北京邮电大学后勤服务产业集团质量治理体系文件程序文件（依据GB/T19001-2000 idt ISO9001: 2000标准编制）受控状态：持有部门：持有人：文件发放号：HJ（F02）- - 20022002年11月19日颁布2002年11月25日实施地址：北京邮电大学西土城路10号程序文件目录北京邮电大学后勤服务产业集团质量治理体系文件文件操纵程序编号：HJ-CX-4.2.3-1编制：杜树泉 2002年11月 8日审核：崔秀玲2002年11月14日批准：汪明福 2002年11月18日2002年11月19日颁布2002年11月25日实施文件修订状态记录编制：集团办公室文件操纵程序编号: HJ-CX-4.2.3-11 目的为了确保集团质量治理体系运行中使用的文件为有效版本，防止作废文件的逾期使用。

对集团范围内与质量治理体系有关的文件，进行有效的操纵。

2 适用范围适用于本集团所有与质量治理体系有关的文件操纵。

3 职责3.1 总经理负责批准、公布《质量手册》、《程序文件》。

3.2 治理者代表组织编制质量治理体系文件，并负责审核《质量手册》、《程序文件》。

3.3 副总经理负责相关业务范围内的文件审批、会签。

3.4 集团办公室负责《质量手册》、《程序文件》的编制、发放、更改和治理；负责对现有体系文件的定期的评审；负责文件的收集，整理和归档、保存等项工作。

3.5 各中心负责本中心与质量治理体系有关的文件（如作业指导书）的编制、使用、收发、整理、归档等项工作。

4 工作程序4.1 文件的分类及保管4.1.1 文件的分类a 质量治理体系文件包括：《质量手册》、《程序文件》；b 技术文件包括：服务标准，服务规范，作业文件，有关技术资料等；c 治理性文件包括：治理标准、规章制度、工作标准、岗位职责等；d 外来文件包括：国家、行业标准、法律法规、上级下发的文件等.4.1.2 文件的保管a类文件由集团办公室操纵收发，各中心办公室负责保管。

b、c、d类文件由各中心上报文件目录清单，文件原文由各部门保管。

部分文件复印件交集团办公室保管。

集团办公室负责编制总目录清单。

4.2 文件的代号及编号4.2.1 文件的代号a 质量手册：ZS 程序文件：CX 作业指导书：ZY 记录：JL收文：SW 发文：FW 通知：TZ 呈文：CW 批文：PWb 集团下属各部门代号：后勤集团: HJ 集团办公室： JB 财务部： JC 人力资源部：RZ校医院： YY 学生公寓中心：GY 餐饮中心： CY 物业中心： WY三产公司： SC 供热中心： GR 热力生活中心：RL 幼教中心： YJ运输中心： YS 商贸公司： SM 外事中心： WS 邮政局： YZ科技大厦： KJ4.2.2 文件的编号a 质量手册：公司名称代号-ZS-版次，手册中各章以章节号区分。

例如：HJ-ZS-A表示后勤集团质量手册第1版。

b 程序文件：公司名称代号-CX-文件序号-条款号例如：HJ-CX-2-4.2.4表示后勤集团程序操纵的第2个文件，条款4.2.4项。

c 作业指导书公司名称代号-ZY-部门代号例如：HJ-ZY-CY表示后勤集团质量治理体系中餐饮中心的作业指导书。

d 记录：使用部门代号-JL-条款号-记录编号例如：GY-JL-4.2.3-01表示学生公寓中心有关4.2.3的第1项记录文件。

e 集团其他质量文件发文部门代号（收/发文件流水号）-收文部门代号-年号例如：HJ（F01）-WY-2002表示后勤集团发文，是质量治理体系文件2002年第1号，发给物业中心。

4.3 文件的批准所有文件公布前，须由授权人审批，确保其内容的准确性和适用性，内容应正确，清晰、完整，且易于理解。

4.3.1 《质量手册》、《程序文件》由集团总经理批准公布。

4.3.2 其它与质量治理体系有关的文件由集团各中心编写，依照文件的适用范围、重要程度及发放范围由各中心主任或集团分管总经理、副总经理批准。

4.4 文件的收发《质量手册》和《程序文件》及与质量治理体系有关的文件由集团办公室负责登记发放，填写《发文记录》，各中心领取标有不同分发号或编号的文件，填写《收文记录》。

各中心及下属部门收发文件同样履行以上程序。

4.5 文件的治理4.5.1 集团办公室负责建立集团《受控文件清单》，并负责文件受控状态印章的治理。

4.5.2 各中心设专兼职资料员，建立本中心受控文件清单，收集、整理，保管好各种文件。

4.6 文件的修改4.6.1 《质量手册》、《程序文件》由集团办公室负责组织更改，填写《文件更改申请》，经治理者代表审核，总经理批准后进行更改，集团办公室保留文件更改内容的记录。

4.6.2 其他文件的更改由各主管部门填写《文件更改申请》，经原审批部门批准，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。

4.6.3 所有被更改的原文件须由相应主管部门收回，确保有效文件的唯一性。

4.7 文件受控状态文件分为“受控”和“非受控”两大类，与质量治理体系运行紧密相关的文件应为受控文件，由各中心按规定操纵和治理。

所有受控文件应在该文件封面右上角加盖受控状态印章，并注明分发号。

4.7.1 《质量手册》、《程序文件》以盖“受控”章为受控，并注明分发号。

4.7.2 集团其它质量治理体系文件以编号为受控。

4.8 文件的保存、作废与销毁4.8.1 文件的保存a 与质量治理体系相关的文件必须分类存放在安全的地点妥善保管。

b 任何人不得在未经批准时，在受控文件上书写，涂抹和修改，不准私自外借受控文件。

确保文件清晰、易于识不和检索。

4.8.2 文件的作废与销毁a 所有失效或作废文件由相关部门及时从使用场所撤出，交集团办公室加盖作废印章，防止作废文件的非预期使用。

b 因某种缘故需保留的任何作废的文件，都应加盖作废保留的印章。

c 对要销毁的作废文件，由集团办公室会同相关部门填写《文件销毁申请》，经治理者代表批准后，由集团办公室销毁。

4.10 文件的借阅、复制借阅，复制集团受控文件，经治理者代表审批后方可借阅、复制，填写《文件借阅、复印记录》并签字。

4.11 外来文件的操纵收到的外来有关质量治理方面的文件的部门，需统一交至集团办公室，由集团办公室组织识不其适用性，并操纵分发以确保有效。

各中心收到相关的国家、行业、国际标准规范的最新版本，即使交集团办公室分发到各相关使用部门。

4.12 每年十二月由集团办公室组织对现有质量治理体系文件进行评审，各部门依照使用情况提出评审意见，必要时予以修改。

4.13 对非纸张承载媒体的文件操纵，也应按照以上规定执行。

4.14 作为记录的文件应执行《记录操纵程序》。

5 相关文件5.1 《记录操纵程序》6 记录6.1 《发文记录》6.2 《收文记录》6.3 《受控文件清单》6.4 《文件借阅、复印记录》6.5 《文件更改申请》6.6 《文件销毁申请》发文记录编号：HQJT-JL-4.2.3-01版本 A 修改 1编制：集团办公室收文记录编号：HQJT-JL-4.2.3-02版本 A 修改 1编制：集团办公室受控文件清单编号：HJ-JL-4.2.3-03部门：编制：集团办公室记录人：文件借阅、复制记录编号：HJ-JL-4.2.3-04部门：编制：集团办公室记录人：文件更改申请编号：HJ-JL-4.2.3-05部门：编制：集团办公室文件销毁清单编号：HJ-JL-4.2.3-06部门：编制：集团办公室北京邮电大学后勤服务产业集团质量治理体系文件记录操纵程序编号：HJ-CX-4.2.4-2编制：郑永信 2002年11月 8日审核：崔秀玲 2002年11月14日批准：汪明福 2002年11月18日2002年11月19日颁布2002年11月25日实施文件修订状态记录编制：集团办公室记录操纵程序编号：HJ-CX-4.2.4-21 目的为了提供符合要求和质量治理体系有效运行的证据，建立和保持记录，并予以操纵，特编制本操纵程序。

2 适用范围适用于各中心为证明产品符合要求和质量治理体系有效运行的记录。

3 职责3.1 集团办公室是记录操纵的归口治理中心，负责治理、监督各中心记录。

3.2 各中心办公室负责对本中心建立的记录实行操纵。

3 程序4.1 各中心按照职责分工负责收集、整理、保存本中心的记录。

4.2 记录的标识编号记录的标识编号按《文件操纵程序》执行。

4.3 记录的填写4.3.1 记录填写要及时、真实、完整清晰，不得随意涂改、伪造；如因某种缘故不能填写的项目，应能讲明理由，并将该项目用单杠划去；各相关栏目负责人签名不同意空白。

4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采纳单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上原更改人的印章或姓名及日期。

4.4 记录的贮存、爱护、借阅与检索4.4.1 各中心必须把所有记录分类，存放于通风、干燥的地点，所有记录保持清洁，字迹清晰；各中心按规定的期限保存记录，关于保存一年以上的记录，交集团办公室保存.4.4.2 贮存环境适宜，防止丢失或损坏，应防盗、防火、防腐蚀、防虫蛀、防潮。

4.4.3 记录需借阅或复制要经本中心负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录治理人员登记备案。

4.4.4 集团办公室编制《记录总清单》，将集团所有与质量治理体系运行有关的记录汇总，各中心编制本中心使用的《记录清单》。

记录应便于检索，易于查找。

4.4.5 集团办公室每半年对各中心记录的治理、保存进行检查。

4.5 记录格式4.5.1 各种会议记录、值班纪录由集团办公室统一要求格式并提供样本，各中心参照适用并同意复制。

各中心的其他记录格式，由各中心办公室组织编制，中心主任审批，在各中心编制的作业指导书中列出备案。

4.5.2 各中心可依照工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件操纵程序》有关文件更改的规定。

4.6 记录的销毁处理记录如超过保存期或因其他专门缘故需要销毁时，由集团办公室主管填写《文件销毁申请》交治理者代表审核、批准，由授权人执行销毁。

4.7 记录的保存期限记录的保存期限为三年。

4.8 记录的更改各相关中心依照工作需要提出记录格式的更改，执行《文件操纵程序》中有关文件更改的规定。

5 相关文件《文件操纵程序》。

6 记录《记录清单》记录清单编号：HJ-JL-4.2.4-01编制单位：集团办公室记录人：北京邮电大学后勤服务产业集团质量治理体系文件治理评审操纵程序编号：HJ-CX-5.6-3编制：郑永信 2002年11月 8日审核：崔秀玲 2002年11月14日批准：汪明福 2002年11月18日2002年11月19日颁布2002年11月25日实施文件修订状态记录编制：集团办公室治理评审操纵程序编号：HJ-CX-5.6-31 目的为了确保质量治理体系持续的适宜性、充分性和有效性，按策划的时刻间隔评审质量治理体系，特编制本操纵程序。