不知道写给谁 ~ To whom it may concern, 正式的称呼 ~ Dear Mr. \ Ms. XXX （姓或者 全名）, 较随便的称呼 ~ Hi XXX （名字） 注意：尽量采用亲密的方式称呼对方。 Andrew = Andy
书信开始的起头部分
根据你的需要在简洁的寒暄后开门见山的表明写信目的：
寒暄时的自我介绍
第一次见面的时候把自己的信息告诉对方，这些信息最好 包括你的姓名、所在公司和职务。但是万一忘记了也不要 紧张，稍后总有机会能再次介绍你自己或询问对方的信息 开头的自我介绍一般格式是：
Good morning (afternoon), My name is XXX, nice to meet you. 早上（下午）好，我的名字是XXX，很高兴认识你。 My name is XXX, it’s my pleasure to meet you. 我的名字是XXX，能见到你很荣幸。
(XXXX)
场景二：基本的见面寒暄
无论是因为什么事情见面，开始的寒暄都 是有必要的 寒暄可以让彼此更加熟悉，也可以让谈话 的氛围变得轻松和更加非正式化 由一个亲切的寒暄开始可以让后面严肃的 谈判变得轻松些 注意：尽量在第一次见面时记住对方的名 字并且在随后的谈话中称呼对方
首次见面寒暄
Paul: Good morning, my name is Paul Whales form A Group, the sales manager. Nice to meet you. 保罗：早上好，我是A集团的保罗∙威尔士，销售部经理。幸会。 Andy: Nice to meet you too. Purchasing Assistant Andrew Sharp from B Ltd.. Please call me Andy. 安迪：幸会。我是来自B公司的销售助理安德鲁∙施阿普。请叫我安迪就好。 Paul: Cool. So Andy, how you get to the office? By taxi or by car? 保罗：好的。那么安迪你是怎么到我们公司的？做出租车还是开车？ Andy: By taxi. You know the traffic at Beijing is terrible and our office is at the CBD area… 安迪：做出租车。你知道北京的交通有多糟糕而我们的办公室又在CBD区… Paul: Gee, it’s amazing you can be here on-time. 保罗：天，那你能准时到还真不简单。 Andy: Well, I left my office 2 hours earlier to make sure I can get here on time. 安迪：这个，我提前两个小时就离开我的办公室以便保证能准时到达。 Paul: You are something! Ok, let’s start our meeting… 保罗：真有你的！好，现在开始我们的会议吧…
I’d like to confirm our order, order no. XXX… 我想和你确认我们的订单，订单号XXX； Regarding your request of changing goods, we decide that… 关于你提出的要更换货物的请求，我们决定…； Thank you so much for your quick response. We will arrange shipping by tomorrow afternoon 2pm. 感谢你快速的回复。我们决定明天下午2点钟安排装运。 I’m sorry but the thing you ordered last week has been sold out. 很抱歉你上周要订的东西已经卖光了。
在交谈中常用的礼貌性用语
Please 表示请对方帮忙，可用于各种句子开头或结尾 Thank you \ Thanks 表示感谢、赞同 Excuse me 表示打断或对干扰表示道歉（打喷嚏、咳嗽等） Pardon me 与Excuse me用法类似，多用于打哈欠或出虚恭 Bless you 对方打喷嚏后表示祝福 Would you mind…? 你是否介意…?多用于请对方帮忙
Hale Waihona Puke 注意：请尽量避免用“望尽快回复” 一类催促的结束语
书信结束的问候语
问候语有很多种，但是在商务上比较固定，一般 只用“Regards,”或者“Kind Regards,\ Best Regards,” 顺便介绍几种非正式的问候语，如果和比较熟悉 的客户也可以用：
Cheers， Best Wishes, Yours, Love,
写信 基本的见面寒暄 餐厅点餐 接听电话
结束语
第一部分 文化差异
我们经常发现很难与外国人交流，这不全 是因为我们在语言上有障碍,一个更主要的 原因在于文化的差异。对于“礼貌”这一概 念中西方的认识存在差异，而这让交往的 过程变得困难。
尝试用对方的角度看问题会让交流变得更 加顺畅
中外思维方式的不同
实用商务英语讲座
前言
越来越频繁的国际商务活 动促使商务人员不得不学 习如何与外国人沟通 交流除了语言本身还要注 意文化上的差异 据此本讲座将从文化和语 言两个方面对商务中可能 遇到的问题进行介绍
国际范围的商务 沟通
英语交流的需求
促进
了解文化
学习语言
目录
第一部分 文化差异 第二部分 商务英语情景会话
书面信件格式
对方的 名字或 者泛称
正文
对方公司 的全称、 地址和电 话等
结束问 候语
你的名字 及职位
公司全 称、地 址和联 系方式 等
信封的格式
收件人的姓名要放 在信封中间位置
寄件人信息要放在 信封右下角或信封 背面
电子邮件格式
可以采用 比较随便 的称呼
不用写对 方公司的 信息
书信的开头格式
书信的结尾部分
结尾部分一般是表示感谢或希望在未来继续联系等：
Thank you （for your assisting）. 谢谢（你提供的帮助） Please fell free to contact me at your convenience 在你认为方便的时候请随时联系我 Please do not hesitate to contact me 请不用急着回复我 Please get back to me as soon as possible (or at your convenience) 请（在你方便的时候，或者）尽快回复我
If you want to catch a mouse, you need to think like a mouse.
让对方感受到你的尊重
尽量记住对方的名字并直呼其名 如果对方有昵称，可以直接称呼昵称。比 如Andrew = Andy；Catharina = Cathy 经常说“谢谢”和“对不起” 提前预约是很重要的 贯彻“女士优先” 尽量避免吸烟、随地吐痰、打嗝、抠鼻子 等不雅行为
第二部分 商务英语情景会话
商务英语 ≠ 必须了解专业英语词汇 语言的作用在于交流，能表达自己想表达 的意思就足够了 在不同的场合所用的语言技巧是不同的。 下面针对几个常用的场景对英语在商务中 的应用进行介绍
场景一：写信
书信是沟通中最简单的方式同时也是最有 效的 好的书信可以清晰地表达你的想法，迅速 与对方交流信息 如果你觉得面对面的交流或者电话太难， 那么从写信开始是非常好的起点
外国人更崇尚直入主题
Dear Shirley, I HATE you. Here are my reasons…
亲爱的雪莉， 我恨你。恨你的原因如 下…
*具体内容可以参考麦肯锡的《金字塔写作》一书
我们要试着用对方的方式思考问题。。。
更加直接的表达我们想说的话题，尽量不 要过于“委婉” 在不想接受的情况下直接说“不” 在受到赞美的时候学会接受并表示感谢 试着在交谈的时候面带微笑、直视对方 直接说出结论然后表明原因
VS
中式的思维方式
西式的思维方式
中国人喜欢绕圈子，更多的考虑对方的感受
Dear Shirley, We’ve been friends for a long time…But about a month ago, you said something I didn’t like…Then, two weeks ago, you didn’t show up at my party…And then… 亲爱的雪莉， 我们已经是老朋友了…但是 一个月以前你说了些我不爱 听的话…然后两周前你没来 参加我的聚会…然后…
多次见面后的寒暄
Paul: Hi Andy. How are you? 保罗：嘿、安迪，你怎么样？ Andy: Hi Paul. So far so good. How’s your day? 安迪：嘿、保罗。还过得去吧。你今天过得如何呢？ Paul: Can’t be better, mate. Hey, how’s Judy? I haven’t saw her for a while. She not even sent any email to me, that’s mean. 保罗：好得不能再好了，伙计。唉，朱迪怎么样了？我很久都没见到她了。她甚 至连电邮都不发给我一封，真是薄情。 Andy: Oh, don’t you know that she’s on maternity leave from last month? I thought she would tell you that already… 安迪：哦，难道你没听说她从上个月开始在休产假了吗？我想说她应该已经告诉 你了才是… Paul: My my…you are right. I remember now. Yes, she’s on leave and she will be a new mother soon. How could I forget that! 保罗：天哪…你是对的。我现在想起来了。是的，她正在休假而且马上要做妈妈 了。我怎么把这个忘了！ Andy: You busy guy! Ok, let’s back to our business. You see… 安迪：你个大忙人！好了，让我们回到正题上。你看…