合同履行过程中的证据收集与管理
合同的法律风险控制主要有三个节点,即事前、事中与事后的法律风险控制。本文将对合同履行过程中双方发生争议时的证据保存与收集的相关内容进行简要介绍，以便在进行协商谈判、调解、诉讼、仲裁时占据优势，掌握主动权，为事后处理提供有力的证据支持，从而达到保护己方利益之目的。
众所周知，在“谁主张谁举证”的基本原则下，除法律规定外，对证据充分高效的运用是诉讼请求得到支持的制胜点，这不仅要求对证据进行完整与充分的收集，还需要熟练运用法律思维对证据进行有效的鉴别及出示。因此如何收集与保存证据材料是诉讼请求能否得到支持的基础。
1.尽可能保留原始证据
原始证据，又称原生证据，是直接产生于案件事实或直接来源于原始出处的证据。涉及合同的原始证据收集一般包括：对方主体的证照、合同的正副本以及相关附件、合同变更、解除及其他涉及合同履行的资料、相关告知书、交货单据、相关文件的签收记录、银行开户行信息及转账凭证和结算付款资料、双方的往来信函、检验验收单据等，以上资料的形式包括书面、传真、电子邮件、短信、微信以及其他能证明材料真实性的方式。除了上述原始证据外，还应尽量收集可以证明己方享有权利并已积极履行相应义务，对方负有某项义务且未履行或消极履行、应该承担何种责任的证据材料。
2.录音录像等视听资料的收集与保存
根据我国《民事诉讼法》第63条第一款第（四）项规定，视听资料，如录音录像资料可以作为证据使用，但必须查证属实，才能作为认定事实的根据。
作为证据使用的录音录像等视听资料应具备以下三个条件：第一，一方出示的录音录像未被剪接、剪辑或者伪造，前后连接紧密，内容未被篡改，具有真实性；第二，不得侵犯他人隐私或者违反法律禁止性规定，例如住处以窃听的方式取得的就属于非法取得的证据，法院对其合法性将不予认定；第三，录音录像的内容与所要证明目的具有相关联性。此外，在以录音录像的方式收集己方所需要的证据时，应尽量选择干扰因素较少的地方录制，在与对方交谈中应表明身份及录制时间，巧妙引导对方表明身份以增强所收集证据的可信度。
3.传真证据的收集留存
传真证据并非证据原件，其效力不能与原件同等对待，在实务操作中应注意要及时把双方传真文件中的内容事项以书面的形式固定下来,在给对方发送文件时应尽量避免出具对己方不利的书面材料,及时收集对己方有利的证据材料,妥善保存原件及复印件,以便在双方发生纠纷时可作为对己方有利的证据使用。
4.送达的相关证据收集
除上述证据的收集外，还应注意对往来文件的送达事实予以证明。在实务中当事人一方往往会以未收到对方的文件为借口否认对方提出的证据，为防止这一问题，需要在合同的具体履行过程中保存相关的送达证据，像通知义务、协助义务的履行事实往往难以证明，这就要求在通知方式上多加注意，例如书面文件的传递，应尽量选择挂号信、快递邮寄的方式；在填写单据时，应在内件处明确所邮寄的文件内容、数量，如“关于×××问题的通知函一份”；在投递完成后将回单妥善保管，并随时查询邮递情况，在显示对方签收后将查询结果截图留存。这样即使内件没有收到，但有相关单据以及查询结果的佐证，可视为相关文件已送达。
合同履行过程中及时、客观、全面的收集与保存证据，可以在双方发生纠纷时，更快更有效地明确双方责任，从而提高处理效率，快速解决纠纷。以上即对合同履行过程中证据收集相关问题的简要介绍，希望对各位同事有所帮助。
韩福蕾
2017年8月23日
合同履行：指的是合同规定义务的执行。任何合同规定义务的执行，都是合同的履行行为；相应地，凡是不执行合同规定义务的行为，都是合同的不履行。因此，合同的履行，表现为当事人执行合同义务的行为。当合同义务执行完毕时，合同也就履行完毕。 合同的履行是一个过程，这其中包括执行合同义务的准备、具体合同义务的执行、义务执行的善后等。 合同履行的原则：适当履行原则、协作履行原则、经济合理原则和情势变更原则。 履行主体 履行标的 履行期限债务人履行合同义务和债权人接受履行行为的时间 履行地点债务人履行债务、债权人受领给付的地点，履行地点直接关系到履行的费用和时间 履行方式主要包括运输方式、交货方式、结算方式等 履行费用 一、合同风险形成原因分析：企业的绝大部分合同风险是发生在履行阶段，多数企业的合同管理工作流程是首先由业务部门（或法务部）拟稿，然后交由法务部审核，之后由各业务部门负责履行，在履行合同的过程中缺乏法律方面的跟踪把关，因此造成合同潜在风险转化为实际的法律风险。同时在合同救济阶段，由于前期救济措施和后续工作跟进乏力，造成胜诉案件执行不力。 二、二、解决方案：建立合同管理预警系统。 1、合同审核：在审核程序的基础上跟进企业的战略发展，一方面扩大业务范围，新的合同要及时纳入合同审核范畴，另一方面将原有的审核做得更加深入，更深入地参与公司重大合同的谈判。 2、合同履行：具体的方案是采取合同承办人员与法务部共同跟踪履行的方式。 在合同履行阶段，由于法务部人员有限，并且法务部不可能熟悉所有具体业务流程，无法做到同审核阶段那样日常监控，因此履行阶段的日常监控由承办部门具体负责，法务部采取定期监督的方式予以跟踪。同时在日常履行过程中，承办部门发现合同履行的异常要及时上报法务部，以便法务部能够及时掌握最新情况，从而有效、及时地防止风险的发生。 3、合同救济：救济阶段工作主要解决两个问题，一个是救济手段的选择问题，对于绝大多数合同救济来说，尽量选择仲裁代替诉讼以提高救济的公正性、时效性；第二，为了提高胜诉案件的执行力，要及时诉前（诉讼）保全措施，运用法律手段保证胜诉案件得到执行。
公司合同管理工作流程 一、总则 1.目的 为加强、完善公司流程管理工作，对合同的履行实施有效监控，特制定本合同流程管理规则。 2.适用范围 2.1公司与其他法人、其他组织、个人之间签订的经济 合同、技术合同等。 2.2公司各类合同的签订、履行、变更、监督、检查、 归档等程序。 3.合同编制要求 合同应当按照法律要求编制而成，主要条款齐全，双方当事人在交易中的权利、义务和法律责任明确具体，无有损双方利益或者违反法律、行政法规的条款。 二、合同的审核和签订 1.签订合同前的准备工作 签订合同前，签约人应详细了解合同文本条款，签约金额较大的，合同文本后应附：项目可行性分析报告。报告包括的内容有：项目名称、合作方名称、项目内容介绍、目标市场分析、盈亏分析、风险分析、其他注意的方面及项目可行性建议
等。如合同执行还如合同执行还需第三方来制作完成，应附：制作方名称、制作内容、所需费用等。 2.合同的审核和签订程序 2.1经办人员签订合同时，应向主管领导提出申请，报 请批准。 2.2主管领导对合同进行审核，对合同的可行性和执行 合同采取的风险措施等提出建议，然后将合同退还经办人员，由经办人员报请财务审核。 2.3合同中凡有关对外付款、往来支付包括垫款等条款， 须经财务部成本核算预测。财务审核通过后，经办人员将合同审批表、成本预算表及合同原件和可行性研究分析报告，转报主管负责人。 2.4主管负责人签署意见后，由财务人员核实后加盖合 同专用章，此时，合同正式生效。 2.5经办人员完成对方单位盖章手续，盖章手续履行完 后，须将业务资料交合同管理人员归档保存。 三、合同履行 1.合同生效后，主管部门应按照合同约定履行或安排 相关项目人员履行；并随时跟踪合同履行情况，确保合同目的的实现及保护公司合法权益。 2.履行合同前，主办部门相关人员要仔细阅读合同条
波中院不采信鉴定意见突显否定“以鉴代审”的司法管... 编者按 说起司法鉴定，不得不提的就是“以鉴代审”问题，这在建设工程结算纠纷案件工程造价鉴定中经常见到，因建设工程的造价确认等需要运用专业技术知识，所以凡是涉及此类问题，法院常常是“交予鉴定机构处理”一言以蔽之。而“以鉴代审”混淆了审判和鉴定的界限，损害了当事人意思自治原则，严重妨碍了司法公正和司法权威。这也已成为当前民事审判的一个突出问题。在今天本系列关于建设工程纠纷案件关键证据——鉴定意见版块的最后一篇文章，我们将视线聚焦“以鉴代审”，朱树英律师将以一起拖欠工程款引发工程质量争议的诡谲司法鉴定入手，为你讲述在司法鉴定意见已经尘埃落定之际，在原委托代理律师知难而退，我方当事人一筹莫展之时，“东方大律师”朱树英迎难而上，最终在专家辅助人的帮助下，成功证明了原鉴定单位出具的鉴定意见不能证明案件事实，推翻了该鉴定意见以及“以鉴代审”的不良司法倾向，从而避免了合议庭按照原鉴定报告作出对我方当事人极端不利的判决。 司法鉴定的“整体顶升迫降方案”，是缺陷整改，还是结构破坏？让我们一起在今日“树英说”中寻找答案吧！
波中院不采信鉴定意见突显否定“以鉴代审”的司法管控朱树英 鉴定意见是工程类案件中最重要、最关键、最复杂也是最具操作性的证据。前文中，我已先后通过四篇文章的篇幅，按照逻辑顺序详细介绍了鉴定意见的概述及其合法性原则、诉前自行委托鉴定的法律效力、诉讼程序中启动司法鉴定的实务操作，以及鉴定启动后当事人对鉴定工作的配合义务及其实务要点与注意事项。经过上述层层阐述后，鉴定机构会将形成的鉴定意见提交给双方当事人和审理法院。在司法实践中，一旦鉴定机构形成了司法鉴定意见，经过当事人提异议和法庭询问和质证，法院一般即会采信鉴定意见并作为案件判决的主要依据，并且法院不采信鉴定意见也会变得非常困难。由于鉴定意见的这个特点，司法实践中出现了“以鉴代审”的弊端。所谓“以鉴代审”，是指司法鉴定单位在鉴定过程中超越职权，鉴定意见径直认定案件事实或是非，以及对鉴定所涉事实径直做出处理的行为。在建设工程纠纷案件审理中，经常发生鉴定机构在鉴定报告中不仅仅发表了专业问题的意见，同时越俎代庖替法院认定事实问题乃至法律适用问题，例如鉴定机构无视双方当事人约定自行确定计价标准进行鉴定、擅自认定涉及建设工程造价的案件事实，最后法院直接依据鉴定结论进行审判，这些都是典型“以鉴代审”
合同履约执行管理规定 为加强对公司已签订合同执行过程的监督管理，降低公司合同履行过程不规范带来的潜在风险，经公司研究决定，特制定以下规定以供执行。 一、合同履约执行管理的基本要求 生效的合同系双方真实意思的表示，对于合同各方均具有法律约束力。如果合同方不按合同约定条款履行义务，就应当承担相应的违约责任。因此，合同履行管理的基本要求为： 1.我公司严格按合同约定履行，首先做到我公司一方不违约； 2.督促对方按合同履行其义务，如对方在履行中有不符合合同约定的行为，要密切关注，及时做出反应，固定对方违约的证据，为以后处理合同纠纷做准备。 二、加强合同履行管理的方法 合同履行部门、财务部、行政部等部门都应当按下列要求做好各部门的合同履行管理工作。 (一）我公司为履行合同所做的工作，要留有记录或者证据。 如：支付款项的，应当在原始凭证上写明款项用途及对应的合同编号等；接收货物的，应办理交接手续，交接人应当签字确认，验收的应当有验收记录，有异议的应当注明等。 （二）及时发出催告和异议 催告一般是用来催促对方按合同履行其义务，同时，催告也是进一步采取某些行动的必备前置程序。异议一般是在接受对方交付的情况下，发现对方的交付不符合合同约定，如接受对方交付的货物后发现质量不符合合同约定，则应及时向对方提出异议。在合同履行过程中，催稿、异议等重要的事项应当以书面形式作出，以便有据可查。口头形式可以解决的，也可以口头形式做出。 （三）及时收集和保存证据 合同履行过程中，合同各方的往来函件、通知等文书都具有法律效力，如果发生纠纷，也是区分责任的重要证据，合同履行部门负责对合同履行每一环节形成的书面材料完整保存，如果相关材料发至其它部门，应及时转交合同履行部门存档。在合同履行过程中，对于我公司已经履行事实以及对方违约的事实应当及时收集证据，同时，如
项目合同履约管理细则 第一条目的及依据 为进一步加强合同履约过程控制，全面防范合同风险，预防合同法律纠纷，有效维护企业合法权益和经济利益，依据国家法律法规及路桥集团《合同管理办法》并结合集团合同示范文本，特制订本细则。 第二条适用范围 本细则适用于以集团和项目部名义签订的所有承包合同以及按照集团合同示范文本签订的工程分包及劳务分包，材料采购，机械租赁等合同。 第三条履约监控管理原则 合同履约监控实行“分级监控，定期分析、及时反馈、适当处理”的管理原则。 第四条机构及其职责 集团商务部是合同履约监控的综合管理部门，负责对纳入本细则适用范围内的合同履约监控进行监督、检查和指导，分析集团所属各项目部上报的《合同履约监控报表》，提出合同履约风险的防控意见。 集团所属各分公司对所管辖的项目部的履约监控进行监督、检查和指导，汇总、分析项目部上报的《合同履约监控报表》，对相关的履约风险提出防控意见。 集团商务部在必要时可组织分公司进行相关专题会议，会同集团法律顾问全面分析法律风险，研究制动法律风险防控措施。 各项目部负责对本项目部的合同履约进行监控，按要求填写、上报《合同履约监控报表》，分析相关履约风险，落实商务部及法律顾问的防控意见。 第五条人员及其职责
集团所属各分公司应确定一名合同履约监控员，按照本细则的要求具体负责合同履约监控相关事宜，并履行下列职责： （一）宣贯本细则及集团合同履约管理的其他规章制度。 （二）审核、汇总项目部上报的《合同履约监控报表》，对本公司的合同实施履约监控； （三）按本细则的要求，向集团商务部报送本公司的《合同履约监控报表》，并及时反馈合同履约风险信息； （四）分析合同履约风险，出具风险防控建议或措施； （五）解决或指导解决合同履行中的纠纷； （六）集团交办的合同履约监控的其他工作。 各项目部负责人应确定本项目的合同管理员担任合同工履约监控员，项目部负责人应协调安排本项目部各部门的工作，为合同履约监控员履行职责创造条件。合同履约监控员应按照本细则的要求具体负责本项目部合同履约监控相关事宜，并履行下列职责： （一）宣贯本细则及集团和分公司的合同履约管理的其他规章制度。起草本项目部的合同履约管理制度； （二）根据合同的实际履行情况，填写、汇总《合同履约监控报表》，对本项目的合同实施履行监控； （三）按本细则的要求，向分公司报送项目的《合同履约监控报表》，并及时反馈合同履约风险信息； （四）分析合同履约风险，落实集团及分公司提的风险防控建议或措施； （五）解决或协助解决合同履约中的纠纷； （六）做好或协助做好合同履约资料的保存工作； （七）集团或分公司交办的合同履约监控的其他工作。 集团所属各分公司、项目部在本细则颁布之日起15日内将本单位的合同履约监控员名单报送集团商务部备案。
合同签订管理规定及流程 一、目的 规定签订合同的要求、对合同条款要求、签订合同的注意事项和审定合同的要点，以维护公司利益，降低经营风险，减少签订合同不当造成的损失，方便合同的有效执行，最终保证业务活动的正常进行。 二、适用范围 适用于合同签订相关的过程中与合同签订相关的所有人员必须遵守此规定。 三、职责 营销部合同审核人员和部门领导负责对合同进行审核，业务人员负责与客户签订合同，营销部专责人员负责合同的传递、保管和协调签订合同的整个过程，部门主管负责初审合同，公司领导负责对合同签订的一些例外事项进行决策。 四、内容 1、总则 与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同，认识到合同的重要性，平时要认真学习合同法，进行合同谈判时在坚持原则性的基础上，也必须有一定的灵活性； 公司只认可书面形式的合同； 每一份合同的签订必须有指定的承办人，承办人要求是公司正式员工，其应对合同自订立起至合同履行完毕的全过程负责，并对所提供的材料的真实性负责； 合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员； 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。 2、定义 合同：是指本公司所属各部门同外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同，也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同。 授权委托书：法定代表人需要委托代理人签订合同时，开据的一个书面授权文件至代理人叫授权委托书，授权委托书必须明确委托权限，有法定代表人和代理人双方有效印鉴。3、合同签订的主体 我方签订合同的主体视情况需要可以是我公司所经销产品的生产厂家或其它挂靠的公司。 与我方签订合同的对方应是有独立法人的实体或者是有合同履行能力的个体。部门主管有责任对对方进行资格审查。审查的重点包括：法人资格：有效期内并经过年检的营业执照，执照所载内容与实际相符；合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可等级、资质证书；对方是代理人代签合同的，应有真实、有效的法定代理人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；具有相应的履行能力及履约信用。自然人：有效的身份证明
结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（七）——被索赔3032万元看忽视隐蔽工程验收单顺延工期的教训 今天给大家带来的是一家国有施工企业由于不重视工期顺延签证管理最终被索赔3032万元，其教训深刻不禁令人扼腕！ 案件第一次上诉最高院时，该施工企业委托朱树英作为上诉审代理律师，企业领导无可奈何地向朱树英自嘲感叹：“朱律师啊，我这次发神经病了。我做原告起诉催讨工程欠款，结果打来了一根上吊绳，我要赔被告3032万元，如果这个案件改判不了，我们企业只能死路一条了。”本案的特殊之处在于原审湖北省高级人民法院一审判决后，委托人提起上诉。经朱树英的努力，案件已在二审调解中取得明显的成效，但因上诉人的原因最终调解不成，案件被发回重审后因故没有继续代理。作为代理律师，朱树英直至今天仍对此案最终未能成功减少当事企业的损失而感到郁闷纠结。这一典型案件——施工单位因工期逾期造成占工程总造价一半达3000多万元损失的教训，为所有的施工企业敲响了一记警钟。从“伤痛”中不断学习，是为了更好的前行。今日“树英说”，就让我们一起撕开这“伤疤”，好好吸取其中的深刻教训。 结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（七）——被索赔3032万元看忽视隐蔽工程验收单顺延工期的教训 本栏目《结合典型案例看施工合同履约证据及其管理》正在一篇一篇推出以案论法经验教训的分析总结，该系列之三《从6068万元反诉被驳回看有关工期证据的形成和搜集》，通过抗辩反诉获得成功，重点介绍有关工期书面证据管理的形成和搜集；系列之四《从上海锦江北楼下沉至-2.6米看水准点取定证据形成的专业性》，说的是施工过程中固定程式书面文件水准点取定单的证明作用，并且当工期起算发生争议时，水准点取定的时间点可作为工程的实际开工日期；系列之五《“王牌军”追欠索赔案胜诉反映会议纪要的四不原则》，说的是固定程式书面文件每周例会纪要在工期发生争议时不可替代的证明力；系列之六《上海欢乐谷侵权赔偿案隐蔽工作验收单自证当
工程建设项目合同管理体系的建立和执行 一、全过程、全方位合同管理理念的建立 1、项目管理过程中，贯彻合同管理理念 合同管理是合同内容的谈判、评审、合同订立、履行、管理、纠偏、终止等合同实施过程中全部环节的系统管理过程，是为实现项目目标而进行的管理过程。合同是建设项目管理的核心，项目管理是实现合同管理的必要手段。任何一个建设项目的实施，都是通过签订一系列的承发包及物质供应合同来实现的。通过对承包内容、范围、价款、支付、工期、质量标准、合同双方责权利和违约责任等合同条款的制订和履行，业主和承包商可以在合同环境下规范和调控建设项目的运行状态。通过对合同管理目标责任的分解，可以规范项目管理机构的内部职能，紧密围绕合同条款开展项目管理工作。因此，无论是对承包商的管理，还是对项目业主本身的内部管理，合同始终是建设项目管理的核心。因此，大庆石化公司乙烯工程指挥部在120万吨/年乙烯改扩建工程中，通过建立以合同管理为核心的项目管理体系，坚持以强化合同管理为突破口，项目管理中贯彻合同管理理念，协调项目各相关方的关系，达到有效实现项目的安全、质量、进度、投资等目标。 2、全过程、系统性、动态性管理理念的建立 为了避免合同管理只侧重对工程预结算的管理，忽视对
优化设计、工程质量、进度、工程变更等的过程控制，乙烯工程指挥部强调事前、事中、事后的“全过程、系统性、动态性”管理。全过程就是从对合同主体与客体的掌握、合同谈判、合同评审、合同订立、合同执行与纠偏到合同终止的全部管理过程。系统性就是全员参与管理，凡是涉及合同条款内容的相关职能部门都要参与管理和控制，使合同管理过程环环相扣，协调一致。动态性就是要注重项目执行过程中的合同履行、管理和纠偏，做好工程的变更管理，尤其是出现对工程不利的因素时，及时采取控制措施，减少风险，防止合同执行过程中造成的重大损失。具体措施是，首先对工程项目建设全过程中可能涉及到的程序性和实质性内容全面梳理，进行全过程、全方位的合同条款界定。其次在项目管理的各项工作中既要克服片面强调节约、忽视技术，又要反对重技术、轻经济、设计保守浪费的现象，使设计方案在满足生产要求的前提下，节约投资。同时要求对项目建设中的各环节、各流程的主要控制点实施过程监控，对工程进度、投资和质量实施过程管理。 3、树立项目组是“四大控制目标”责任主体的理念 工程合同管理涉及到工程建设的诸多方面，它与工程建设的全过程中每个环节紧密相连，工程建设活动中的“四大控制”都是在合同管理的调整、保护和制约之下进行的。有效的合同管理是确保项目目标(安全、质量、投资、工期)的重要手段，
合同履行管理流程 合同履行管理流程 各单位 合同经办人 各单位 合同管理员 各单位负责人 财务负责人/主管 会计 法律监察部 审计监察部 集团财务中心 总裁室 开 始 统计上月合同履行情况 每月5日前完成《合同履行情况登记表》 《合同履行情况登记表》 审核 统计合同错漏少报情况 备 案 结 束 备案 N 汇总上月合同履行情况 备案 Y 统计报告
流程说明 序号工作节点工作岗位工作内容注意事项涉及表单 是否为关键控制点 1 统计上月合 同履行情况 各单位 合同经办人 由各单位合同经办人 统计上月合同履行情 况，并填写《合同履 行情况登记表》（明细 表） 1、按照“合同谁经办谁登记”的原则进行填报，具体经 办人已调离原岗位的，按照“接交人登记，交接人配合” 的原则进行。 2、上报合同类型：包括填报月上月已履行完毕、尚在 履行、已签订但未履行的合同，以及填报月之前签订， 但仍未履行完毕的合同，例如质保金未付的合同等。 《合同履行情况 登记表》（明细 表） 是 2 汇总上月合 同履行情况 各单位 合同管理员 合同管理员负责汇总 上月本单位所有合同 履行情况 合同管理员牵头组织合同经办人填报，并与合同经办 人共同承担漏报、少报、错报的责任。 《合同履行情况 登记表》（明细 表）、《合同履行 数据统计表》 是 3 填报《合同 履行情况登 记表》 各单位合同管 理员、合同经 办人 根据填报须知，由各 单位合同经办人填 报、管理员汇总本单 位上月合同履行情况 具体填报要求参照《合同履行情况登记表填报须知》 （附件四） 《合同履行情况 登记表》（明细 表）、《合同履行 数据统计表》 是
房地产行业合同履约监督管理指引 第一条如合同内容约定不明或双方理解有分歧时，合同履行主要责任部门应组织相关部门共同研讨，出具意见按权限报批后双方签字盖章确认。需要签订补充协议的，按合同审批程序报批。 第二条合同履行主要责任部门应当收集会议纪要、往来函件、验收记录、票据等文件资料，并按相关制度要求及时整理归档。 第三条合同履行主要责任部门必须督促对方提交项目印章、文件及材料领用有效签收人的授权委托文件，发文及领用材料必须由有效签收人在资料原件上签字，归档。 第四条如对方存在违约行为，合同履行主要责任部门应及时收集照片、施工记录等相关证据，以书面形式明确其违约事实及责任，限期整改并跟踪落实。 第五条如对方拒绝签收文件，合同履行主要责任部门应及时采取特快专递或公证送达的形式送达对方，并保存邮寄回执及相关送达凭证。 第六条如发生重大质量事故造成损失超过20万元时，由监理单位组织相关单位、部门对事故原因及责任进行界定，并形成书面的证据。由地产公司按合同相关约定追究责任单位的违约责任。严禁项目程部自行主持召开事故鉴定会，形成会议纪要，作出对我方不利的结论意见。 第七条合同未履行完毕但可先予接收或部分接收的，应详细记录与合同约定或质量标准不符的内容，双方签字确认。 第八条合同履行主要责任部门收到对方的业务函件后，应登记收函台账，并在合同约定的时限内予以书面回复，并报合约部备案；凡涉及重大质量事故、工期、造价及承包范围变更的重要函件，必须经合同管理部进行审核，并建立《重要函件审核台帐》。 第九条项目部工程类合同履行中，如收到合作方经济索赔申
请，索赔理由明显不成立的，应在收到书面函件7日内驳回相关申请；对方索赔申请应予以适当考虑的，合同履行主要责任部门应在初审的同时收集对方的违约证据，提出初审意见和反索赔方案报地产公司负责人，由地产公司相关部门召开专题会议讨论审核。严禁各项目部在地产公司出具审批意见之前以会议纪要、备忘录、函件等书面形式对索赔进行确认。 项目部应严格按照合同约定对施工单位的违约行为实施索赔或反索赔。当履约过程中施工单位违反合同相关约定，工程进度、质量、安全等不能满足要求造成我方损失时，履约责任部门应立即采取措施并收集证据，在7天内向对方提出索赔意向，严格按照合同约定追究对方违约责任。 第十条各项目部对本监管的项目合同履行情况进行监督检查，进行合法有效的维权取证，并负责地产公司履约付款审核工作。 第十一条各项目部依照合同履约关键控制点，对所监管项目的检查每月不少于1次，每次检查应填写合同履约检查记录表，报合同管理部负责人确认后，将存在的问题向履约责任部门反馈并跟踪落实整改情况。 第十二条对合同履行过程存在的突出问题，合约部应发出提示函或建议函，督促合同履行主要责任部门落实整改。
Sweeping over the Management | 管理纵横 MODERN BUSINESS 现代商业178 浅谈如何加强合同履约管理 卢鹏超 中国石油天然气管道科学研究院 河北廊坊 065000李 朋 中国石油天然气管道第一工程分公司 河北廊坊 065000 摘要:合同管理的动态性就是注重履约全过程的情况变化,合同履约是合同管理的关键内容,做好合同履约管理是实现合同交易目的的决定性因素。本文从合同履约管理的定义出发,阐述目前合同履约管理存在的问题,加强合同履约管理的必要性,详细分析进行合同履约管理的方法与内容,以提高合同管理水平。关键词:管理；合同；履约 随着法律意识的增强,企业在生产经营活动中,为实现经营目的和经济利益,越来越重视合同管理工作。合同关系渗透到经济活动的方方面面,合同管理的范围扩大了,合同管理的内容变得复杂了,相应的对合同管理工作的要求也就提高了。很多企业重视合同的签订,签订一个好的合同是一个良好的开端,但是合同的履约才是真正重要的环节。合同往往履约过程较长,其中不确定的风险因素较多。逐步完善企业合同履约管理,减少或避免经济纠纷和损失,杜绝经济违法违纪行为,是深化企业合同管理的必然要求。 一、合同履行管理的定义 合同签订后,并不意味着合同管理工作结束了,必须经过合同履约这一阶段,才能实现交易的目的。生效的合同对于合同当事人各方均具有法律约束力。如果当事人不按合同约定履约义务,就要承担相应的违约责任。 合同的履约就是交易的双方全面的、适当的完成合同的义务实现合同的权利。合同的履约是整个交易的中心环节。合同履约的不好,双方的权利、义务交易的目的不能很好的实现。 合同履约管理就是为了顺利实现合同交易目的,对合同履约阶段的工作进行计划、组织、领导和控制等一系列活动的总称。 二、合同履约管理中存在的问题 1、企业对合同与合同履约管理的关系缺乏认识 合同订立产生在合同管理的前期阶段,在这一阶段往往受到高度重视。一旦合同签订了,合同就束之高阁了,甚至忘记了合同履约过程是实现权利义务的过程,而仅仅把它看成是生产过程。因此,合同管理的问题大多数产生在中期和后期履约阶段。 2、企业从业人员的合同法律意识滞后 最明显的表现是企业有关人员不认识合同与合同法律的关系,履约合同往往离开合同法律,缺乏依法履约的意识,不善于使用预期违约制度,不善于利用抗辩权、巧妙使用代位权和撤消权,总是以低人一等的乙方自居而不能正常维权,造成不少失误和损失。 3、合同签订后没有进行合同交底 很多企业在签订合同时,企业总部一级都很重视,但一旦合同签订后,对合同分析和合同交底往往不够重视,甚至忽视了这项工作,合同签订与合同执行脱节,致使合同往往被锁在文件柜或项目负责人的抽屉内,其它人员只知其相关工作职责,而对合同总体情况知之甚少,甚至完全不了解合同的具体内容,给日后的合同纠纷埋下了隐患。 4、合同执行过程中忽视变更管理 在履约过程中合同变更是正常的事情,问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识,结果导致了损失。超过履行期限未履行完毕的合同,不解除,也不追究违约责任,在对方提出履行时,不再对合同变更,而用想当然的方式履约,最终由于 情势变更,把自己推向不利的位置。5、合同履约过程中缺少沟通与监控 一个交易的完成要经过多个部门的配合,这样能在最大程度上减少管理中出现的问题,但也易造成相关的部门各自为政,互不沟通,出了问题相互推诿。同时对合同履行管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求,合同管理仅是具体经办人的事,缺乏相互监督和控制。 合同履约过程中维护自身的合法权益,提高经济效益是企业合同管理的重要性和必要性的体现,因此,加强合同履行管理势在必行。 三、加强合同履约管理的方法 1、组织与制度管理 (1)健全合同跟踪管理机构。企业要设专职或兼职的合同履约人员,负责各种合同资料和相关的资料的收集、整理和保存,建立报告和行文制度。 (2)完善合同履约管理制度。不断地修订、补充、健全制度可使其涵盖合同履行的全过程,减少死角,在客观上为顺利履行合同提供安全保障。 (3)建立合同实施的保证体系。在合同实施过程中,要协调好各方面关系,使合同的实施工作程序化、规范化,按质量保证体系进行工作。 (4)加强合同履行的监管。全面推行合同跟踪管理手册制度,及时、全面地掌握合同履约情况。 (5)提高各级领导的法制观念。企业经济活动的合同,从订立到履行的全过程,都有权力在起作用。做好合同履行管理工作,重要的是各级领导对权力监督工作的重视程度,以及他们提高现代法制观念。2、专人管理 实行交易的全过程负责制。在交易过程中,从交易对象的考察、评定,到交易的商谈、合同书的签订等一系列过程,合同履行情况(供货、付款、争议的处理),合同履行情况的总结,实行全过程责任人制。责任人不仅限于对合同谈判记录,往来电传,涉及价格、数量、质量等重大事项变更做好文字记录,更应监督整个合同的履行情况,直到合同所有的权利和义务都履行完毕,写出对此情况的小结,整理建立完整的客户交易信息档案。3、合同交底管理 企业合同管理人员向合同承办部门进行合同交底,全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。 合同承办部门向其所属执行人员进行合同交底,陈述合同基本情况、本部门的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等,并解答所属人员提出的问题。 合同承办人员应积极主动地学习合同条款,熟悉合同的主要
合同管理执行情况报告三篇 篇一：合同管理报告市场经济在某种意义上说是法制经济，再贴近些说，是契约经济。企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。所以，一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。因此，必须十分重视合同及合同管理。 企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法 进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。我们不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。 在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。在国外，从二十世纪七十年代初开始，随着工程项目管理理论研究和实际经验的积累，人们越来越重视对合同管理的研究。在发达国家，八十年代前人们较多地从法律方面研究合同；在八十年代，人们较多地研究合同事务管理；从八十年代中
期以后，人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来，合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。 业合同管理是市场经济条件下企业经营管理的一种重要方法是经济手段法律化的形式之一。建筑企业合同管理，是指企业对以自身为当事人的合同，依法进行签订、履行、变更、解除等一系列行为的总称，对于改善企业经营管理，实行经济承包有着重要意义。因此，实行合同管理是建筑施工企业生产经营管理的关键所在。 1 对合同认识及重视不够现阶段，各建筑企业基本上都是按合同管理的要求认真进行合同标前及标后的评审，对合同的履约进行检查，力求通过严格的组织程序、严密的合同评审，把自己能否按期履约、业主的能力及不稳定状态消灭在萌芽状态。但在工程施工时如何有效地把合同贯彻执行下去，各单位执行还不够。 2.合同管理员只是把合同发给项目经理或者项目部资料员，没有把合同的内容及签约情况进行详细地交底； 3.合同执行人即项目经理，只是组织正常的施工管理，如：加强工期、质量、安全及现场施工等方面的企业经营管理等没有认真组织学习合同条款，没有使参加施工的所有人员了解合同内容；3.对合同内容不重视，只是按照自己的经
合同履行过程中的证据收集与管理 合同的法律风险控制主要有三个节点,即事前、事中与事后的法律风险控制。本文将对合同履行过程中双方发生争议时的证据保存与收集的相关内容进行简要介绍，以便在进行协商谈判、调解、诉讼、仲裁时占据优势，掌握主动权，为事后处理提供有力的证据支持，从而达到保护己方利益之目的。 众所周知，在“谁主张谁举证”的基本原则下，除法律规定外，对证据充分高效的运用是诉讼请求得到支持的制胜点，这不仅要求对证据进行完整与充分的收集，还需要熟练运用法律思维对证据进行有效的鉴别及出示。因此如何收集与保存证据材料是诉讼请求能否得到支持的基础。 1.尽可能保留原始证据 原始证据，又称原生证据，是直接产生于案件事实或直接来源于原始出处的证据。涉及合同的原始证据收集一般包括：对方主体的证照、合同的正副本以及相关附件、合同变更、解除及其他涉及合同履行的资料、相关告知书、交货单据、相关文件的签收记录、银行开户行信息及转账凭证和结算付款资料、双方的往来信函、检验验收单据等，以上资料的形式包括书面、传真、电子邮件、短信、微信以及其他能证明材料真实性的方式。除了上述原始证据外，还应尽量收集可以证明己方享有权利并已积极履行相应义务，对方负有某项义务且未履行或消极履行、应该承担何种责任的证据材料。 2.录音录像等视听资料的收集与保存 根据我国《民事诉讼法》第63条第一款第（四）项规定，视听资料，如录音录像资料可以作为证据使用，但必须查证属实，才能作为认定事实的根据。 作为证据使用的录音录像等视听资料应具备以下三个条件：第一，一方出示的录音录像未被剪接、剪辑或者伪造，前后连接紧密，内容未被篡改，具有真实性；第二，不得侵犯他人隐私或者违反法律禁止性规定，例如住处以窃听的方式取得的就属于非法取得的证据，法院对其合法性将不予认定；第三，录音录像的内容与所要证明目的具有相关联性。此外，在以录音录像的方式收集己方所需要的证据时，应尽量选择干扰因素较少的地方录制，在与对方交谈中应表明身份及录制时间，巧妙引导对方表明身份以增强所收集证据的可信度。
工程项目合同履行管理制度 第一章总则 1、合同履行管理是指项目管理公司、设计单位、监理单位、施工单位为保证合同所约定各项义务的全面完成及各项权利的实现，以合同分析成果为基础，对整个合同实施过程的全面监督、检查、对比、引导和纠正的管理过程。 2、合同履行管理包括合同交底、合同跟踪与诊断、合同争议及违约处理等工作。 第二章合同交底 1、合同交底是指项目管理公司、设计、监理、施工单位召集项目管理相关人员对合同的主要内容在做出解释和说明的基础上，通过对合同主要内容解读和分析，使大家熟悉合同主要内容、各种规定、管理程序、合同责任、法律后果等，使大家都能树立大局观念，工作围绕履约理念，保持高度协调一致。 2、合同交底的第一层次是项目管理公司组织设计、监理、施工单位主要负责人、合同管理人员进行交底，第二层次是设计、监理、施工单位主要合同管理人员分别组织设计小组、总监办、施工单位项目经理部组成人员进行合同交底。 3、合同交底的主要内容包括以下几个方面： （1）、工程设计（施工）的质量、技术要求和关键事项、注意点。
（2）、工期要求。 （3）、合同总价及清单价格分析。 （4）、计量支付与变更设计、索赔条款分析。 （5）、相关事件搭接关系。 （6）、责任界限划分。 （7）、质量、进度、费用(成本)责任和法律后果。 4、合同交底应当在设计（施工）开始前进行，以保证合同条款在实施过程中的贯彻落实。 第三章合同跟踪与诊断 1、项目实施过程中，项目管理公司、设计、监理、施工单位应成立专门小组或指定专门人员，负责合同履行跟踪与诊断，一旦发现合同履行异常，应立即报告，并采取处理措施。 2、合同跟踪的依据主要有：合同内容、合同分析成果、工程资料和报告、现场情况。 3、跟踪对象有：具体合同事件、实施的项目、项目管理公司、设计、监理、施工单位、分包单位、实施中的重大质量、进度、费用问题等。 4、合同跟踪小组或人员发现合同问题后，应当立即进行合同诊断，其主要内容有：产生问题或偏差的原因分析、产生问题或偏差的责任分析、下一步发展趋势、是否需要采取措施等。如需要采取措施，应立即向项目管理公司、设计、
合同履约管理办法 一、合同履约管理是对合同履约阶段的工作进行计划、组织、领导和控制，对合同履约阶段的重点内容和关键环节实施监测与管理，及时发现和处理合同履约过程中的问题或隐患，防控风险的过程。 二、合同履约管理的重点内容包括进度监控、质量控制、纠纷处置等，关键环节包括合同款收付、工程设备验收、合同成果交验等。 三、凡与合同履约有关的部门和人员必须本着“重合同、守信誉”的原则，积极协作，严格履行合同所规定的权利义务，确保合同实际履行和全面履行。 四、合同履约管理实行主责制。合同的主承办部门为主责部门，其主要负责人为主责人。主承办部门暂不明确的，由总经理确定主责部门和主责人。 （一）负责组织合同的全面履行。熟悉合同的主要内容、落实双方的权利和义务，记录保存谈判交涉资料，分析各种违约情况的法律后果,有效利用合同保护企业利益，限制和制约违约行为。 （二）负责组织合同交底。向合同承办部门和人员全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理，解答有关问题。
（三）负责组织合同变更、中止、终止。 （四）负责组织合同标的物验收和履约完毕确认。 （五）负责合同付款OA流程的发起（暂无权限的书面通知办公室发起）。 （六）跟踪合同款收支情况。 （七）及时掌握下列情况并采取应对措施： 1.相对方名称、法定代表人、银行账号、经营场所、联系方式等发生变更； 2.相对方授权代表调离、离职、开除等； 3.相对方或其控制人财务状况恶化，开始出现拖欠款项； 4.相对方陷入重大法律纠纷，可能影响其正常经营； 5.相对方过错或双方过错，可能或已经给企业造成损失； 6.其他有可能对正常履约造成负面影响的情况。 五、主责部门和主责人的变更由总经理决定。主责部门和主责人发生变化的要进行工作交接。 六、重大复杂的合同项目履约管理，经总经理批准后可请集团公司支持或外聘专家参加，具体事宜专项规定。 七、办公室负责合同履约管理的组织和考核。 （一）负责过程管理。 1.建立健全合同履约管理制度，设立合同履约管理台账，明确履约控制指标。 2.协调配合各方工作，定期组织检查监督，对发现的问
关于加强合同履行过程动态监管的 具体措施 目前，在企业合同管理工作中，合同归口管理部门多较为重视合同审查工作本身，审查完成合同签订之后，合同约定的执行过程则基本由合同经办人主导，合同归口管理部门精力往往不足以覆盖合同履行过程的全面监管，造成了合同履行过程失去监管，进而直至因合同产生纠纷或损失时才将情况反映到合同归口管理部门来进行补救措施的处理，放任事中控制，单靠事前控制与事后控制是不科学的，因此，进行合同事中控制，加强合同履行过程动态监管意义重大。 合同管理应当是一个动态的过程，当然，一份严密规范的合同在合同履行的全过程中占有突出的意义，如何审查好一份合同需要扎实的法学基础以及丰富的经验，在此不再赘述，以下重点阐述加强合同履行过程动态监管的具体措施。 一、下发通知，宣贯管理要求 以部门名义下发通知，将集团公司对合同履约管理的精神要求予以宣贯，引起基层员工的高度注意（例如，部门已经下发的《合同管理员工作管理办法》要求的合同管理员的工作职责--“负责本单位合同履行进度的及时跟进，并填写协同办公系统《合同履行情况记录表》，于每月底对本月本单位合同履行情况进行更新上传”已经中断执行），严格的制度要求，并督促贯彻实施，可以建立制度权威，有利于开展工作； 二、优化并坚决落实《合同履行情况记录表》更新上传制度 《合同履行情况记录表》如实更新上传，并由法务部专人负责在线监督检查并审核各产业公司合同履行情况，将大大强化合同履行过程动态监管的力度与质量。由于合同履行过程变化较快，建议将《合同管理员工作管理办法》要求的月底汇总合同履行情况并上传修改为原则上履行进度更新即上传，合同数量较大的允许每周五对本周本单位合同履行情况进行更新上传，并联合人力资源部将此项
如何进行合同的履约管理如何进行合同的履约管理 我记得是去年初秋的一个深夜，刚刚入梦的我被一阵紧过一阵的手机铃声惊醒。“律师，不好意思，这么晚打扰你。我公司账户被法院冻结了，我想明天早晨约你商量。”来电话的是半年前认识的朋友A，他创立了一家以开发小区智能终端为主业的科技公司B，创业不到三年，业务红火，发展迅速。我请他简单地说明一下情况。 原来，他三个月前成功地竞争到一笔业务，为四川某地的一个大型居住小区的家庭智能化项目提供家庭信息化智能终端设备及技术服务。从投标到签订合同均很顺利，百余万元的项目拿下来，即配备了一个项目组着手采购设备并派专人前往四川搭建平台，不久也顺利地收到了预付款。然而由于对方人事变动等原因，双方的配合出现了问题，项目进展也因此延误。“我们尽了很大努力，没想到对方竟然说我们违约，将我们告上法庭，还冻结我们的账户！”感觉案情似乎不应当如此简单，于是我们约好次日上午带好全部相关资料再细谈。 第二天，A带来了对方的诉状和法院的应诉资料以及双方签订的合同。对方以B公司未按合同约定及时全面履行合同义务，不能按合同约定实现投标设计中承诺的全部功能，且对对方的催告置之不理，导致项目工期一再延误为由，请求解除所签合同，退还预付款28万余元，并赔偿经济损失32万余元。对此，A很不以为然，他认为在没收到对方预付款的情况下，已经组织设备采购，并派人携带搭建实验平台的设备前往四川，但是对方非常不配合，导致工作进展缓慢。而所谓不能实现承诺的功能更是无稽之谈，B公司承接了很多更为复杂的项目，质量均得到客户的认可。由于A并没有提供相关的证据材料，我无法对此作出判断，只好根据合同的约定、对方的诉状和A的陈述，为他列了一个证据清单，请他回去准备。 此后，根据A提供的线索，我们指导、启发他们收集各种可能相关的证据。然而很遗憾，除了几份采购合同的传真件和飞机票、住宿发票外，再也没有任何有价值的证据了，只有一份情况说明，详细地描述了合同履行的全过程，然而几乎没有可资证明的证据。根据我的直觉，我完全相信他们所讲的都是事实，然而客观事实只是客观事实，如果没有证据证明，他们就无法成为定案所依据的法律事实，除非对方承认。对此，我感到很无奈。 在庭审中，对方出示了很多证据，包括对方给B公司的公函、律师函等以及B公司的部分复函。对于这些函件，A多数表示认可，但是也有不曾见过甚至不曾知道的。幸运的是，对方代理人在诉讼过程中以及庭审时犯了一些低级错误，致使天平没有完全向其倾斜。最终该案在法院主持下调解结案，B公司几乎没有遭受损失，A对此很满意。 结案了，当事人很满意，但是我并不满意，如果B公司的履约管理能稍好一些，结果会更好。从本案看，虽然合同中也有个别条款对B公司而言比较不利，但从合同整体看，双方的权利义务还是基本平衡的。但是履约管理的差异直接决定了纠纷处理的结果。由于对方拿出证据证明B公司确实延误了工期，而B公司却不能举证证明延误系对方不配合所造成，因此工期延误的违约责任须由B公司承担。如果B公司能够在履行过程中通过各种适当方式留下其努力履行
天水嘉讯网络科技有限公司合同管理制度及流程 <第一版> 天水生活网
二〇一四年一月二十四日 目录 第一节目的 (3) 第二节适用范围 (3) 第三节合同管理部门及职责 (3) 第四节合同时间流程具体规定 (4) 第五节合同具体要求 (5) 第六节合同的变更、解除合同（产品的下线） (7) 第七节无效合同 (8)
第一节目的 第一条为规范公司合同管理、防范与控制合同信息正确性，将有效团购信息全面的展示给消费者，明确自己的岗位职责，特制定本规范。 第二节适用范围 第二条本规范适用于天水嘉讯网络科技有限公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等。 第三节合同管理部门及职责 第三条总经理负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。市场部经理负责团购合同、口碑合同、广告合同、建站合同等经济合同的审批，出现特殊情况合同可向总经理请示；编辑部负责合同信息的编辑审核上线；行政部负责合同发放、盖章、归档、备案和管理，监督检查合同履行执行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出修改意见。 第四条相关部门的主要职责： （一）业务员负责合同洽谈协商起草签订工作。
（二）业务员签订好正式合同后和商家约定拍照时间，应告知商家拍照基本内容，友好提醒商家安排好拍照所准备的物品。 （三）市场部经理负责合同的答疑、审核工作。 （四）编辑部负责合同信息的编辑（拍照、图片处理、文字编辑）审核上线工作； （五）编辑部在产品上线前一天为市场部提供产品菜单、商家账号和兑换密码； （六）业务员在产品上线前一天负责将菜单、账号、密码提供给商家，并教会兑换流程； （七）财务部门负责按期给商家打款工作，及时报送合同打款情况报表及有关资料提供给市场部； （八）行政部负责合同的归档管理工作。 第四节合同时间流程具体规定 第五条合同正式签订交至行政部起为合同开始流通时间，合同流通时间为2天。编辑部自接到合同起在流通时间范围内合理安排工作流程（拍照时间、图片处理、上线审核）按时将产品上线，不得随意延期。 第六条如出现产品需及时上线的特殊情况（即加急上线合同），需业务员向部门经理请示，部门经理审批，市场部必须提前一小时以书面形式告知行政部，行政审核，编辑部接到行政部加急书面