公文处理办法
为了维护物业管理中心公文的准确性和规范性，确保公文质量，提高工作效率，特制定本办法。

一、公文种类
1、请示、报告（上行文）：向上级请求指示、批准，用"请示"；向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问，用"报告"。

2、条例：对某一方面管理工作作出比较全面系统的规定用"条例"。

3、规定：对某一方面管理工作作出部分的规定用"规定"。

4、办法：对某一项管理工作作出比较具体的规定用"办法"。

5、通知：批转、转发有关的公文，传达要求各职能部门要周知或者共同执行的事项，进行任免和聘用时?quot;通知"。

6、通报：传达重要情况、表彰先进、批评错误用"通报"。

7、函：平级单位之间互相洽商工作，询问和答复问题等用"函"。

8、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神或要求与会各部门共同遵守、执行的用"会议纪要"。

9、工作计划：对未来一定时期内的全面或某项工作任务、指标的完成情况进行预测、安排或制定的实现措施。

10、工作总结：对某一阶段工作任务、工作计划的完成情况进行较为全面系统的检查、回顾、反思、分析、研究并作出总体评价。

二、公文格式
1、内部请示、报告行文使用统一制作的《备忘录》（附件1）格式，并按其具体要求（附件2），写明收文人和发文人的有关情况、日期、事由和文件编号等事项。

向赛特物业管理公司行文，使用赛特集团统一制作的《赛特集团内部请示报告行文用纸》。

2、各职能部室向上级单位请示或报告的公文，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级单位，可以用"抄报"，需要同级单位了解的，可以用"抄送"，
要下属单位了解情况的，可以用"发"。

3、公文编号：各职能部室所使用公文的编号，由总经理办公室统一制定，各部门中、英文名称、简称或缩写参见《各部门名称》。

编号方案如下：
（1）内部公文：
A 请示、报告等公文：
B 决定、条例、规定、办法、通知、通报等公文：
（2）对外公文：以物业管理中心的名义或各职能部室的名义向外单位发文，由总经理办公室统一编号。

例：物业赛字（98）第1号
（3）两个或两个以上职能部室联合发文，只标明主办单位的公文编号。

4、文字排版规范：
（1）行文中文字体一般采用字体：宋体；字号：四号字；行距：1.5倍，字型：常规；字符间距：标准。

（2）行文纸张大小：A4纸；纸张方向：纵向；上、下页边距：72磅；左右页边距：90磅。

5、机要公文要根据内容分别注明"绝密"、"机密"、"秘密"等级。

6、紧急公文要根据紧急情况，分别注明"特急"、"急件"等。

7、公文如有附件，要在正文之后、单位署名的上面注明附件的名称和份数。

8、几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。

9、例会纪要：列明会议类型，如："经理例会"。

同时写明开会时间、地点、日期、参加人、记录人等情况。

三、行文规则
1、对上级单位或政府机关行文，一律以物倒芾聿康拿灞ㄋ汀?br>
2、各职能部室向管理中心总经理请示或报告的公文，需送至总经理办公室备案后，由总经理办公室转呈。

3、向各职能部室行文，重大问题以物业管理部的名义，传达布置某些工作，以总经理办公室的名义，具体业务问题以主管部室的名义。

4、各类行文正文应采用打印件，如有特殊情况须笔书时，须使用钢笔或签字笔，报送时应装订好。

5、请示类的行文，应一事一文，不可数事一文。

四、公文办理程序
1、凡属下列文件，均由总经理办公室签收、登记、分送，其它部门
一律不得拆封：
（1）政府文件；
（2）物业管理公司的文件；
（3）开发或业主发送的文件；
（4）机密文件或资料。

2、凡各职能部室呈报管理部总经理的行文，由各职能部室拟稿并核稿后，必须经总经理办公室复核后，再由总经理审批，审批后，由总经理办公室登记并复制一份（或多份），原件由总经理办公室存档，复印件移交经办部门。

（各经办部门如需留存原件，总经理办公室需酌情处理）
3、以物业管理中心的名义下发的公文由总经理办公室负责印发，以各职能部室名义下发的公文由经办部门负责印发，联合发文时，由主办部门负责印发。

4、各职能部室如需向上级或平级发布公文，必须先报总经理办公室，经转呈总经理审批后，方可发布。

5、各职能部室如需对外行文，必须先报总经理办公室，经转呈总经理审批后，方可发布。

五、公文的收、发
1、各职能部室须建立完备的公文收、发文记录。

1、各职能部室发出任何公文，均应请收件人亲笔签收，并标明日期；
各职能部室收到任何公文，均应详细记录。

六、签发权限
1、以各职能部室的名义发出的公文，由各职能部室负责人签发。

2、以工商行大厦赛特物业管理中心的名义发出的公文由总经理签发。

附：《备忘录》格式；《备忘录》填写说明；《各部门名称》
附：1、《备忘录》封面格式
物业管理中心
备忘录
致 (To) ：
自 (From) ：
日期 (Date) ：
事由 (Re) ：
编号（Ref No.)：
附：2、《备忘录》填写说明
物业管理中心---------> 宋体，小四，加粗。

备忘录------->宋体，二号，加粗。

致 (To) ：[填写收文人姓名，注]
自 (From) ：[填写发文人姓名，注-]
日期 (Date) ：[填写发文日期]
关于 (Re) ：[填写事由]
|----------------------->Times New Roman, 五号，加粗。

|--------------------------->宋体，小三，加粗。

编号（Ref No.)：[填写文件编号]
|_____________________________________ 宋体，五号，加粗
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
[以下书写正文]
___________________________________________________________________ ____________________________________________________
注以"总经理 ***"的形式填写，要填写全名，不以"*总"的形式填写。

-以"**部（或**办公室）"的形式填写，要填写部门全称，之后由部门经理亲笔签名。

例如：
致 (To) ：总经理张一二
自 (From) ：计划财务部
以上备忘录封面文字的行间距为1.3倍。

附：3、《各部门名称》
根据集团领导指示，物业管理部派出机构名
称有关规定如下：
一、派出机构的中、英文名称：
中文："物业管理部"。

二、派出机构各部门的中、英文名称：
中文：简称：英文：缩写：
总经理办公室物业总办 Executive Office EO
总办人事部物业人事 Human Recourse Department HR 计划财务部物业计财 Financial Department FIN
工程部物业工程 Engineering Department ENG
综合服务部物业综合 General Service Department GS 安全保卫部物业安保 Security Department SEC。