昆山杰特兴电子实业有限公司编号J-COP-01-2011
版本 A 1
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文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20
1 目的
为确保质量管理体系运行的所有场所使用的文件是有效的版本，必须对质量管理体系有关的文件进行控制。
2 范围
适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。
3 职责
3.1质量部负责编制文件目录及质量管理体系文件包括外来文件的管理。
3.2各部门负责组织本部门文件的编写、审核、管理工作等。
3.3总经理负责质量管理手册的批准和发布
4 工作程序
4.1文件的编写和审批
4.1.1质量手册由文件编写小组编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.1.2程序文件由各相关职能部门人员编写，体系专员审核，管理者代表批准。
4.1.3工作文件、专业技术文件由各部门或各工程技术人员编写，各相应部门负责人审核，
管理者代表批准。
4.2文件的状态
本公司质量管理体系文件分“受控”和“非受控”版本。
受控文件必须始终保持为有效版本，并加盖蓝色受控印章，非受控文件本公司不负责更新或换版仅供外部人员使用。
4.3 文件的分类
公司文件分为三类
4.3.1 质量手册
4.3.2 程序文件
4.3.3 工作文件
A．作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准、工作标准（职
编制审核批准
日期日期日期
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文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 务说明书等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）。
B．其他质量文件：可以针对产品、项目或合同编制的计划或其它标准、规范等。
4.4 文件的编号方法
4.4.1 质量管理手册编号方法：
XX - QM------XX----XXXX
编订年份
版本号A，B，
文件类别代号：QM-质量手册；
企业代号：
4.4.2 质量管理程序文件编号方法：
XX - COP ------XX----XXXX
编订年份
编订序号，01，02，…
文件类别代号：COP-程序文件；
企业代号
4.4.3 质量工作文件编号方法如下：
XX - XX ----XX---XX
工作文件序号，001，002，…
部门代码
WI-工作文件
本公司代号
4.4.4质量记录编号方法如下：
XX - XX ----XX---XX
记录表单序号，001，002
版本号（A1、A2～A10；B1～）
部门代码
本公司代号
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4.4.5 公司及各部门代码
部门代码部门代码部门代码
公司代码J 工程部RD 行政人事部AH
生产计划部PMC 生产管理部P 财务部 F 采购部S 质量部Q 市场营销MS
4.4.6 文件格式原则上采用以下要领：
1）名称栏记入编制文件的名称、标题。
2）文件编号、版次、页码、拟稿、审核、批准、实施、发布日。
3）程序文件编写内容如下：
A.目的，
B.范围，
C.职责，
D.工作程序，
E.术语解释（可选）
F支持性文件（可选），G. .相关记录（可选），H流程图
4.5 文件和资料的管理
4.5.1 文件发放由管理者代表根据责任与岗位需要确定文件发放范围，经总经理或其授权人
批准后由质量部工作人员负责发放到有关部门，并在《文件发放与回收表》中记录。
质量管理文件发放前盖上“受控”章，确定发放生效日期，作为有效受控版的标识。
4.5.2 质量管理手册、程序文件原件由质量部保存，各部门保存其有效版本的复印件或PDF
电子档，各部门作业指导书由各部门自己保管；如有特殊需要保存旧文件时，应在旧文件上，每页加盖红色作废印章，与质量有关的作废文件保存期为三年，技术类长期保存。
4.5.3 作废文件由质量部统一收回，登记入册，定期销毁。
各部门需要作为资料保存的作废
文件，由本部门负责人批准，由质量部加盖“作废”章保留并统一保存。
4.5.4 若要借阅文件，由质量部专人负责，做好记录后方可借阅。
4.5.5 文件由质量部统一归档，并填入《文件总清单》，列出受控文件清单，并分别装订成册。
4.5.6 文件在使用过程中，如被污损、丢失，持有者应及时报告，申请补（换）发。
4.6 文件的更改
4.6.1 质量部组织内审人员，在每次内审前，至少对质量管理手册和程序文件进行一次评审，
对文件中与实际情况不适宜的地方加以修改，修改前应填写《文件更改单》经管理者代
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文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 表批准后实施更改。
4.6.2 除定期修改外，文件和资料需要更改时，文件更改应由发现人向质量部反映，质量部将
有关信息传达到文件原编写审批部门按4.1条款执行，并记录到《文件更改单》中。
4.6.3 多次更改或特殊要求时，由文件管理部门提出换版申请，按4.4.1条款发放，同时收回
旧版本，并在《文件发放与回收表》上登记。
1）文件修改
※修改时，将不适宜的内容删去，填修改后的内容；
※修改后需更换版本号，依A1，A2，A3…A10,B1…的顺序更改！
※在修改批准栏，依顺序填写修改日期、注明原因。
4.7 外来文件的控制
4.7.1 外来文件包括国际、国家、行业、地方的标准、法规和客户提供的文件等；
4.7.2在公司内使用的外来文件由质量部管理；当接到外来文件时，质量部将其登录于《外来
文件登记表》中，并交相关部门负责人审核确定其对本公司是否适用；
4.7.3 审批后的外来文件，作为本公司的受控文件，加盖“受控”章，并在《外来文件登记表》
中注明；
4.7.4 客户图纸图样、合同标准、规范要求等作为一种特殊的外来文件，应视为客户财产进
行控制，由市场营销部转至质量部，再由质量部统一编号，并作好标识，控制其分发；
当在使用中发现其图纸或标准不清时，应及时和顾客联系，并作好记录；对顾客文件要进行保密，未经顾客同意不得私自向外借阅或复印。
4.7.5更新后的外来文件须重新审批。
4.8 文件的更改、修订，由质量部在清单中注明文件更改修订状态。
4.9 记录表单的使用：新的表单更改后，原来印刷的旧版表单使用需在新版发行后2个月内全部消耗，不能消耗全部使用完的将作废停止使用处理。
4.10 考虑节能和环保，文件可采用电子版形式发布。
4.11 印章管理
4.11.1根据受控与非受控的状态进行管理，将所有的印章都进行标识，由印章使用者进行妥善保管，若有遗失、缺损等情况发生，应立即上报部门主管，申请作废，然后更换新印章。
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文件名称文件控制程序生效日期2011-09-20 5 术语解释
5.1 文件：信息及其承载媒体
6 相关文件
《记录控制程序》
7 记录
《文件发放与回收表》
《文件更改单》
《外来文件登记表》
《文件销毁清单》
昆山杰特兴电子实业有限公司
编 号 J-COP-01-2011
版本
A/1 文件类别 程 序 文 件 页 码 6 / 6 页 文件名称
文件控制程序
生效日期
2011-09-20
附：文件控制流程图 责权部门（人） 记录
是 有
否 无 质量部
质量部 相关部门 总经理 管理者代表
管理者代表 相关部门 质量部 相关部门 质量部 相关部门
外来文件登记表
文件更改单 文件清单
文件发放回收表
文件更改单
文件销毁清单
文件分类、编号
文件编制
审批 发布 发放相关部门使用
有无更改
外来文件识别
存档
标识
回收作废
失效文件
是否保留
更改
销毁
使用。