合同档案管理岗位说明书
岗位概述
合同档案管理岗位是负责组织、管理和维护公司合同档案的工作岗位。

合同作为企业重要的法律文件和经营活动依据，对其管理至关重要。

该岗位要求具备良好的合同管理、档案管理和信息技术技能，能够确保合同档案的安全、完整和方便检索使用。

本文将从合同档案管理流程、具体职责和能力要求等方面介绍该岗位。

一、合同档案管理流程
合同档案管理包括档案收集整理、档案存储保管、档案检索利用和档案销毁归档等环节。

下面将逐一介绍每个环节的具体工作。

1. 档案收集整理：合同档案管理岗位的第一步是收集和整理合同文件。

合同档案管理人员需要与相关部门合作，确保及时收集到合同文件，并按照一定的分类标准进行整理和编目。

例如，按照合同类型、签订日期和相关部门等因素进行归档分类。

2. 档案存储保管：合同档案管理人员需要将整理好的合同文件进行存储保管，确保其安全、防止丢失和损坏。

常见的存储方式包括实体档案柜和电子档案管理系统。

对于实体档案柜，合同档案管理人员需要进行分类编目，确保档案位置清晰，并定期进行盘点检查。

对于电子档案管理系统，合同档案管理人员需要进行合同文件的数字化处理和建档登记，并制定安全管理措施，保护档案的安全和完整性。

3. 档案检索利用：合同档案管理岗位需要提供合同档案的检索和利用服务。

当相关部门需要查阅合同文件时，合同档案管理人员需要快速准确地提供所需信息。

为此，他们需要熟悉合同文件的编目和存储位置，并掌握档案检索系统的使用方法。

4. 档案销毁归档：根据规定的保管期限，合同档案管理人员需要定期进行档案销毁和归档。

销毁时，需要按照一定的程序和方式进行合同文件的销毁，以保护公司和客户的利益。

归档时，需要对保留的合同文件进行整理、装订，并按照规定的档案保管期限和归档位置存放好。

二、具体职责
合同档案管理岗位的具体职责包括以下几个方面：
1. 收集、整理和归档合同文件，确保其分类清晰、编目规范。

2. 负责合同档案的存储保管，包括实体档案柜和电子档案管理系统的维护和管理。

3. 提供合同档案的检索和利用服务，及时准确地提供所需信息。

4. 针对合同档案的销毁和归档工作进行安排和执行，确保合同文件的安全和合规。

5. 监测档案管理政策和流程的执行情况，提出合理化建议和改进方案。

三、能力要求
合同档案管理岗位对于员工的能力要求较高，需要具备以下几个方
面的能力：
1. 合同管理能力：熟悉合同流程和要求，了解合同分类和编目规范，能够从合同中提取和整理关键信息。

2. 档案管理能力：熟悉档案管理原理和方法，具备合理的档案分类
和编目能力，并能够运用档案管理系统进行合同档案的存储和检索。

3. 信息技术能力：熟练掌握电子档案管理系统的操作，能够快速准
确地检索和利用合同档案。

同时，了解数据备份和安全管理的相关知识，确保档案的安全性。

4. 沟通协调能力：与相关部门建立良好的沟通和合作关系，及时了
解合同信息和需求，并根据实际情况提供合理化建议。

5. 组织规划能力：能够合理安排和分配合同档案管理工作，确保工
作的高效和质量。

四、总结
合同档案管理岗位的工作十分重要，需要员工具备合同管理、档案
管理和信息技术等多方面的知识和能力。

只有严格按照档案管理流程，积极配合相关部门的工作，才能确保合同档案的安全、完整和方便检
索使用。

合同档案管理岗位需要员工具备专业素养和细致耐心，才能
够胜任这一职责。