一、目的
对公司质量管理体系文件进行控制，确保各有关场所使用的文件都是有效版本。

二、范围
适用于公司质量管理体系文件和资料控制。

三、职责
1 本程序的主控部门为综合部，负责对文件资料的编目、分发、回收和销毁，对文件的控制结果负责。

2 总经理负责质量手册的批准和发布。

3 管理者代表负责质量手册以外的所有质量体系文件的审批和发布。

4 各部门负责相关文件的编制、使用和管理。

5 综合部负责对各部门的文件管理情况进行监督检查。

四、内容
1 文件分类
综合部负责编制《质量管理体系受控文件清单》，明确文件控制的范围和现行修订状态。

1.1 质量手册、程序文件由综合部管理。

1.2 支持性文件包括
a)、管理标准、管理制度、工作标准、岗位职责、技术标准（国家标准、行业标准、地方标准、企业标准）、检验规范、质量记录文件。

由各部门保存并报综合部备案。

b)、质量计划、作业文件、操作规程、作业指导书等由使用人保存。

c)、与质量管理体系有关的法律、法规文件由综合部保存。

2 文件编号
2.1 质量手册
采用：公司代号-手册代码－手册版本号/修订状态号码的样式构成。

公司代号为公司名称主体词“银谷玫瑰科技”的汉语拼音的首字母的大写；手册代码采用“质量管理体系”的英文缩写，即QMS；手册版本号采用英文字母表示；反斜线后的修订状态号码用数字来表示。

如：《质量手册》文件编号为：YGMGKJ-QMS-A/0，意思表示为，银谷玫瑰科技质量管理体系文件质量手册，第A版，第0次修订，即未修订的初发布版本。

2.2 作业文件
采用：文件代码加空格，加文件编号，加横线，加四位年代号构成。

——
发布年
代号
文件顺序号
文件类别代码
第一部分：文件类别代码
操作规程为 OP；记录为 QR；管理文件为 MP；TS代表技术标准
质量管理体系手册为QMS
涉及各部门文件，代码前加本部门前两个字的第一个大写字母。

如OP-001-2012，即：OP表示程序类文件，001表示程序类第一个文件，2012表示该文件的发布年代。

(OP 代表操作程序类文件、MP代表管理标准类文件、TS代表技术标准类文件)
2.3 质量记录的标识号
采用：文件代码加相对应的标准条款号，加横线，加流水号组成。

如：PK—QR－001；QR，代表质量记录； 001流水号；PK代表品控部。

3 文件的编制、审核、批准
3.1 文件发布前应得到批准、以确保文件是充分的、适宜的。

3.2 质量手册和程序文件由综合部负责组织编制，管理者代表负责审核，总经理负责批准、发布。

3.3 各部门的作业文件、技术文件由各部门编制，分管领导审核，管理者代表批准发布，并报送综合部登记、存档。

3.4 公司管理性文件由综合部负责编制，由管理者代表批准发布。

4 文件的分发和管理
4.1 文件分发由其审批部门确定分发范围，综合部负责登记、发放，领用人在收／发文登记表上签字。

4.2 分发时，文件应填写分发顺序号作为受控号，并在封面上加盖“受控”印章。

4.3 文件持有人调离原岗位时，原发放部门应及时收回并予登记，公司内部机构调整或变更时，综合部负责协调处理受控文件的交接工作。

4.4 文件严重破损时，文件持有人到综合部办理更换手续，交回破损文件补发新文件，仍延用原分发号，破损文件由综合部负责销毁。

4.5 文件丢失后，原持有人应提出书面申请，管理者代表批准后，重新办理领用手续，并仍沿用原分发号。

4.6 “受控”文件不得随意更改其内容和复制。

确需复制的需经文件归口管理部门负责人批准，综合部加盖“受控”印章，否则复印件无效。

复印件的编号方法：在原件发放号后加注－1或－2作为受控号，以便发放登记。

4.7 作废或超过保管期的文件，综合部负责收回、登记和销毁。

因知识积累确需保存的作废文件，由留用部门提出申请，管理者代表批准，综合部加盖“作废保留”印章，申请部门保管。

4.8 文件外借应由文件归口管理部门负责人批准，借阅人填写“借阅登记表”并签字。

归口管理部门负责按期索回。

原稿文件一般不得外借。

4.9 各部门负责本部门文件管理，保持文件清晰完整和整洁。

4.10 文件审批原稿由综合部负责归档保存，保存期一般为三年。

4.11 “受控”、“作废保留”等印章由综合部统一管理和使用。

4.12 综合部每年发布一次现行有效文件总清单，供使用单位核查，以保
证在规定场合均能识别文件的现行修订状态和有效版本。

5 文件的更改
5.1 文件需修订或更改时，由原审批部门审核、批准。

原审批部门已被撤销时，现审批部门须获得原审批所需的背景资料。

5.2 文件的更改部门填写文件更改通知单，说明更改的原因和内容，注明更改标记和更改生效日期，经批准后，由综合部按发放记录进行追踪更改，更改人签字并在更改处作上更改标记。

5.3 文件更改办法
a) 划改：部分更改采用“划改”方法，在原文件相应条款处进行修改。

即在需更改的文字上划两道横线，并在原文附近适当位置写出更改后的内容。

b) 换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，单页文件累计更改面积不得大于页面有效面积的1/4或单页文件划改不超过四处，否则必须作换页处理。

c) 换版：文件有重大更改或最新排版时需要换版。

新版文件生效时，旧版文件随即作废。

换版后的作废文件由综合部收回。

6 公司所有外来质量文件由综合部负责收集、整理和统一控制，识别、制定有效外来文件清单，并将文件下发到各使用部门。

7 文件的保管
7.1 文件应分类保存，便于检索，易于识别。

7.2 质量手册和程序文件，由综合部备案保存。

7.3 部门工作文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理标准（部门管理制度、岗位责任制和任职要求等）；操作标准（作业指
导书、操作规程、检验规程等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准等）；部门质量记录文件、台账等。

由各相关部门自行保存并报综合部备案存档；
7.4 其他质量文件：可以是针对特定产品、项目和合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

由各相应的业务部门保存、使用。

7.5 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由综合部保存。

8 文件的评审
8.1 文件在下列情况下应进行评审：
A、管理评审；
B、文件的大范围变更（更换版本）；
C、当出现重大质量事故；
D、当组织机构调整之后；
E、最高管理者要求评审时。

8.2 文件经评审后如要求变更或修订的需按本节5条要求执行。