编号和顺序号，编号按本程序的规定执行，表格一般应设制编制、审核、批准和日期栏。

4.3.2 各部门知识产权记录的格式，由各部门负责编制，经部门负责人审批后使用，但必须报知识产权管理部门备案，以备查询。

4.4.3 各部门可根据工作需要提出记录格式的设计更改，但必须执行本程序 4.2.2 规定。

4.4 记录的编制和编号：书面记录由文件编制部门/人员进行编制记录表式后按《文件控制程序》的规定编上唯一性的编号作为记录的标识。

其底样交给管理部备案，管理部将所需的记录建立【记录控制清单】，各部门应将本部门所需使用的记录建立【记录控制清单】。

4.5 记录的填写、更改
4.5.1 填写记录的人员只能用钢笔、圆珠笔、签字笔填写记录。

记录的填写应做到：填写及时、内容正确完整、字迹清晰、数据真实，并有日期和签全名等。

如有不需填的栏目用“ / ”
线表示，以区别于漏填。

4.5.2 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，为制定纠正改善和管理措施提供依据。

记录的填写人员如确系笔误或计算错误需要更改原数据，不能采用涂抹的方式，而应采用双扛划去原数据，在其上方写上更改后的数据，涉及到判定结果的计算数据的更改，更改者要在划改处签全名及日期。

4.5.3 记录表式需要更改时，由相关部门负责人审阅同意后，到管理部备案。

若新或原编号变动，管理部在【记录控制清单】上对其登记或更改，相关部门应及时收回所发记录，并在本部门【记录控制清单】上对其登记或更改，再发给各使用者。

4.6 知识产权记录的收集、保存
4.6.1 各部门负责收集和管理本部门在生产经营和管理活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总、保管。

4.6.2 知识产权记录应贮存在安全、干燥的环境，各部门对保存记录要做到防火、防盗、防潮、防蛀等工作。

同时知识产权记录应做出标识并存放在本部门员工众所周知的地方，便于查阅。

4.6.3 采用其他媒体形式的记录，各有关部门要做好防潮，防压、防晒、防消磁等措施。

并及时备份，防止贮存的内容丢失。

4.6.4 各部门应设置文件柜对所使用的记录进行贮存。

4.7 知识产权记录的归档、借阅
4.7.1 每年年初，各部门应将上一年的记录收集、整理后归档，必要时装订成册，并按规定的保留期限保管。

4.7.2 各有关人员出于工作需要对已归档的记录的借阅，填写【文件借阅、复制记录】经部门负责人同意后方可借阅。

借阅人员不准在记录上私自涂改或撕毁，应保持记录的清洁和完整性。

4.7.3 外部人员借阅知识产权记录应经知识产权记录保存部门主管副总经理和管理部批准同意后进行，记录一般不提供复印件。

特殊情况经记录保存部门主管副总经理同意。

4.7.4 当合同规定，顾客查阅公司有关记录时，应以书面形式通知有关部门，有关部门按通知要求提供有关记录让顾客查阅。

4.8 记录的保留期限与处置
4.8.1 根据记录不同性质和作用，记录的保存年限规定如下：
a)知识产权申请，审批，检索，变更等记录保存期限通常为 10 年；
b)商业秘密保守合同，竞业禁止协议等保存期限在员工在职期间长期保存，员工离职后保存 5 年。

c)内外部审核报告、管理评审报告、分析改善报告通常为 5 年；
d)其余记录除特殊要求外，一般为 3 年的保留期限，当合同要求时，则按合同要求的规定时间进行保存。

4.8.2 对超期保存的记录，必须隔离存放半年以上，确认无利用价值后，由相关部门填写【文件记录销毁审批单】，经管理部总监审核，管理者代表批准后进行销毁处理。

知识产权记录的处理任务应由两个人共同执行，并将处理地点报告主管领导。

4.8.3 超过保存期的记录，由于保存需要留作参考用，由管理部列出【文件记录销毁审
批单】经管理者代表批准后盖“留用”章。

5相关文件
5.1 ***-IPCX4.2.2-2018 《文件控制程序》。