昆山金亿机械电器有限公司
文件与资料控制程序
1．目的：
对本公司文件与资料实施控制，确保对本文件要求的文件和以及必要的外来文件进行控制。

2．范围：
适用于本公司关键材料、元器件采购、生产、检验、包装至施工、客户服务等各阶段作业中，公司内部、顾客及供应商提供的文件和资料的控制。

3．职责：
4．控制内容
4．1文件编号原则：各项文件制订、修订由品管科以编号原则编号。

编号原则：
质量手册：用QM-★★表示。

其中字母QM代表质量手册，第一、二位数字代表流水号。

程序文件：用OP-★★表示，其中QP代表程序文件，第一、二位数字代表文件编号。

检验文件：用QJ-★★表示，其中QJ代表检验文件，第一、二位数字代表文件编号
工艺文件：用QW-★★-★★表示，其中QW代表工艺文件，第二位数字01表示工艺守则、02作业指导书、03 设备操作规程、04 管理作业文件，第三位数字表示文件的顺序号；
技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件：用QP-★★表示。

QP代表技术条件\企业标准\产品图纸\设计文件，第二位数字代表文件流水号。

外部文件：用WL ★★★★★★--★★表示，其中第一、二位字母代表外单位，第三、四、五、六、七、八位数字年月日，第九、十位数字代表文件流水号。

4.2文件制订、修订、废止作业
（1）文件制订作业：由各部门指定专人，或编制部门主管审核后发行及控制。

（2）文件修订作业：文件若不合于现状，需修改增订，修改后的文件再依文件作业的程序发行。

（3）文件废止作业：由提议部门填写「文件修订、废止申请单」，品管科做废止，回收已发出的所有该项文件。

（4）报告记录的制订、修订、废止作业：所有制订的报告记录直接由品管科汇总成册，依规定编号，后续若有修订、废止时，编号不变，分发新报告记录及回收旧报告记录。

4．3文件分发、回收作业
（1）经颁布发行的文件，品管科复印适当份数后发行，并请收文部门签收。

修订及废止时，品管科发行新版时，回收旧版文件，回收并加盖“作废”以做区别。

对外文件分发由品管科签收，分发时应加盖“受控文件”，失效或作废时要予以回收。

文件保管部门：原稿一律由品管科保存，分发的文件由各部门自行保存。

（4）各部门回收的旧版文件由品管科统一销毁，要加盖“作废章”以示区别。

4．4文件管理
（1）现场使用的作业文件须置于作业场所，非现场使用的文件指定专人集中保管。

（2）各部门不得在正式文件上加以标记或书写任何文字、图形或符号。

（3）品管科设专人管理文件，以确保资料正确使用。

4．5外来文件的管理
本公司主要对顾客提供的图纸、工艺文件，产品标准、行业标准、供应商提供的产品目录、3C认证标准实施管理和控制，各部门接收到上述文件后，直接转给品管科，品管科将上述文件进行编号，并登录于《外来文件汇总表》中，将原件作档案保存，其他部门需要文件时，按本程序4、3条的规定实施控制。

5．相关文件：无。

6．使用报告记录：
6．1文件申请、修订、废止申请单；
6．2文件分发、回收控制表；
6．3文件汇总表；
6．4外来文件汇总表；
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文件修订、废止申请单表单编号：RD003
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文件修订、废止申请单单编号：RD003
昆山金亿机械电器有限公司
文件分发、回收控制表表单编号：RD004
昆山金亿机械电器有限公司
文件汇总表表单编号：RD005
批准：编制：
昆山金亿机械电器有限公司
外来文件汇总表表单编号：RD006
批准：编制：。