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银行智能化鸿信办公自动化系统OA技术方案

银行智能化鸿信办公自动化系统OA技术方案
对于企业事业单位的领导来说极品OA是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。

极品OA能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。

实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产,避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理,促进管理电子化、规范化,完美整合了组织内部的信息流。

具体来说,实施OA办公自动化系统作用为:
a)建立内部的通信平台。

建立单位内部的邮件系统,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

b)建立信息发布的平台。

在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。

c)实现工作流程的自动化。

变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发
文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。

不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。

d)实现文档管理的自动化。

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。

文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。

实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。

e)辅助办公。

它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

f)实现分布式办公。

变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,
可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

g)建立信息集成平台。

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中,使企业员工能有效获取处理信息,提高企业整体反应速度。

h)节省企业的办公费用支出。

将传统的纸张填写过程电子化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。

i)搭建知识管理平台。

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能,改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

j)增强领导监控能力
强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。

1.5.1、鸿信访客系统
针对某集团科技中心对来访客户的访客管理需求,提供专业的计算机信息管理系统,通过可灵活部署的硬件访客登记一体机或在PC上安装访客管理客户端软件,即可实现包括访客预约、来访登记、授权访问、离开确认等在内的全方位系统化管理。

通过该系统,在简化来访人员登记流程,实现无纸化作业的同时,有效提升了企业、楼宇、小区的档次与形象,另外,在需要时能够快速、便捷的为客户提供所有访客的详细资料、来访纪录,实现快速查询、数据统计、报表输出等功能。

系统支持与多种第三方系统集成、协同工作,预留与门禁管理系统、物业管理系统、大屏显示系统的接口,实现针对访客的一体化解决方案。

其系统架构图如下:
1.5.1.1功能特点
➢电子化输入手段,快速登记访客人员信息,系统使用灵活快捷方便,易于操作。

➢支持“预约来访”功能,实现访客的快速登记与来访确认。

➢提供被访人员的资料管理功能,支持以电话拨号方式快速确认。

➢通过灵活的权限控制管理,赋予不同的人员不同的使用权限,保障系统及资料的安全。

➢提供被访人员的资料管理功能,支持以电话拨号方式快
速确认。

➢访客资料长期保存,可从来访人姓名、被访人姓名、来访时间那等多角度快速查询和统计,并与有效证件相对
应,保密性强,准确高效。

1.5.1.2访客管理流程
普通访客到访流程
访客到来,访客登记处询问访客到访事由。

访客提供被访
者信息,登记人员在系统中查找被访者资料,查看是否有预
约信息,如无预约或有预约但需电话确认,则与被访者进行
电话确认,确认通过后访客做相关登记,领取进门凭证进入;
如有预约且不需电话确认,访客登记并领取凭证后即可进
入。

重要访客到访流程
对于重要访客到访,根据访客级别,大厅屏幕显示相关欢迎信息,有关被访者出门迎接访客直接进入,登记员拨打被访者电话询问访客相关信息,做快速登记。

访客访问结束,大厅屏幕显示欢送信息,被访者送访客离开,登记员做访客出门登记。

1.5.1.3系统业务流程
直接访客流程
1)访客来到登记处登记,登记员根据访客提供的被访者
信息,查询被访者资料,电话确认访客身份以及被访
者目前能否接见访客。

2)确认被访问人情况后,登记访客资料。

登记资料可分
为两种形式:1,通过证件读卡器读取访客证件信息,自动填写访客资料单,可与条形码相结合形成访客临时出入证。

2,手动填写访客资料单,保存访客资料时自动记录当前访问时间。

并可快速打印访问条。

3)访问结束后,访客可凭访客条或者临时出入证,从出
口处注销访问,并做相关注销登记。

预约访客流程
1)普通用户(被访人员)通过WEB方式登录到访客系统,
如果客户有自己的门户,可从门户直接链接到访客系统不需要再次登录。

2)填写预约访问信息,来访人员的姓名、电话、预约访
问时间段、是否需要电话确认、会议室等信息。

3)距预约时间十分钟左右,系统通过短信系统(例如“企
信通”)自动向被访者发送信息,通知被访者做好准备迎接访客。

4)访客按时来访问,按照预约信息进行身份核实和预约
确认(第二次访问后可直接输入预约登记号),实现快速登记。

5)访客访问结束时,只需要登记预约号就可以快速访问
结束。

多人出入情况
1)如果访客是单独一人,直接以单个登记、单个注销方
式进行登记。

如果访客是个多人团体,但人数不多,也可以采取上述方式进行登记;如果人数偏多,可单独登记其中负责人一人,记录来访人数,并在备注中写明详细情况,按来访人员数量打印团体凭证。

2)如访问结束,出现出入人数不符,登记员应该及时联
系被访问者,询问原由。

确认后可通过在访客注销中注销访问,并可按照情况选择是否是异常访问结束,其他情况可通过特殊说明记录情况,以备日后查询。

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