浅谈房地产权属档案特点及规范化管理方法【摘要】随着我国经济的飞速发展，尤其是住房制度改革的深化与房地产交易市场的活跃，房地产权属档案的价值得到了普遍重视。

但是，房地产权属档案的规范化管理与当前经济发展的要求还有很大差距，因此，本文通过分析房地产权属档案的特点，针对权属档案管理中面临的问题提出规范化管理方法。

【关键字】房地产权属；档案；规范化管理
1 房地产权属档案的特点
1.1 房地产权属档案信息的动态性和历史延续性
房屋的新建、拆除、翻改、扩建、灭失日趋频繁，土地分割、合并等房地产变更又不可避免，因而房地产权属处于不断转移和变更之中，具有极强的延续性和动态性。

1.2 房地产权属档案信息的真实性
房地产权属档案是产权沿革的历史记录，这种记录必须与实际相符，记载的产权人、产权范围必须清楚，才能在产权审核和排解产权纠纷中起到凭证和查考作用。

1.3 房地产权属档案信息的完整性
1.3.1 房地结合。

《城市房屋权属登记管理办法》第六条规定，房屋权属登记应当遵循房屋的所有权和该房屋占用范围内的土地使用权权利主体一致的原则。

1.3.2 图档结合。

房屋产权图上的产权界限和房屋墙界结合起来判断，能反映墙的归属，防止产权纠纷。

只有图档结合才能把产
权真正反映清楚。

1.4 房地产权属档案信息的价值性
房地产属于不动产，价值高，在单位和个人的财产构成中占有重要的地位。

因此，产权档案属于财产档案，含金量高。

产权档案的有无、保管的好坏、记载的是否准确全面，将关系到产权人的经济利益，将对产权人产生巨大影响。

1.5 房地产权属档案信息的法律性
由记载房屋所有权归属的凭证材料组成的产权档案具有法律效力，是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。

1.6 房地产权属档案信息的地域性和局部性
由于房地产受地理环境的影响，所以其分布在全国不同的省、区或同一城市中的不同地域，而且分布的状态并不呈现出整体状态，而经常是局部分布状态。

所以房地产权属档案信息也反映出地域性和局部性的特点。

1.7 房地产权属档案的权威性
由于房地产权属档案具有的特点形成了社会及机关内部工作对其利用的权威性。

2 房地产权属档案管理中面临的问题
2.1 收集方式单一
近年来，房地产越来越多地参与到各种经济活动中，如企业改制、资产重组、房产买卖、交换、继承、抵押等，每当有涉及房地
产产权的活动发生时，都会产生相应的产权文件资料。

这些文件材料是房地产产权档案必需的组成部分，其重要程度与业已归档部分相当。

而实际情况是，由于产权档案数量与日俱增，房产权属变动越来越频繁，许多档案人员没有时间和精力去收集权属档案，只是机械地接收登记部门移交的档案，以至于许多该归档的产权档案未能及时归档。

2.2 接收制度不健全
房屋产权档案有其特殊性，它以权属登记档案为主体，除此之外，还应包括测绘交易、拆迁、调产以及在处理房地产纠纷活动中形成的有关文件。

而这些材料分属于同一房地产管理部门的各职能部门。

由于缺乏档案接收制度，这些部门在产权档案形成后，往往留在本部门使用，即使移交给产权档案管理部门，在时间上也往往严重滞后了。

2.3 对特殊载体的产权档案不够重视
随着科学技术的发展，产权档案除了传统的纸质档案以外，还包括录音、影像、磁盘、光盘等载体的档案。

这些材料是产权档案的重要组成部分，同时也在实际工作中起着不可替代的作用。

但在实际工作中，产权档案管理部门对这些特殊载体的档案收集不力，使这些档案不仅没有得到特殊的管理，甚至没有被当作档案来保管；产权档案管理人员由于没有管理这类档案的经验，也不愿意接管；再者，档案库房达不到管理特殊载体档案的要求，即使这些档案集中到档案管理部门，也得不到更好的管理。

由此导致产权档案
在内容上不够完整，在载体上不够丰富。

3 加强房地产权属档案规范化管理应采取的有效方法
3.1 规范房地产权属档案的收集范围，保证文件材料的齐全完整
全面、准确是有效发挥房地产权属档案作用的基础和前提，只有全面，才能满足用户需要，只有准确，才能保障利用价值。

因此，必须规范档案资料收集整理工作。

首先，应确保房地产权属档案的完整，按照《城市房地产权属档案管理办法》的规定，将下列五个方面的文件材料归入房地产权属档案：（1）房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关部门的证明文件。

（2）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。

（3）房地产产权登记工作中形成的各种文件材料。

（4）反映和记载房地产权属状况的信息资料。

（5）其他有关房地产权属的文件材料等等。

其次应确保房地产权属档案的真实。

房地产权属管理部门应做好档案资料的前期控制工作，在办理房屋权属登记时，就要把好文件材料的审核关，保证“手续齐全，文件材料齐全，真实、合法”，并现场查勘，认真核定，确保无误；档案管理部门应把好归档关，按照档案管理的有关规定，对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档；档案管理部门还要掌握房地产权属情况，及时补充有关部门材料，保持房地产权属档案与房地产权属现状的一致。

房地产权属登记部门和档案管理部门应建立责任制，按照分
工各负其责，确保档案资料的客观、真实，为档案利用奠定基础。

3.2 加大档案现代化管理力度，提高现代化管理水平
房地产权属档案管理部门，作为社会信息业的组成部分，必须与时俱进，实现现代化管理。

首先普及使用计算机技术，实现档案管理自动化。

应充分运用计算机输人、存贮和输出信息，从一般的业务管理到档案的检索、编目、编研等方面广泛应用计算机，提高档案资源管理的效率，提高档案信息传递网络化，使计算机技术的优越性得以更充分的发挥。

其次，在房地产权属档案计算机检索中采用现代通信技术，将档案检索由成批检索、联机检索发展为联网检索，实现产权档案信息传递网络化，更加方便快捷地为利用者服务。

3.3 深入实际，了解档案利用者的需求
不了解档案利用对象的服务是盲目的，而盲目的服务是难以取得预期效果的。

房地产权属档案的开发利用工作不只是将档案信息开发出来、传递出去就完成了，其实际效果才是最重要的。

因此，档案管理部门必须了解利用者的信息需求和利用特点，以便取得最佳的开发利用效果。

首先应开展预测工作，充分了解档案利用者的需求。

可以通过调查预测法了解城建、规划、房改、司法、房地产登记部门、房地产市场、物业管理公司及广大市民对房地产权属档案信息需求的内容、利用特点，变被动服务为主动服务。

其次，针对不同需求对象，搞好开发利用。

在调查预测的基础上，本着既要开发又要保密的原则，针对服务需要，开展多种方式的开发利用。

如借阅型、证明型、报道型、编研型、咨询型、宣传型、网络型、技术型、开发利用等等，满足不同部门和各个方面利用者的需要。

4 结束语
房地产权属档案是有别于文书档案的一种专门档案。

房产行业的性质，决定了房地产权属档案具有独自的特点和永久保管的作用，房地产系不动产，尤其是房改的日益普遍，房地产权利人对不惜巨资或贷款购买的房屋，时刻关注自己的房屋所有权的现状。

房地产市场越活跃，房地产权属档案的特点和作用越突出、越至关重要。

只有档案整理工作到位，日益规范，日臻完善，做到制度、标准、格式、程序和操作方法的高度统一，才能最大限度地提高查档效率，才能确保查档质量，实现零差错率，才能从根本上杜绝隐患，避免发错证、重证，造成不应有的损失。