物业合同评审程序指引
物业管理有限公司程序文件
--合同评审程序
1.目的
明确合同条款，保障供需双方权益，为合同评审提供指引。
2.范围
适用于公司各部门。
3.定义
与产品有关的合同：包括A类合同、B类合同。A类合同是指物业委托管理合同和新服务项目合同;B类合同指常规服务项目合同。
一般合同：指物资采购合同、服务外包合同、特约商户合同、房屋租赁合同等。
4.职责
4.1总经理负责物业管理合同的审批。
4.2分管总经理助理负责组织对新接管物业管理合同的评审。
4.3品质管理部负责组织A类合同的评审(除新接管物业管理合同)。
4.4各部门经理负责组织对一般合同的评审、签定B类合同以及对新服务项目合同评审的报批工作，并予以落实。
5.方法和过程控制
5.1 在合同评审前明确顾客需求及合同意向，凡不清楚、不确定的要求要与顾客沟通以达成共识，并在合同中予以明确。
5.2判断在质量、技术、价格、时间等方面满足顾客要求的能力。必要时，顾客可参加我方的合同评审活动。
5.3对A类合同的评审
5.3.1对物业管理合同的评审
5.3.1.1新接管物业管理合同的评审
A.新成立的物业项目，由分管总经理助理负责与地产确定物业管理合同的相关条款。
B.在合同评审之前,由分管总经理助理组织公司相关部门及专业人员,对拟受托项目进行考察,包括物业项目的建设规模、建筑质量、物业配套设施、建筑结构、周围环境、地理位置等方面。
C.根据考察资料以及委托方所提供的物业资料及技术资料,填写《委托项目物业情况一览表》，提交项目考察报告,分管总经理助理阅批。
D.在合同签订之前，分管总经理助理根据物业情况、委托管理方式、委托事项、结合我方服务计划、项目合作目标和收费标准等，组织公司相关部门，以会议或分别合议的形式，就合同事项及合同条款进行评审，并将评审情况记录在《策划方案/合同评审
记录表》上，报总经理审批。合同确定后，由总经理负责签定，合同原件交由总经理办公室保存。
5.3.1.2与业主委员会签订的物业管理合同的评审
A.已成立业主委员会的小区/大厦，由管理处按照公司《物业管理合同》范本并结合小区实际情况进行修订，并填写《策划方案/合同评审记录表》与修订样本一并发送品质管理部审核，总经理审批后方可签订。
B.品质管理部负责协助管理处与业主委员会签订，签订后加盖公司公章交总经理办公室保存原件。
5.3.2新服务项目的合同评审
5.3.2.1新服务项目信息来源包括：一线员工与顾客接触中反馈的信息、意见调查中反映的信息、顾客的投诉、建议、媒体等渠道的顾客信息。
5.3.2.2对顾客需求信息经过统计分析后，对拟提供的服务项目，由部门经理指定专人拟定服务方案。
5.3.2.3部门经理会同有关人员对拟提供服务所需的资源、技术能力、服务标准、价格等因素进行综合评审，确定有能力提供并能满足顾客需求时，将评审结果记录于《策划方案/合同评审记录表》(需签订书面合同时附合同草案)发送品质管理部和财务管理部审核。必要时，品质管理部参与部门新服务项目的评审，报分管总经理助理批准后，方可签约。
5.3.2.4合同签订后，如涉及合同履行的因素或条件发生变动，应由原评审部门组织有关人员再次进行评审并重新填写《策划方案/合同评审记录表》发送品质管理部和财务管理部审核，经分管总经理助理批准后，方可签约。
5.3.2.5运行三个月后部门应提交新增服务项目的实施评估报告，品质管理部根据部门的实施运行情况及效益，在经过验证评估后，决定是否予以继续实施或在公司范围内推广。
5.3.2.6某部门已评审通过的新服务项目(包括个性化服务项目)，其他部门如需采用，应发送品质管理部重新评审。
5.4对B类合同的评审
5.4.1 B类合同不需评审，由品质管理部根据需要予以更新。
5.4.2 常规服务项目合同，在以口头方式接到要约时，须由部门指定人员确认能否满足要求，并得到顾客认可。
5.5对一般合同的评审
5.5.1物资采购、服务外包、特约商户等与供方签订的合同按相关程序执行。
5.5.2公司做为中介方的房屋租赁合同按公司相关规定执行，不再填写《策划方案/合同评审记录表》。
5.5.3出租公司的物业或公司租赁其它物业的租赁合同，由租赁部门评审后填写《策划方案/合同评审记录表》，与合同草案一起发送品质管理部和财
务管理部审核后方可签订。公司出租或租赁物业以公司名义签订，部门出租或租赁物业以部门名义签订。
5.5.4一般合同的条款必须符合合同管理程序要求的内容。
5.6各类合同必须按照《合同管理程序》予以登记保存。
6.质量记录表格
**WY7.2.2-Z01-F1 《策划方案/合同评审记录表》
**WY7.2.2-Z01-F2 《委托物业考察报告表》
**WY7.2.2-Z01-F3 《委托项目物业情况一览表》
**WY7.2.2-Z02-F1 《合同登记表》