xx银行办公自动化系统管理办法
xx总发〔zz〕226号，zz年12月26日印发
第一章总则
第一条为加强办公自动化管理，提高办文质量和效率，特制定本办法。
第二条办公自动化系统包括内网网站、系统首页及其相关功能模块,是全行办公自动化的基础平台。
第三条本办法适用于全行办公自动化系统的部门和用户。
第四条本系统由总行集中统一管理，总行办公室为职能部门，会同科技部等各有关部门共同维护办公自动化系统正常安全运行。
第二章岗位设置及职责
第五条办公自动化系统岗位设置坚持统一规范、合理高效、分工协作、有效制衡的原则。
第六条岗位设置。
本系统设立基本用户、综合处理和后台管理三种岗位。
基本用户岗是指全行所有办公自动化用户。
综合处理岗是指各部门公文流转传递岗，包括总行各部室和各分支行（部）的传递员角色。
后台管理岗是指本系统的后台管理员，包括用户流程管理、模块管理、系统保障管理、物品管理、电子设备管理、人事管理、档案管理等角色。
第七条岗位职责。
（一）基本用户的主要职责：
1、登录内网网站，及时查阅图片新闻、本行信息、公告通知、行内动态、信息要闻等处理相关事宜；
2、登录系统首页，及时处理本用户的待办公文及其他相关事宜。
（二）综合处理岗主要职责：
1、及时传递本部门的待办公文；
2、负责本部门发文、请报及请报受理等公文的归档；
3、编辑上传本部门需在内网网站发布的全体用户阅知的公告通知；
4、编辑上传本部门需在系统首页发布的限制用户阅知的信息通知；
5、编辑发送本部门的短信通知。
（三）后台管理岗包括用户流程管理员、板块管理员、系统保障管理员、物品管理员、电子设备管理员、人事管理员、档案管理员。
1、用户流程管理员设在办公室，主要职责：
（1）添加或删除系统中的用户；
（2）调整用户角色；
（3）监督公文流程情况；
（4）建立和维护系统群组；
（5）指导和培训基本用户；
（6）收集并提出系统管理的改进意见。
2、板块管理员主要设在办公室、人保部、法规部、科技部、战略部等相关职能部室，由各职能部室落实专人做好相关板块的更新维护工作，主要职责：
（1）办公室负责内网网站中的页面、图片新闻、本行信息、公告通知、业务动态、信息要闻、常用电话以及首页中公共事务等板块的维护；
（2）人事保卫部负责内网网站中的组织架构、兰花论坛以及首页中人事管理等板块的维护；
（3）法律与合规部负责内网网站中的法律法规、本行制度等板块的维护；
（4）科技部负责首页中的资产管理板块的维护；
（5）战略发展部负责内网网站中的网点布局板块的维护；
（6）各部室根据实际需要及时向板块管理部室提供相应业务数据，确保办公自动化系统数据发布的及时性和准确性。
3、系统保障管理员设在科技部，主要职责：
（1）保障系统正常安全运行；
（2）提供系统更新的技术支持；
（3）定期备份和清理数据；
（4）协助维护其他管理员进行信息更新。
4、物品管理员设在行政部门，主要职责：
（1）添加或删除物品类别；
（2）维护库存物品数量；
（3）提醒采购员采购。
5、电子设备管理员设在科技部，主要职责：
（1）添加或删除电子设备类别；
（2）维护库存设备数量；
（3）提醒采购员采购。
6、人事管理员设在人事保卫部，主要职责:
（1）添加或删除人事管理的信息类别；
（2）添加或删除全行人员及信息；
（3）按范围发布工资条。
7、档案管理员设在办公室综合档案室，主要职责：
（1）添加或删除档案类别；
（2）维护档案信息；
（3）负责各部门的档案借阅；
（4）指导和培训各部门的档案管理。
第三章帐户安全
第八条各用户均在系统中分配唯一实名制帐户，如有人员增加、调离、岗位调整和个人信息变更等情况，必须及时向办公室申请办理开户、销户、角色调整及信息变更等手续（详见附件）。
第九条各用户的公文处理权限由各单位上报，总行办公室根据该用户的岗位所赋予的职责分配角色。
第十条科技部系统保障管理员应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。
各用户严禁使用U盘传输文件，以防止病毒传播。
第十一条各用户应妥善保管自己的帐户资料。
用户密码首次登陆后要及时变更，并经常更换；用户登录系统后因故离开时要退出系统，以确保帐户安全；用户密码遗失或遗忘应及时通知办公室管理员进行锁定，并由部门书面申请到办公室办理密码重置后开放。
第四章人员管理
第十二条各部门从事办公自动化系统运行、维护和管理工作的人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉办公自动化系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规和规章，尽职工作，确保工作质量。
第十三条各用户要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作；必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入该系统。
第十四条各用户必须每天上班后及时登录系统，中途及时刷新，办理相关业务，直到下班后方可退出系统，以确保办公效率。
第十五条各用户不得在本系统上发布与工作无关的公告，一切言论应遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私。
第十六条各用户如因各种原因离开而无法及时处理办公自动化系统文件时，须事先请示主管领导审批后，通过工作授权或工作移交功能委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切义务。
第十七条各用户除工作授权和工作移交外，严禁将账户由他人代办。
第五章公文管理
第十八条除涉密公文及其他不便电子化处理的文件仍通过纸质流转外，全行收文办理和发文办理均使用办公自动化系统完成。
第十九条电子公文的文种、格式、行文规则须遵守现行的《国家行政机关公文处理办法》和《xx银行公文处理办法》等文件规定。
第二十条上级和非隶属单位普通来文，统一交由办公室（综合科）收文并进行扫描，进入办公自动化系统，由收文管理员启动办文流程，按规定流程办理。