一、文档管理解决方案的优势面对竞争激烈的市场，最快地研发产品并投入市场成为企业竞争的重要手段，随着企业ERP系统的建设，使得最快地将产品投入市场成为可能，而因此带来的生产的进程加快，产品的研究速度加快，对相关的技术文档的管理提出了越来越高的要求，产品的相关文档（如：设计图、像片、相关技术文档等）的增长正在急速增加。

因此高质有效的文档管理变得越来越重要。

DMS系统通过提供一个大范围的文档管理功能，支持不同应用程序之间的文档和数据交换。

并且通过R/3集成各种应用程序模块内的文档管理来实现企业范围内各种文档的管理。

你还可以裁剪文档管理功能来满足个别用户的需要。

各种选项包括权限规定，指定文档号、选择信息记录的数据字段。

DMS （文档管理）模块与R/3中的各功能模块配合，为企业提供管理范围内文档管理的功能，使得财务凭证、生产业务文档和人员档案附件从创建到存储都得到完善的管理。

二、文档管理系统（DMS）SAP-DMS是集档案管理与计算机辅助设计于一体的大型应用系统。

完备周密的档案管理功能，对档案进行分类建库管理，提供内部保密机制、控制对文档库的读写及提供档案库内部的级别限制，严格的保密性和可靠性等功能。

采用SAP-DMS文档管理系统解决方案，您可以获得支持企业业务过程中的实时文档数据，它还有助于您规范企业档案的管理。

SAP-DMS通过提供一个大范围的文档管理功能，支持不同应用程序之间的产品文档和数据交换。

并且通过R/3集成各种应用程序模块内的文档管理来实现企业范围内各种文档的管理。

你还可以裁剪文档管理功能来满足个别用户的需要。

各种选项包括权限规定，指定文档号、选择信息记录的数据字段。

系统相关功能介绍如下：•概述文档管理系统将文档在SAP系统中更紧密的集成。

为了集成SAP系统中不同用户的需要和不同应用模块数据整理的文档，将不同时间、区域产生的相同数据保存在文档管理系统中，通过不同的用户授权，查看到自己需要的文档。

SAP 文档管理系统概述Far reaching integration in the SAP System as a whole文档管理功能包括以下特征：•文档生命周期管理•文档登录及撤消•文档结构及文档等级•文档分类及详细说明•文档检索及显示•文档审计•状态更改信息控制或工作流集成R/3的文档管理系统使你能在整个公司范围内得到并使用文档，并连接它们到来自各R/3的应用领域的对象，如财务凭证、员工档案文件、项目管理文档分解结构等等。

DMS可以满足多方面的需求，为了管理好文件，SAP提供了相应的文档管理流程：从文档的生命周期管理到文档的审计，从文档的登录再到文档的存储，或者文档的撤销，利用网络技术，使得每个文档都能从任何地方访问到。

这样使得文档成为企业的真正意义上的共享资源。

• DMS 的集成性CAD 系统 SAP 归档链接工程变更管理业务对象链接工作流 分类系统物料主数据和物料清单 与外部系统的集成系统用户和授权用户SAP 系统的综合业务Document 与DMS 集成的系统界面SAP 文档管理包括了一个管理文件的功能范围，它可以储存在你的SAP 系统和外部系统。

SAP 文档管理为你提供了一个广阔的管理生产文件的功能范围并且确保了不同应用程序间的数据能自由交换。

SAP 系统的高度集成提供了一个广阔的功能范围，配置系统的时候，你将有许多的选择权，以满足你公司的特殊要求。

文档管理能够适应对不同用户组和工业部门的需求。

R/3系统还支持一种标准化的交互式接口。

这对于整合同一家公司扩展供应链中的工程和设计流程来讲是一个至关重要的模块。

这种接口不仅可以用来集成CAD （计算机辅助设计）系统，还可以将所有类型的工程应用软件连接到R/3系统上。

CAD 接口文档管理系统支持同外部（非SAP ）系统的接口，包括SAP Archive Link 和R/3 CAD 接口。

这使得用户可以从CAD 系统更新R/3文件的信息记录。

同样，系统允许你从R/3的文档管理系统访问并显示CAD 图纸（CIM 集成）。

与工程变更管理组件集成R/3文档管理与工程更改管理密切集成。

R/3通过更改号控制版次，在物料清单和工艺流程中将文档更改同主文件数据更改连接起来。

零部件及产品的设计图纸保存在光盘文档中。

文档信息记录建立设计图纸同相关的物料主文件之间的连接。

二者都可以用R/3分类系统的搜索功能查找。

与CAD系统集成SAP-DMS提供您利用分类系统搜索功能查找所需要的备件图纸。

可以用CAD接口将图纸从光盘转到你的CAD系统，进行工程更改并在工程数据库中生成图纸及文档信息记录的新版本。

当你发布新版图纸时，可通过CAD接口来更改R/3的BOM。

在发布新版图纸的同时，R/3为生产工艺生成一个信号，通知负责人核查并下达经过更改的零件的工艺流程。

SAP的文档管理系统还和SAP的其他功能模块（如：PM、R/3 CAD、工程更改管理等）以及各种外部系统（CAD等）等紧密集成在一块，那么这就意味着你可以通过许多不同的方式处理文档。

总之通过DMS和R/3的其他模块的集成管理，使得在文档和企业的管理活动、生产活动紧密结合，并且随着企业的管理活动、生产活动流转更新，从而使得文档管理不再是使单一的文件管理，而是和企业的管理紧密集成在一块，变成了后勤系统的核心功能。

工程图纸作为设计人员智慧的结晶、社会的宝贵财富，妥善保管与有效利用是至关重要的问题。

DMS系统是集档案管理与计算机辅助设计于一体的大型应用系统，它的推出，为工程图纸的再利用与档案管理，带来了一场历史性的革命。

它使得企事业单位浩瀚如海的图纸档案有了一个理想安全的归宿。

与MICROSOFT OFFICE系统的集成Change document:Basic data design drawing (DRW)originals Document Data Addnl Data Descriptions Object links Version: Part Document P-100Status log Classification000 00Deletion indicator Document strc.Document CAD indicator Hierarchy DOC Word DocumentMicrosoft Office Integration 与Microsoft Office 的集成SAP-DMS 系统提供与Microsoft Office 的集成，用户能简单的通过Microsoft Office 应用软件在SAP 系统中显示原始文档的内容。

支持多语言方式应用模板的创建，使用Microsoft Office 可以创建其他的原始文档。

当你使用Office 应用系统处理文档时，你可以从SAP 系统中将文档数据还原成原始的应用文档。

• 文档的维护管理近年来，产品复杂性的增加使得开发工具日益综合化的发展，计算机辅助设计系统（CAD ）和更多先进程序间的处理，例如象计算机半自动制造业系统（CAM ）。

CAD 和CAM 工具已经被运用到优化产品的运行时间和提高产品质量。

这些处理变得越来越复杂，有关于需求的技术文档的管理系统变得越来越完善。

对产品描述（如：设计图表，照片和文本）的许多不同的程序表明了在数字存储数据有一个巨大的增长。

在SAP里，文档（Document）的含义是源文件和SAPDIR（Document Information Records）的集合。

源文件（Originals）可以是外部的载体、NC程序、合同文件、计算机产生的其他文件如CAD、DOC等，可以进入SAP的KPRO（knowledge provide）,相当于一个很好的文件服务器，但是它是按照区域去管理的，不是文件夹的方式。

SAPDIR就是文档的主关键字，可以将DIR联接到SAP的其它对象上，如物料、设备等。

SAP-DMS把文档管理连接到用计算机处理的开发和生产系统，避免了数据的冗长，维护数据的一致性并且减少有关数据的输入和更新的工作量。

为了最大限度的实用大的数据库，必须快捷和安全的进行数据的交换。

你可以直接通过电子搜索工具取得你所需的数据，或者使用一致的参数寻找文件。

你还可以通过互联网/内部互联网搜索和现实原始应用文件。

通过减少对路径任务的访问时间和工作量，可以相应地降低成本。

根据企业专用程序用手工或系统自动的方式，使用文件描述对DMS中已被管理的文档进行描述。

这确保了由有关负责人员和外部有关人员能够看到和处理最新的信息资料。

在产品生命周期的过程当中，精确产品责任法意味着文件归档越来越重要。

一个希望质量管理进行鉴定(IS9000 IS9006) 的企业仅仅只可以通过使用高度的操作文档管理功能获得精确的质量要求。

SAP文档管理能够满足所有这些复杂的要求。

除了管理文档，还可以调整文件的处理。

用户可以自动操作一个文档的整个生命周期：（从文件的创建到文件的储存，从访问到更新）。

每一个文件都能由计算机通过网络快速的进行访问。

DMS为每个文档维护信息记录。

信息记录包括以下信息如：文档状态、人员责任、更改号，同其他文档对象的连接、存储数据及其它行政管理数据。

在SAP文档管理系统中用文档类型（document type）来实现对不同文档的控制，细分文档类型取决于文档特征和文档特征的有序处理。

文档类型一般用来区分不同特征或者数据组织方式（文件格式）的不同文档。

它可以控制文档和相应的应用程序进行关联，同时它可以通过状态网络控制处理过程的流动。

不同的文档类型都能处理一种不同的文档。

这些文挡可以包括NC程序、设计图纸、以及诸如合同文本等文档。

你可以直接用扫描的方法输入文档数据。

不论如何，R/3总是通过一个信息记录将你的文档连接到另一个系统业务对象。

•文档的存储和访问在SAP文档管理系统中，可以采用许多不同的方式进行文档的存储，例如：SAP系统数据库、归档系统等，并且还可通过数据接口的方式将文档存放于其他的系统上，当然如果企业采用了SAP的知识管理（KM）,则可以将文档存放于SAP的知识管理库中，使得SAP的知识管理和DMS系统完整的结合在一起，从而为企业提供了最大的知识共享和流通。

SAP DB原始文档工作区 客户端服务器 max. 99 additional files 2 Originals withadditional filesN Originals with原始文档安全存储区文档存储区域D MS 文档信息记录文档信息记录Version: 00Data carrier:Original: hidden Version: 00Data carrier:Original: hidden Version: Data carrier:Original: 客户端 服务器原始文件的安全区 拷贝原始文件访问DMS 文档为了保护文档的安全，做到文档的实时共享（任何人都可在同一时间访问同一个文档，系统在对文档进行访问时，先将需要的文档从文档的存储系统拷贝出一个副本存放于访问者的机器或中间某个服务器上，以便访问者进行访问和修改，并且在在对文档进行访问的过程中，系统可根据文档的类型自动调用已集成相关的软件，以便用户进行文档的操作（如：如果为doc 文档，则自动调用office word ，如果为3D 图片，则调用AUTOCAD 或3DMAX ）,用户可根据自己的需要，进行相关的配置，以便系统正确选择。