五 速记能力
• 它既是一种高效率的实用技术，又是一种 搜集信息、争取时间、讲求速度、提高效 率的现代化书写技术。 • 有的单位领导者提出速记是秘书人员应具 备的基本功之一。 • “速记符号”俗称“保密文字”。
秘书机构与智囊团的区别
• 1、性质不同： • 秘书机构是指行政机关、政党组织、 企事业单位内部设置的、协助领导进 行管理活动和协助领导处理事务的机 构。 • 智囊团又称头脑企业、智囊集团或思 想库、智囊机构、顾问班子。是指专 门从事开发性研究的咨询研究机构。
如何运用比较的方法
• 对秘书学进行比较研究的领域很多，大致可从纵 向和横向入手。 • 纵向是指研究中国秘书工作的发展轨迹，重点放 在改革开放以来的秘书工作上； • 横向是指了解不同地区和不同国家秘书工作的情 况，以便取长补短，吸收新经验。 • 就目前来看，横向比较研究显得不足 • 无论哪种比较研究，目的都是古为今用、洋为中 用，为建设具有中国特色的秘书学服务。
三， 秘书的层次
秘书的层次，指两方面内容：一方面，秘书人 员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分 为中央、省市和基层三个层次，因而相应的有 三个层次的秘书－－高级秘书、中级秘书、初 级秘书。 另一方面，即使在同一机关、单位，秘书人员 的职位也有高低之分，表现出不同的层次。以 一个省市政府机关为例，高级秘书指秘书长、 办公厅主任；中级秘书一般指文字秘书；初级 秘书指从事一般日常工作的秘书。
第四章 秘书交际
第一节 处理好人际关系的重要性
3、人际关系是在双向的、互惠的、积极主动 的交往中形成与发展的。
小题 • 美国成人教育家戴尔· 卡耐基认 为，一个人事业上的成功，只 有百分十五是由于他的专业技 术，另外百分八十五要靠人际 关系和处世技巧。
第二节 处理好人际关系的秘诀
•
一，真诚、慷慨地关心、赞美他人 二，牢记别人的姓名 三，做一个忠实的听众 四，注意礼仪，发挥微笑的魅力
办事能力
• 秘书的办事能力是一种最基本的能力。 • 办事能力由多种能力综合而成： 1、 理解和领会能力 2、分析能力 3、应变能力
交际能力 • 秘书部门是枢纽部门，秘书只 有善于交际，才能提高办事成 功率。
表达能力
• 表达能力包括口头表达能力和书面表达能 力。 • 能说会写是秘书的看家本领 • 讲究说话艺术：一要清楚明白，二要注意 分寸，三要生动活泼。 • 写作能力主要指写各种应用文的能力，要 练就“出手成章”的硬功夫。
秘书国家职业标准
• “秘书国家职业标准”将秘书职业设四个等 级： • 五级秘书（原初级） • 四级秘书（原中级） • 三级秘书（原高级） • 二级秘书 • 取得大学本科毕业证书，并连续从事秘书 职业工作4年以上者，可申报二级秘书（具 备其它相应条件，也可申报）。
第三章 秘书的职业道德和能力 第一节 秘书的职业道德
为何要注重对其它学科的研究
• 学科的高度分化和高度综合是现代 科学技术发展的重要特征之一。处 于这种大环境下的秘书学，要生存 下去，就必须正视这种现实，努力 从其它学科，尤其是相关学科中吸 取养分，丰富自己。
为何高校教师与秘书工作者要合作
• 光靠高校教师是不够的，因为教师缺乏秘 书工作的实践经验，他们对秘书学的研究， 往往因缺乏感性知识而抓不到要点； • 光靠秘书也是不够的，但他们没受过专业 化训练，总结的经验难免偏狭，没有高校 教师的参与，秘书学的研究难以深入和提 高； • 因此，二者必须合作，互相学习、取长补 短，才能开创秘书学研究的新局面。
二 秘书的类别
1.从服务对象和经济来源分,可分为公务秘书 和私人秘书两类。另外,还有一种秘书叫涉 外秘书。 2.从所属部门分,可分为党务、行政、军事、 司法、经济和文化秘书等。
3.从具体的工作分，可分为文字秘书、机要 秘书、通讯秘书、信访秘书、事物秘书、外 文秘书、生活秘书等。
• 公务秘书泛指为各级党政机关、军队、国 有企事业单位、群众团体服务，由组织和 人事部门选调，从国家或集体领取薪酬， 在编制上属于该机关、该单位的人员。 • 少数为一定级别领导干部、专家服务的秘 书，虽服务对象是个人，但也是国家编制 的正式工作人员，仍属公务秘书。称呼： 领导人的专职秘书或领导人的私人秘书。
四 操作能力
掌握多种专业化的事务工作技能，提高 对办公设备的操作能力。 操作能力主要包括：1对文字处理机、复 印机、誊印机等文字处理机具的运用； 2对照相机、收录机、缩微机、电视会议 系统等声信息机具的运用； 3对电传机、电报传真机、多功能电话等 通讯机具的运用;
4对办公室计算机、个人计算机等计算机 具的运用
• 2、成员不同： • 秘书机构的成员是秘书；智囊团成员是各 学科的专家学者 。
• 3、工作不同： • 秘书机构一般不具有直接的管理权力,不承办某项 具体的职能业务(如人事、财务、供销等)工作,而 是辅助领导搞好全面管理,代表领导参与协调各职 能业务部门的工作。 • 智囊团的主要任务是提供咨询，为决策者献计献 策、判断运筹；反馈信息，以便于纠偏；进行诊 断，寻找问题的症结；预测未来，从不同的角度 提出各种预测方案供决策者选用。
公务秘书
领导人的专职秘书配置
• 党和国家的领导人，一般配备2－3个专职 秘书 • 各省、市的党政领导人，一般配备1个专职 秘书
私人秘书、涉外秘书
• 涉外秘书是改革开放后大量涌现的新型的 外向型、复合型秘书，必须掌握一门以上 外语。
从具体工作分秘书类别
• 文字秘书：指以文字工作为主的秘书。负 责起草公文、综合情况、参与政策研究、 协助领导进行公文把关； • 机要秘书：主要职责是管理领导人的文电 材料和密码，负责领导人办公室的保密工 作，承办领导交办的机密事项，为领导提 供必要的帮助和服务。
一 热爱工作，甘于平凡 二 自尊自重，克己奉公
三 谦虚谨慎，平等待人
四 严守机密，提高警惕
第二节 秘书的能力
办事能力、
交际能力、
表达能力、 操作能力、
速记能力
联合国秘书长能力要求
• 1991年，联合国秘书长人选要求： • 具有领导、筹划和组织众多国家职员的管 理能力； • 能流利使用联合国两种以上工作语言； • 具有作为领导人物感人的魅力和有效地沟 通人际交流思想的能力等。
第二节 秘书学的研究对象和性质
• • • • 秘书学是研究秘书工作规律及其应用的科学。【研究对象】 秘书学的三大内容：秘书人员、秘书机构、秘书工作。 秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。【性质】 秘书学的综合性强，表现在它与管理学、领导科学、文书 学、档案学、写作学、信息学、公共关系学等学科有着密 切的关系。 • 文书学、档案学被称为是与秘书学并列的姐妹学科。 • 秘书学的实践性强，是由它的应用（实用）科学性质决定 的。
秘书学是管理学的分支
• 秘书学与管理学的关系最密切，因此，把 它说成是管理学的分支不无道理： • 1、秘书学的产生和发展，反映了当代管理 科学发展的需要； • 2、秘书部门是管理大系统的一个子系统， 秘书工作是管理工作的一个组成部分； • 3、秘书工作的核心是辅助管理，为提高管 理效率和管理水平服务。
秘书学不是行政管理学的分支
• 管理学和行政管理学不同，行政管 理学又叫行政学，行政管理是指中 央和地方各级人民政府，亦即行政 机关的行政管理工作。如果把秘书 学说成是行政管理学的分支，就等 于说只有行政机关才有秘书工作， 这显然于事实不符。
实践性的体现
• 秘书学是一门实践性很强的应用学科， 它不是抽象思维的学科；也不是形象 思维的学科。秘书学的知识源于实践 而又高于实践，学习秘书学是为了从 事和知道秘书工作，必须理论联系实 际，理论与实践相结合。
2、要善于处理各种情况（4）
• 首先，当发现领导的缺点时，不要毫不留情地揪 住其缺点不放，尤其不能以某一前任领导的长处 来衡量后任领导的短处，应尽可能在多方面帮助 他。 • 其次，当领导生气、发脾气时，要谅解他的心情 和处境，明白他的脾气并不是专门针对你而发的。 此时最好的应付方法是：尽量保持镇定，若无其 事、不快不慢地走向你的办公室或工作位臵，平 静地继续做自己的工作。
秘书学
第一编 第一编秘书学概说 秘书学概 述
第一章 秘书学概述
第一节 秘书学的产生
• 秘书学作为一门独立的学科,在中国内地产 生于20世纪80年代. • 原因：
• 1.当代管理科学的发展，促进了秘书学的产生。 • 2.要改变秘书工作的落后现状,必须把秘书学的研 究提上日程。 • 3.新技术革命浪潮的冲击，向秘书学研究提出更 高的要求。
第三节 秘书学的研究方法
1.理论联系实际
2.运用比较的方法 3.注重对其他学科尤其是相关学科的研究 4.高校老师与秘书工作者合作
如何理论联系实际
• 秘书学是应用学科，这一特点，决定 了它较其它学科更要注重理论联系实 际。 • 一是要积极开展调查研究，从大量的 秘书工作实践中提炼出理论； • 二是理论要以指导实践为依归，坚决 摒弃热衷于搞名词搬家、术语爆炸的 作风。
• 第一，必须愿意去听，露出很希望听别人 讲话的神情； • 2，必须耐心地听； • 3，注意避免以下情况：坐立不安、持怀疑 态度、不屑一顾的表情、挑剔存疑的眼神； • 4，切莫打岔； • 不要总是保持沉默，应在恰当的时候交换 观点。
礼仪
• 礼仪是礼节和仪式，是道德的一种 外在表现形式，在人际关系的调节 中具有不可忽视的作用。 • 微笑是礼仪的重要组成部分。
第三节 秘书如何具体处理 与几类人的关系
• 一、与领导的关系 • 二、与同事的关系 • 三、与来访者的关系
与领导的关系
• 1、对领导应有深切的了解 • 2、要善于处理各种情况
一、与领导的关系
• 1、对领导应有深切的了解。
要把领导看作一个有个性的人，而不 是概念的化身。只有了解了他的人生哲 学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、 生活习惯、交际圈等，才能与秘书学诞生的标志 • 1、20世纪8 0年代初期，我国首先出现了一批较 为系统的秘书工作与秘书学论著。 • 2、秘书院校的出现。【至1985年，设置秘书学 专业或课程的高等院校已有120多所】 • 3、秘书学会与秘书学术活动的出现。【1984年 首届高等院校秘书学教学经验交流会】 • 4、秘书杂志的出现。【1983年《秘书》杂志创 刊】