1目的及适用范围

1.1为了规范恒康乳业有限公司合同管理，降低合同风险，特制定本程序；

1.2本程序的适用范围为恒康乳业有限公司部门级合同相关工作，但不包括人事聘用合

同；

1.3本程序由恒康乳业有限公司总经理办公室拟定，其解释权及修改权归恒康乳业有限公

司总经理办公室；

1.4本程序自2001年月日起执行。

2职责

2.1合同管理的总责任人是总经理办公室主任，负责：制定和修改合同管理制度；给定合

同编号规则；检查公司所有合同工作是否遵守合同管理制度；保管公司合同章；在合同上盖合同章并编定合同号码；建立恒康乳业有限公司的合同台帐并记录公司合同审批和执行进程；保存一份合同副本归档管理，并向集团文秘中心传递合同正本和汇报合同管理状况。

2.2相关业务部门经理负责提出合同申请，从使用者角度审批合同。

2.3合同执行部门负责寻找、洽谈、拟订和执行合同。

2.4财务部负责根据预算审核该合同并保存合同正本；在合同执行中负责根据合同规定核

付/核收合同帐款；根据合同执行情况更新合同管理台帐并及时向文秘中心和总经办发送。

2.5法律顾问负责审批合同的合法性。

2.6相关业务部门上级主管负责在权限范围内终审该合同。

2.7文秘中心负责接收并保存合同正本和合同管理台帐。

3流程概要

3.1合同拟订

3.1.1合同使用部门根据工作计划向合同执行部门提出申请，并提供标的的详细书面

要求。

3.1.2合同执行部门根据业务部门的需要寻找供应商/经销商/合作伙伴

3.1.3合同执行部门与供应商/经销商/合作伙伴共同拟订合同草样（一般要求同一标

的至少有2-3家）

3.2合同审批

3.2.1合同执行部门拟订合同草样。

3.2.1.1合同标的物如果为有形产品应在合同草样中附样品

3.2.1.2合同标的物如果为无形产品或服务则应在合同草样中详细说明产品或服

务特质

3.2.2合同执行部门填写《合同审批表》，附合同草样交合同标的物或标的服务使用

部门审核。使用部门应详细考察合同注明的标的物价格、交付周期、质量、数

量等或考察样品是否符合要求。

3.2.3使用部门审核后出具审核意见，交还给执行部门修改。

3.2.3.1如果使用部门同意，在《合同审批表》上签字认可

3.2.3.2如果使用部门不同意，则同执行部门商讨后，由执行部门重新洽谈、修

订合同

3.2.4合同执行部门根据使用部门的审核意见与供应商/经销商/合作伙伴共同修改合

同。

3.2.5合同执行部门把按照合同使用部门审核意见修改的合同交财务部审核。财务部

确定是否符合预算计划。

3.2.5.1预算内合同进入3.2.6

3.2.5.2预算外合同进入3.2.7

3.2.6财务部出具审批后，将合同交公司总经办，由法律顾问审核。公司法律顾问审

核该合同的法律效力。

3.2.7合同执行部门将附有财务部和法律顾问审核意见的《合同审批表》和合同样本

上报上级主管。

3.2.7.1上级主管在其权限范围内审批合同，将审批通过的合同上报公司总经

办，进入3.3。

3.2.7.2主管未通过的合同应发还合同执行部门，同时注明不予通过的原因。

3.2.7.3主管权限外的合同上报上级主管审批。

3.3合同签定

3.3.1合同执行部门将各相关部门审批通过的合同及相关部门出具的审核意见一起上

报给公司法人代表；

3.3.2公司法人代表正式签定合同；

3.3.3总经办主任在公司法人代表签名的合同上加盖公司合同章。

3.4合同档案管理

3.4.1总经办主任加盖合同章后为合同定义编号。

3.4.2合同执行部门制作合同正本一式四份，公司法人代表签定合同后，一份交公司

文秘中心保管，一份交财务部保管。另外两份交签定合同的对方保管。

3.4.3公司法人代表签定合同后，财务部制作合同副本两份，一份交总经办保管，一

份交合同执行部门保管。

3.4.4总经办制作一式两份合同管理台帐，存档保管一份，发送文秘中心一份。

3.4.5总经办将合同台帐复印件发送到财务部和合同执行部门各一份，存档保管备

查。

3.4.6财务部根据合同进展填写台帐，定期发送至总经办。

3.4.7总经办更新合同管理台帐。

3.5合同执行

3.5.1付款程序

3.5.1.1合同执行部门填写《付款申请表》，报财务部审批；

3.5.1.2财务部核对合同副本，参考当时公司财务条件和预算计划，出具审核意

见；

3.5.1.3财务部将付款申请和审核意见报合同执行部门上级主管；

3.5.1.4上级主管在其权限范围内批准付款申请，将超出权限的付款申请上报上

级主管；

3.5.1.5上级主管批准后，将签署意见的《付款申请表》报至财务部；

3.5.1.6财务部根据合同规定方式付款；

3.5.1.7财务部取得发票，妥善保存。

3.5.2发货程序

3.5.2.1合同执行部门填写《发货申请表》，报财务部审批；

3.5.2.2财务部核对合同副本，出具审核意见；

3.5.2.3财务部将发货申请和审核意见报合同执行部门上级主管；

3.5.2.4上级主管在其权限范围内批准发货申请，将超出权限的发货申请上报上

级主管；

3.5.2.5上级主管批准后，将签署意见的《发货申请表》报至储运部；

3.5.2.6储运部根据合同规定方式发货；

3.5.2.7财务部收到货款后开具发票。

3.6合同编号规则

3.6.1合同分类为：人事类(H)、采购类(P)、经销类(S)、金融类(F)和其它类(O)

3.6.2合同编号包括类别编码，部门编码，签定日期和顺序码；四者按顺序排列，中

间以中划线连接。

3.7标准合同文本拟订

3.7.1对于经常发生的标准合同活动应拟订标准合同文本

3.7.2合同执行者和公司法律顾问共同拟订标准合同文本

3.7.3标准合同文本应包括合同名称、合同标的物详细信息栏、合作者详细信息栏、

交货或付款方式详细信息栏、运输方式、保险等其它相关信息栏等。

4相关程序文件

《公司级合同管理制度》

《人事合同管理制度》

5附录

《恒康乳业有限公司合同管理工作关系表》

《合同审批权限表》

《合同管理台帐》

《合同审批表》