XXX有限公司
文件编号：XX-QD-BG-04
文件和档案管理办法
1.目的
为规范公司文件和档案的管理，对运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

2.范围
3.
3.1
3.1.6
3.1.7
4.
4.1确定文件种类
a.方针、目标和指标；
b.实现方针、目标和指标的策划；
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据；
b.特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料；
c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣
工验收报告及相关审查结论和批复意见；
g.
4.2
；
4.3指定编写人
；
办公室负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制。

4.4进行编写
a.目的：明确编制本文件要达到的目的；
b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围；
文件层别号
文件类别（QP）
公司代号DH
其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03………等；
文件类别为：管理体系用QM标识，程序文件用QP标识，部门自有的管理制度用部门拼音首字母组合标识，如办公室用BG标识。

文件编号要求源自于《文件编写编码管理办法》。

4.5
a.
b.
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由工艺部部负责人审批；
d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4.6发放控制
4.6.1办公室发布综合管理文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。

该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。

办公室，办公室保存文件原件。

受控文件清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。

4.7
4.7.1
4.8
4.9
按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

定期对记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。

保存期限依据记录台帐中保存的期限规定。

记录保存人按照记录台帐中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。

5．相关文件
5.1DH-QD-TX-01文件编写编码管理办法
6．相关记录
6.1DH-QR-TX-001文件发行修订废止申请表6.2DH-QR-TX-002受控文件清单
6.3DH-QR-TX-003质量记录一览表
6.4DH-QR-TX-004外来文件清单。