学号：127142008112604034成绩：西安翻译学院高职高专毕业论文题目：浅析外贸函电中常用词汇的特点作者：张萌指导教师朱广珍专业班级08级商务英语4班院系外国语学院完成日期2010年10月浅析外贸函电常用词汇的特点张萌外国语学院08级商务英语4班（西安翻译学院，陕西西安 710105）An Analysis on the Characteristics of Common Vocabularyin Foreign Business CorrespondenceZhang MengBusiness English, Class 4, Foreign Language College(Xi‟an Fanyi U niversity, Xi‟an 710105)摘要: 外贸函电课程主要培养学生对外贸信函的理解、翻译和撰写能力，词汇是构成外贸函电的最基本单位，掌握常用词汇的特点是学好外贸函电的基础。
要想写出一篇好的信函，就必须掌握如何运用这些常用词汇。
本文从用词的礼貌性、简洁准确性、具有行业特点等方面分析了外贸函电词汇的特点，为写出一篇成功的外贸函电打下基础。
关键词: 外贸函电；词汇；特点Abstract: The course of foreign business correspondence mainly aims to help language learners acquire the ability of comprehending, translating and writing a business letter inforeign trade. As vocabulary is the basic unit of the foreign business correspondence，grasping the characteristic of these words is the foundation to learn it well. To write agood business letter in English, learners must master the usage of these words. Byanalyzing the features of politeness, conciseness and accuracy, and of using technicalterms, this paper mainly explores the characteristics of common vocabulary and lays asolid foundation for writing a successful foreign business correspondence.Key words: foreign business correspondence; common vocabulary; characteristic引言外贸函电传统上讲，指的是有着国际贸易关系的双方由于彼此的业务往来而产生的信件、电报或者电传，但在信息化高度发达的今天，外贸函电已不局限于纸质信件，也可以是电子邮件或传真。
随着国际贸易的不断深入发展，外贸函电作为信息沟通的主要商务沟通方式和工具，被广泛采用，也正变得日益重要。
其特定的社会功能使其呈现出突出的格式化特征，这些特点使它比其他的文体更专业化，更富有商业气息。
这篇论文主要从如何运用词汇的语气、特点等方面来抓住阅信人的注意力，并使其按照你所需作相应的事情，比如说，一封建立外贸业务关系的信函，你如何能用这样一封信就能打动对方。
掌握这些词汇以及这些词汇的语言特点就能让你轻松的得到更多的订单及收益。
一、外贸函电中的常用词汇外贸函电过程一般分为八个简单的步骤,每个步骤都是一块内容，各不相同，当然其中所应用的一些词汇，句型等都不同。
下面就分步来简单地看看外贸函电中各个步骤的常用词汇，然后再来分析语言的特点。
第一步：建立业务关系(establishment of business relations) 要想建交，首先必须获取客户信息，如公司地址、业务范围等。
例子有：we obtain the name and adress of your company from ...; we are a company of…;we‟re looking forward to establish business realations with you. 第二步：询函与询盘(general enquiry and specific enquiry)通常由买方向卖方提出，以了解货物的基本情况。
例子有：we‟reinterested in your products;please send us…; enclosed brochure and pricelist. 第三步：发盘及还盘(offers and counteroffers)发盘是指交易的卖方向买方提出具体交易条件，并按照这些条件交易；还盘受盘人对发盘的否定。
例子有：Please make us an offer CIFtianjin…;This offer is subjected to our confirmation; initial order. 第四步：接受或拒绝(acceptances and declines)是指对发盘的接收或者拒绝。
例子有：we‟re pleased to place a trial order; accept the order; in accordance with…第五步：支付(payment)这是对支付方式的磋商。
例子有：we usually accept irrevocable sight L/C in our favor; payment terms; CIF; FOB. 第六步：装运(shipment)这是卖方履行交货义务的行为，包括装运时间、运输方式等。
例子有：the whole lot; in bulk（捆装）; in steamer ship. 第七步：投保(insurance)买方或卖方应在货物装船，取得提单后向保险公司投保。
例子有：premium; WPA; FPA. 第八步：投诉及赔偿(complains and claims)货物如果出现问题后应向理赔机构提出理赔。
例子有：inferior quality; breakeage .二、外贸函电常用词汇的特点外贸函电的常用词汇根据其不同的特点，显示不同的作用，什么情况下要用祈使句、什么情况下要用反问句，这些都是有讲究的。
下面就来谈谈外贸函电常用词汇的语言特点。
2.1具有较强的礼貌性在外贸函电中，礼貌原则要求我们尽量从对方利益出发，站在“收信人”的立场上表达我方的意愿，考虑他人的愿望、问题、背景、感情等，并根据他人的经历来表达意见，鼓励对方与我们合作，从而促进业务的往来。
在书写外贸信件时，人们通常非常注意书信的语气，多采用礼貌而温和的语言，避免用过于直接或命令式、粗鲁的语言。
信的内容既充分表达了观点，语气又显得温和，很尊敬对方，很关心对方的利益。
换言之，礼貌意味着，即使在要求收信人偿还债务、拒绝其要求或者向其提出索赔，信函也保持温和与机智。
下面分析了一些如何实现礼貌性语言的方式：2.1.1把命令变成请求外贸函电中，通常会对对方提出要求，根据礼貌原则，便可以将生硬的命令式的要求改为婉转的请求，使对方更容易接受。
比较下面二组句子：（1）G ive us more detailed information about your requirement.Let us hear from you on these two points.（2）W ill you give us more detailed information on your requirement?Will you please(kindly) let us hear from you on the two points?为了使语气更易让对方接受，可以加上Please，Will you...，Will you please..., could you please...等表达，使语气更为谦虚、礼貌。
2.1.2缓和句子的语气在提出一些意见或要求时，为了使话语更为礼貌，常用：I'm afraid that..., We are afraid that..., we would say, we may(or might) say, we(would) think that..., it seems(or would seem) to us that..., we(would) suggest, as you are (or; may be)/aware 等表达方法来缓和语气，例如（1）You must cut off your order in half. We would suggest that you cut your order in half.(2)We have not yet had yourreply. It appears that we have not yet had your reply.（1）和（2）两组句子中第二句均比第一句更为礼貌。
2.1.3被动语态的使用在外贸函电交流中，大多数情况下使用主动语态就可以明确表达立场和观点，但在表示批评或指责等情况下，使用被动语态更得体、礼貌。
叙述同一件事情，主动句表达常含有谴责对方的意味，使用被动句，便可以缓和语气。
试比较：（1）For the past four years，you did not give us any suggestion. 可改为For the past four years，no suggestion has been given to us.（2）You did not enclose the letter with your requirement. 可改为：The letter was not enclosed with your requirement.比较修改前后的二组句子，明显可以看出，使用被动语态的句子更为婉转。
在语句中避免直接提到对方，弱化了责备的语气，言语得体，措辞委婉，达到了语用礼貌的效果。
2.1.4“if”条件句的使用在写作外贸函电时，时常会遇到表达要求或请求的情况，这时便可以使用if条件句，以便使得提出的要求更具有试探性，直接的要求也就变得更为礼貌得体。