目标在最短的时间实现 机会成本、直接成本损失巨大
与会者感到满意
与会者对会议不满
会议的三种“致命伤”

主持人的技能 会议的准备工作 会议的地点
会议失败的原因
பைடு நூலகம்
会议之前导致失败的原因 会议中导致失败的原因 会议后导致失败的原因
会议之前导致失败的原因

目标欠缺 目标不明确 议程欠缺 与会人选不当， 太多或太少 会议时间不当 开会时间通知不到 会议通知内容欠周详
练习：
员工食堂着火了，经过调查，原因在与一名 员工违反操作条例，在厨房抽烟，导致火灾 发生。


与会者精力不集中 视听器材发生故障 与会者不表明自己（真 正）意见 与会者与主持人争论 与会者欠缺热情 会议超出预定时间 主席未能总结会议 成果
会议后导致失败的原因



没有记录会议要点 不能对讨论事项进行最终决定 不能对会议成败得失进行总结 不能及时解散已完成任务的临时性委员 会或工作小组 与会者对会议感到不满 没有跟踪落实会议决定
6
7
会议的准备工作
开会的原因、 目的和结果
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效
开会的原因、目的和结果在会议进行中突然发 现皆不明确，致使会议毫无意义，宣告失败
预防会议效率不高的管理
项目 1 2 3 4 5 6 7 原因 时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能 与会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、 目的和结果 具体表现 会议一般安排在周二至周四上午或是下午两点 半之后，避免安排在周一或周五 会议尽量安排在一个封闭的会议室内，而且最 好围着圆桌进行 事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人 分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者 选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职 与会者一定要具有倾听能力 一定要提前做好具体的准备工作 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通 知所有的与会者
如何判断是否有必要开会

无需开会的“五个如果”
没有什么特别 的事情要讨论
已经按照惯例 每周聚会了 会议成本太大
还有比开会 更好的方法
如果
你是唯一可以 （需要）且知道 如何决策的人
如何判断是否有必要开会

必须开会的“五个如果”
给工作小组委派任务 （需要动员或详细说明）
必须把信息同 时传达给很多人
如果

会议效率不高的原因及具体表现
项 目 1 2 3 4 5 原因 时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能 与会者的技能 具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会 会议设在经理办公室，致使会议经常被打断， 无法正常进行 必须出席会议的人未到，已来的是一些可有可 无的人 会议主持人缺乏影响力、说服力，被与会者牵 着鼻子走，无法实现会议意图 与会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败
会议成本的计算
会议成本=
时间成本+直接成本+效率损失成本

时间成本=
参加会议人员单位小时工资×用时×人数×3

直接成本=
会议设施租用费+会议场地费+差 旅费+文件准备费

效率损失成本=
效率损成本

因不及时接听重要客户电话而造成的损失 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件 而导致停工停产等
会议召开阶段

开始——守时、破冰 扩展

扩展技巧：
图文并茂、头脑风暴、图解分支、区域分析、SWOT分析

回收

回收技巧：投票表决、N/3技巧、 压力排序
达成共识 结束会议
会议落实阶段
四、会议失败的原因 富有成效的会议及无效会议的危害
富有成效的会议 目标能实现 无效会议的危害 目标没有办法实现
有些事情需要 当众表扬或批评
听取部门汇报
要让别人参与 决策以集思广益
会议规范流程
结束会议： 总结 安排下次会议
开始： 欢迎 会议流程 议程 具体时间 规章制度
议程1： 分享话题及目标 交换信息 产生想法/做决定/ 确认行动 总结
跟踪 会议记录 跟踪计划
会议的一个中心、两个基本点
面对面会议 电话会议 视频会议
按开会目的分类
固定例会 当众表扬或批评会议 临时处理突发会议 人事会议 培训会议 创意会议 说明会议
会议的频率
固定的 部门会议
全体会议 处理突发事件会议
一对一会议
三、会议的三个阶段/七个过程
会议计划阶段
会议计划的六个要点： 会议目标 会议参加者 会议方式 会议时间、地点 会议日程安排 会议所需的资料和物料
高效会议管理
课程大纲
一、为什么要对会议进行管理 二、会议的目的和种类 三、会议的三个阶段/七个步骤 四、会议失败的原因 五、如何开成功的会议 六、成功会议的角色扮演 七、会议控制与冲突处理
一、为什么要对会议进行管理


据统计，在英国每天大约有400万个小时被用于召开团 队会议，在美国平均每天要举行1100次团队会议 《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于 正式会议的时间达到3.5小时，非正式会议时间大约1 小时 会议需要管理吗？ 会议还需要技巧 吗？
二、会议的目的和种类
会议的目的:
开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意
达成协议与解决问题
点明问 题或困 难所在
权衡问 题的轻 重缓急
寻找解 决办法
评议解 决方法
确定行 动纲领
会议的种类
按人数分类
团体会议 小组会议 一对一会议
按开会方 式分类
五、如何开成功的会议
高效会议的八大特征：
只在必要是才召开 事先已经筹划好了 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验、才能和必要的人出席 做出了评论和总结 记录所有决定和负责人及完成时间
避免会议的五“不”现象 不守时 不负责 不决策 不投入 不执行

会议地点不当 会议场地设备不足 不能准时开始 与会者未做准备 未明确议题和时间 时间安排不当 会议太多，与会者厌倦 会议太少，致使会议议 题太多
会议中导致失败的原因




受外界影响 与会者发言离题 让没有必要留在会场的 人流在会场 决策犹豫不决 资料准备不充分却贸然 决策 少数人垄断发言 与会者之间争论