情景思考
１、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解， 说说她应当如何做。 ２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。
一、发文办理的含义
温故而知新
发文 办理
以本单位名义制 发公文的过程
草拟 分发 审核 登记 签发 用印 复核 缮印
二、发文办理的实质
1. 通过发文行使法定的 职权、表达意图、传递 信息。
发文 办理
2.发文记录了本单位内 外工作活动过程，为本 单位积累档案奠定了基 础
3.单位发文的形成与过 程是由众多工作人员共 同参与的组织行文。
三、发文办理的程序和特点
拟稿
会稿会商 会审
缮印与校对
审核
签发
会签
复核
环节之间具 有连续性、 确定性、不 可逆转性
用印或签署
催办
登记
发送或公布
注发 办结处置
1、拟稿
• 第二天： • 王俐：小胡，昨天让你写 的通知草稿写怎么样了？ • 小胡：哦，早完成了，昨 晚我就放到李总办公台上 了。 • 王俐：放李总那去了？这 么快？ • 小胡：有什么不对吗？不 是说李总看过同意了就发 吗？ • 王俐：那你的底稿还有吧？ 拿来我先看一下。 • 小胡：你也要看？对不起， 我不知道，喏，这是，你 看吧。
四、三个统一
文书处理工作具有统一性：统一的程序、统一的管理 三个统一： 统一收文、统一发文、统一管理
强调：加强制度建设，完善文书管理
签收、登记、传阅、保密„„
第二节 发文处理
发文处理是公文形成的重要阶段,是指各 种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处 置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、 签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。
7、发文传递与公布
直接送达收文机关 普通邮寄 机要通信
发文传递
机要交通 文件交换 电信传递 发文传递是连接文件的发文程序与收 文程序的通道。 签定合同、协议书、意向书等文件时 往往采取互换文本的方式进行传递。
文件的公布
文件公布是将发文单位的意图最 快地传递给收文者的有效方式。
本节回顾
发文流程:幻灯片
3、签
签发的分工
发
签发是绝大多数公文生效 的必要程序，文稿只有经 过签发后方能成为定稿， 具有正式文件的效用。
以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负 责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部 门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人 或者由主要负责人授权的其他负责人签发。 联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办 单位依次会签
11、幻灯片 13
本节补充
签发 类型：正签、代签、核签（加签）、会签 签发的权限 签发的原则：先核后签 签发规范：发文稿纸 “发”、“急发”；代签时标 注“代”“代签”字样。需核签或加签的要明确 “请某某同志审阅后发出” 查办 方式和要求
任务情景回放
王俐：（对刚招聘进来 的秘书）小胡，最近正值 公司业务旺季，公司人手 紧缺，可又不能招人太多， 所以经常要加班，按照李 总的意思，加班费如何计 算，他让我们先拿出个初 步意见来，他同意后下个 通知，所以你先起草一下 这个通知，注意一定按国 家相关法律法规来写。 • 胡：好的，我马上就写。
复核与注发
复核，即核发，公文在正式印制前，文 秘部门所进行的复查审核。 注发，规定印数与印制及发出的时限 校对内容和校对格式：包括发文的用纸 大小、版面设置、行距、字距、公文中 各组成部分的标识等是否符合有关规定。 校对的要求 1、人员组织上注意弥补个人局限性。 2、正确使用校对符号。 3、用另色笔工整、清晰标示。 4、签署意见和注明校对人。
教学规划
教学目的
1、使学生对文书处理工作有一个较清晰的了解。 2、掌握收文、发文办理程序，并掌握文件的管理。
教学重点
1、发文处理 2、收文处理 3、办毕文书的处置
教学难点
1、发文处理流程 2、收文处理流程 教学方法 讲授、讨论、实训 教学手段 多媒体 教学时数 12课时
教学内容
一、文书处理工作概述 二、发文处理 三、收文处理 四、办毕文书处置
温故而知新
案例总结
文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重 要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具 有权威性和约束力。文件的制发一定要按照规范的程 序进行。 宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。 首先部门经理的文稿不能随便打印在复印纸上， 应该启用公司的专用文件纸； 其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审 阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖 章； 第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不 能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份 盖章后发出。
形成 文稿
3.会稿与 会商
2.起草
2、审核
（1）核稿的范围与内容
1）是否确需行文 2）行文名义是否妥当 凡文件内容涉及全面的、重要的、方针政策等问题的， 3）报批程序是否符合规定
应以单位名义发行；一般的业务性问题的文件则由 4）内容是否符合党的路线、方针、 有关业务部门行文。
5）涉及多个部门的事项是否协商一致 政策和国家的法律、法规 6）所提措施和办法是否切实可行
发文登记簿
发 文 日 期 发 文 号 密 级 文 件 标 题 收 文 单 位 共 印 份 数 发 出 份 数 拟 稿 单 位 签 发 人 备 注
风光公司关于发放加班费的通知
各位同仁： 鉴于目前公司业务繁忙，各部门加班频繁的现状，公 司根据国家相关法律法规规定，决定给加班人员计发加班 费。现将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有加班的员工。 二、加班的界定：法定工作时间（八小时）以外的工 作皆按加班处理。 三、发放的标准：经决定按个人每小时平均工资的三 倍发放。 四、注意事项：加班费发放需依据部门领导签字和至 少一位同事书面证明，请加班人员注意备齐相关材料。 特此通知 ！ 办公室 二ＯＯ五年六月二日
情景任务
（秘书办公室内） 王俐（对刚招聘进来的 秘书）：小胡，最近正值 公司业务旺季，公司人手 紧缺，可又不能招人太多， 所以经常要加班，按照李 总的意思，加班费如何计 算，他让我们先拿出个初 步意见来，他同意后下个 通知，所以你先起草一下 这个通知，注意一定按国 家相关法律法规来写。 • 胡：好公文处理即指公文的办理、管理、整理与归档等 一系列相互关联、衔接有序的工作。 该定义揭示了文书处理工作的内容： 文书办理、文书的整理与归档、文书管理 本节需掌握的： 一个流程图；两个注意；三个原则与三个统一
一、文书办理系统程序流程图 文书办理系统程序流程图： 二个流程，七八个程序。
• 会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或 部门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同 意后方可发文。 • 审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审 阅前，由秘书部门负责。 • ——小胡错在哪里知道了吧？ • 签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最 后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得 擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正 签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批 注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日 期。 • 缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷 就是批量“复制”文字、图形等。 • 用印：在正式文本上加盖印章。
1.领受 任务与准备 4修改 文稿
引用公文应当先引标题， 后引发文字号。 日期应当写明具体的年、月、日 结构层次序数， 第一层为“一、” 第二层为“（一）” 公文中的数字，除成文日期、 第三层为“1．” 部分结构层次序数和在词、 第四层为“(1)”
词组、惯用语、缩略语、具有 修辞色彩语句中作为词素的数 字必须使用汉字外，应当使用 阿拉伯数字
实务训练
经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见” 并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文 处理任务呢？ 请各小组在讨论的基础上： 1、写出本小组具体的发文处理流程； 2、进行简单的模拟演练。
温故而知新
总结：高洁的发文处理流程
1、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。 2、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。 3、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了个别修改。 4、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再 一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白A4纸输出该文件并 附上文件签发单一并交给经理审查。 签发单 5、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。 6、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二 十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。 7、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。
校 对
6、用印与签署
印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大 部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文 机关对文件生效的认可,对此负有法律责任。
发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章 联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 联合上报的公文，由主办机关加盖印章
6、发文登记
序 号 日期 文号 文件标题 密 紧急 主送 抄送 级 程度 机关 机关 份 数 归卷 情况 备 注
风光公司关于加班费计算方法的通知
各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛 苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大 家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公 司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将 有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最 少一位同事口头或书面证明。 办公室 二ＯＯ五年六月二日
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二、三个原则
文书处理工作的三个基本原则
1、实事求是的原则 2、精简的原则 3、高效的原则 知识点回顾:文书工作的要求? 准确、集中、高效
三、两个注意
文书工作中应注意的两个方面： （一）密件 1、确定密级 2、保密期限确定 3、密级的升、降及解密 4、密件的传递 5、密件的管理 （二）急件 1、随收随送。 2、随收随办。 3、及时送核，加速缮印。 4、及时封发，加速传递。 5、单独登记，加强催办。