五洋假日酒店Holiday Wuyang呼图壁五洋假日酒店贵宾接待程序为了提高酒店的服务质量，完善贵宾入住的接待程序，特此制定贵宾接待程序如下，希望各部门精诚合作，确保每次接待任务的圆满成功！贵宾等级按照贵宾不同的身份及具体情况，我们将贵宾分为四个级别。

1、特级主要包括（TOP VIP）●国家元首、政府首脑、皇室、国会和军界要员及有杰出影响的政治家。

●省部级政府领导，驻华大使。

●自治区书记、副书记、主席、副主席。

2. 一级主要包括（VIP-1）：●世界著名财团、企业总裁、董事长和总经理。

●前任党、政、军首脑。

●在世界上有影响的其他人物。

●自治区厅级以上领导干部。

3. 二级主要包括(VIP-2)：●各省市领导人。

●国内外著名航空公司及旅行社总裁、总经理。

●社会名流。

●自治区局级、相关主要部门处级以上领导干部等。

●昌吉州书记、副书记、州长、副州长同等级别等。

4. 三级主要包括（VIP-3）：●各地企业界领导、金融界精英，高消费商人、名流等。

●各地旅游局长、旅行社总经理、酒店集团董事长及总经理。

●外国负责制定和执行旅行计划、并对此有重大影响者。

●能为我店输送客源的旅行社代理商、航空公司及驻国内机构的有关实权人物。

●呼图壁书记、副书记、县长、副县长或同等级别等。

接待程序为确保贵宾入住酒店一切顺利圆满，需酒店各部门全体员工的通力合作。

总经理/副总经理1. 对销售部和预订部呈报的“贵宾接待申报表”,应迅速作出批复,确定贵宾等级和接待规格、标准。

2、接待特级贵宾由酒店、总经理、副总经理、各部门经理、礼仪队献花，组织成立专门的服务小组，提供专职管家服务。

3. 接待特级、一级贵宾成立临时接待班子，总经理亲自挂帅或副总经理负责，管家部、前厅部、销售部、餐饮部、安全部、工程部、大堂值班经理和财务部等部门经理成立接待小组成员。

并向有关上级领导汇报，通知公安、安全等有关部门。

并组织成立专门的服务小组，提供专职管家服务。

4、接待二级贵宾由总经理负责落实全部工作，由总经理/副总经理及各经营部门经理在抵离时参加迎送或出席。

5、接待三级贵宾由副总经理、销售部经理、前厅部经理、大堂副理、餐饮部经理、在抵离店时参见迎送或出席。

宴请等活动。

6. 详细审批或拟定接待方案，并逐项检查落实，必要时要规定进度和完成期限。

7. 到机场迎接客人或带领有关部门经理在大门口迎接。

8. 贵宾住店期间应留守酒店，亲自指挥、协调，及时了解贵宾反映。

9. 客人离店时送行。

10. 通知老区保证接待工作的顺利进行。

前厅部1. 预订部接到重要客人的预订或“贵宾接待通知单”后，应立即根据通知单的有关要求迅速填写礼品单及完成有关预订，并请前厅部经理审核后交总经理审批。

经总经理审批核准后的礼品单迅速发送至客务部、餐饮部、财务部及销售部、大堂副理等。

礼品单必须注明贵宾等级、姓名、接待标准；抵离日期和时间及公司名称；付款方式；预订部联系人等。

应与接待单位或贵宾助手保持密切联系，如有更改应立即通知有关部门。

主动了解贵宾住店期间的日程安排。

如宴请、会客或其它重要活动，详细询问对客厅、会场布置的要求。

每天准时向各部门派送“贵宾到达情况报表”。

2. 接待处接到贵宾接待通知单后，做好合理安排，在客人抵达酒店前三天与销售部、客房部确定好房号报有关领导。

做好各项准备工作。

●根据已确定的房间号码，设置钥匙卡，并核实房号与房匙吻合。

●贵宾抵达前，将住店登记表内的各项内容了解清楚，打印好，连同贵宾卡和房间钥匙一并装入贵宾皮夹。

●贵宾抵店时，不需在接待处登记，大堂副理引导客人直接进房间，请贵宾在登记表上签字即可。

特级、一、二级贵宾应由前厅经理或销售经理亲自引领并办理。

●贵宾抵店或进出酒店应电话通知各有关部门。

贵宾资料应精确迅速地输入电脑，以便于各部门查询并及时开通电话线路。

●不得对来访者和无关人员透露贵宾房号。

贵宾的信件、传真应及时通知礼宾部收发。

●准时报送当天在店贵宾报表至各有关部门。

●在贵宾离店的前一天，把贵宾的所有帐单送大堂副理检查，按有关指示作帐务处理，并在贵宾离店前准备好帐单，结帐迅速、正确。

3. 礼宾部熟悉贵宾姓名，了解接待规格和要求。

并按以下程序做好接待工作。

●在贵宾到达和住店之前，要特别注意霓虹灯、大堂的灯具完好无损，水幕和喷水池按时开关。

●如特级、一级的贵宾接待任务，用围栏围好并控制好电梯，禁止无关人员行走。

提前15分钟控制好电梯。

●重要客人的行李由主管亲自运送或亲自指挥运送。

●如有特级、一级重要客人需去机场或车站接送，酒店代表主管和行李员应衣着整洁，提前到达。

客人步出出口，在酒店领导或代表示意问候的时候，应立即上前接过行李。

跟车随行时，应在适当时候知会酒店方面贵宾预计到达酒店的时间。

然后行李装车，马上返回酒店。

●酒店门口迎侯的行李员和门童应戴白手套，贵宾车到时急步上前，一手开车门，一手挡住车门上沿，以防客人碰头，如果是信仰伊斯兰教的贵宾，门童切忌在开门是不要把手防在贵宾的头上方。

●贵宾行李到店时，应即刻挂上贵宾行李牌，马上送进客房。

●贵宾住店期间，应及时了解客人的活动安排。

客人外出前，调度好车辆在门口恭候。

●客人离店之日，应根据掌握的离店时间，派人在客房门口等候。

运送行李要及时，并严格清点有无遗忘和破损。

●特级、一级贵宾离店，酒店代表将行李送到机场并帮助办理托运。

托运的行李牌交给客人并提醒妥善保管。

●在接待贵宾过程中，出现任何特殊情况都应及时向上级汇报，不应擅自作主处理。

●根据接待要求规格和贵宾级别，执行国旗升降仪式（目前酒店还没有旗杆）。

4. 车队（如果使用酒店的车辆）一般来说政府的贵宾接待任务，贵宾车队都有警车开道，这就要求司机与警车和其他车辆保持一定距离形成良好的队形；有良好的驾驶技术，注意一些突发情况的发生并果断控制。

同样，酒店贵宾车队接待要求一致。

●出车前，检查车辆机械各方面是否运作正常及清洁车辆、检查车上必备物品是否齐全，如有问题即时上报，以便及时更换车辆。

●个人仪容仪表、制服要整洁，注意对外形象。

●对车厢内要打扫清洁不能留有异味，开适度空调，非客人要求不能播放音乐、歌曲。

●行车时注意马路情况，避免颠簸。

●主动与贵宾问好，客人有行李时须协助行李员装卸并锁好行李厢门。

●等候时不得随意离开车辆。

●接待过程中，应做到不卑不亢，注意慎言。

5、大堂副理与预订部或行政办公室核对“贵宾接待通知单”上的详细内容（包括人数、姓名、身份、抵离时间、房号、用餐时间及地点、结帐方式等）；与助理管家检查贵宾客房。

包括：室内卫生、设施、摆放、卫生间、花篮质量、水果篮质量、物品配备等；与餐饮部经理对宴会厅进行检查（包括卫生、台面、桌椅布置）；订购花束，以塑料透明纸及红绸带装饰。

并按要求做好以下工作：●贵宾抵店前夕，检查大堂各部门的准备情况及公共区域的卫生状况。

●贵宾抵店前，将房卡预留在取电器上，房间所有电器保持开放；入住登记表报留在写字桌上；并且在贵宾抵店前通知管家部将客房的灯打开。

●贵宾抵达时，在大堂门口迎接，并立即通知楼层开房门。

同时与有关部门主管一起向贵宾致意，并由宾客关系主任献上花束。

（如要求接机，则花束应在机场送给贵宾）●引导贵宾进房间，酌情介绍房内设施的使用和餐厅位置，请贵宾休息。

并电话通知各营业岗位。

●在贵宾入住后15分钟视客人情况向客人打礼貌电话，问侯对房间是否满意，是否需要安排洗衣服务，入住后的安排等。

客人在店期间大堂经理/宾客关系主任应至少打一次电话问侯客人，问侯客人入住期间的情况，在客人离店前一天，应再次致电客人，问侯客人离店要求、车辆要求及下行李时间，并迅速通知各部，作好准备。

●熟记贵宾住店期间的全部活动日程，特别注意贵宾外出、返店的时间，以及店内用餐的时间、地点。

●与贵宾的陪同人员保持联系，注意活动日程的变更，确保信息准确，并随时配合他们的工作，尽量确认并满足贵宾的要求。

（尤其要关注贵宾的特殊要求）●若贵宾在店内用餐，应按照客人要求适时引导去餐厅。

●贵宾离店前，注意收集其对店内各方面的印象和意见，并表示谢意。

●贵宾启程时，通知车辆、门童、行李员及保安人员，并与有关部门经理一起在大厅欢送，目送车队离开。

●贵宾未能如期到店或行程有所改变，应及时知会各部门，以便做好重新迎接工作。

6．总机话务员应熟记贵宾的房号和姓名。

接贵宾电话时，应称呼其头衔。

贵宾的外线电话，一般转给随从，询问随从电话是否需要保密。

如一定要找本人，须征得贵宾同意方可转接。

贵宾挂长途，如要人工接转，应尽可能在短时间内接通并迅速转给贵宾房间。

贵宾叫醒应用人工电话叫醒。

管家部1. 根据“贵宾接待通知单”,与接待处、预订部联系，提前一天确定房号并确认欢迎花束。

如有特殊要求，做出临时采购计划，报总经理批准后办理。

并仔细检查客房，尽快落实维修项目。

2. 在贵宾抵店前4小时彻底清扫好贵宾客房，30分钟清理好地毯表面并吸尘，必须在大堂门口按规定标准铺设红地毯。

在贵宾到达前确保设备完全正常。

3. 与餐饮部、前厅部及其它有关部门联系，检查鲜花、水果、葡萄酒、加湿器、饮料等物品，在客人到达前2小时是否准备完毕，按规格摆放整齐。

同时在客人抵达前2小时封闭客房，禁止任何人再进出并派驻服务员在房门口迎候贵宾的到来。

如房间状态有所改变，应立即通知客房部办公室。

如能知客人喜好，第一时间通知管家部安排送欢迎茶。

4. 行政管家或楼层主管提前15分钟在楼层电梯口迎候并带贵宾进入客房，并向其问好，客人进房后30秒内提供毛巾和欢迎茶。

若是特级、一级贵宾，管家部应抽调资深服务员服务。

进行开夜床服务时，将地巾铺在床边，拖鞋放在地巾上，赠送的小礼品放在床头柜上，并摆放免费的矿泉水及水杯。

二、三级贵宾所在楼层应增加楼层服务员，提供服务。

贵宾住房应优先安排清扫，开夜床服务时在床边摆放地巾并赠送小礼品，客人一离开房间就应随时整理房间。

5. 服务员应熟记贵宾名字、称其头衔、彬彬有礼。

贵宾下楼或外出应立刻通知大堂副理。

6. 贵宾住店期间，楼层主管应坚持每天亲自查房。

7. 公共卫生员应彻底清扫大堂、庭院和其它公共区域。

在重大活动进行和贵宾进出时，要停止清扫活动。

8. 在重大宴会楼层配备服务员专人管理男女厕所，按卫生间VIP摆放小方巾、梳子、润肤油等，提供必要服务。

9. 洗衣房对贵宾客衣要指定有经验的员工来收发，专人洗涤，专人熨平，仔细包装，专人送回给客人，按加快处理。

康乐部（另行协商）1. 了解贵宾的爱好，对其需用的设备仔细严格检查，做到万无一失。

2. 掌握贵宾的活动时间并做好充分的准备。

3. 在贵宾健身、桑拿时提供优质服务和安全防范；提供贵宾专用布草及护肤品。

餐饮部1、按VIP等级把应配备的鲜花、水果、葡萄酒、干果、欢迎蛋糕等，在客人到达前2小时准备完毕并送到房间，按规格摆放整齐。

并放置有关领导名片。

2.订餐服务●宴会预订人员向订餐人详细询问宴会要求，包括：宴会名称、联系人姓名、电话、进餐人数、单位、人员组成情况；设备及用品；饮料，烟；鲜花，台裙，酒水台；进餐时间，对地点的要求，对台型的要求，吃何种菜肴，代订鲜花；其它特殊要求。