行文规则
• 注重实效、坚持少而精、篇幅力求简短，严格执行公司有关保密规定。 • 定位准确、主题明确，行文规范、用语严谨，对象正确、线路短捷，避
免无价值公文。 • 不越权、不越级，重大事项、特殊情况除外。
责任落实
集团人事行政部：是公文管理的归口部门，负责处理所有以集团名义上报、 下发的公文文件，检查、指导和监督集团各下属子公司的公文处理工作。
二、按秘级程度可分为以下两类： 秘密：指涉及公司重大规划设计方案、招投标文件、营销方案、财 务数据及报表、薪资等信息的公文，严禁私自复印分发。 普通：指非秘密公文。
公文的种类
1、内部公文按照内容可分为以下7类 ：
1、决议
2、通知
6、联系函
7、会议纪要
3、通报
4、报告
5、请示
公文的种类
一、内部公文： 1、决议：适用于经董事会、总经理办公会等重要会议讨论通过的重要决策事项。 2、通知：适用于发布规章；转发上级单位、不相隶属单位的公文，批转下级单 位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部等。 3、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 4、报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级 单位询问。 5、请示：适用于向上级单位请求指示、批准。请示和报告要分开，请示问题应 做到一文一事，报告中不得带请示问题。 6、工作联系函：适用不相隶属单位间相互商洽工作，询问或答复问题，发函单 位不超过3个；向有关主管部门请求批准等。 7、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。 二、对外公文：向政府或合作单位报送的文件，例如：项目建议书、立项报告、 请示、报告等 三、外来公文：外部单位、机构发来的文件、函件、资料等。
责任落实
1、集团人事行政部：负责管理集团主导的档案，监督检查各分公司档案管 理情况。
2、分公司人事行政部：负责管理分公司主导的档案。 3、各分公司档案管理员：负责档案的收集、整理、保管、使用以及档案室
的管理。 4、各部门兼职档案员：负责本部门档案的日常保管及使用，并按归档时限
要求归档至档案室。 5、财务管理中心：负责管理财务类档案并根据档案管理制度出具相应的档
目录
第一章 公文管理规定 第二章 档案管理规定 第三章 印章管理规定 第四章 廉政管理规定 第五章 办公财产管理规定
第六章 用车管理规定 第七章 会议管理规定
第八章 办公管理规定ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ第九章 行政事务管理规定 第十章 违制处罚
公文管理规定
1
公文的种类
一、按公文来源，可以分为内部公文、对外公文、外来公文。
印发：内部公文由各级人事行政部统一发文，并填写《发文登记表》；对外公文由发起 部门负责发送与对接。未经审批，不得私自印发。
收文要求
1、签收 ：填写《公文收件登记表》，对收文的特征和办理要求等进行记载。 2、拟办： ➢ 内部公文由接收人在部门内部进行分发，并按公文内容执行。 ➢ 外来公文：由各级人事行政部签收分发。信件注明收件人的直接送收件
人；其它由人事行政部填写《收文处理单》提出办理意见，送上级领导批阅。 3、督办：各级人事行政部有权对公文的内容进行督办，涉及重大事项转交运 营部予以督办。
档案管理规定
2
档案分类编号
1、按档案类别分为人事行政类、合同类、法律类、财务类、实物类、采购类、 成控类、招商类、营销类、房地产开发类。 2、按档案保管期限分为永久、长期、短期。 ➢ 永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的
签发： ➢内部公文：签发人须为部门负责人及以上人员，文件一经签发，不再改动，如确需修
改，须经签发人同意。小范围、一般事项可直接由各级部门负责人签字印发，跨部门、 跨单位、重要事项需由分管领导签字印发，涉及加盖公章的必须由单位负责人签发。 ➢以集团名义行文，由董事长或其授权人员签发，其他由集团分管领导或部门负责 人签发；以各下属子公司名义行文，由子公司总经理或部门负责人签发。 ➢ 对外公文：统一归口至各级人事行政部，经公司负责人审批并加盖公司公章，报 集 团人事行政部存档备案。
• 子公司行政人事部门：负责本公司上报、下发文件的归口管理，负责接收、 处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度、工作指令、 通知、通报、对集团领导的请示、报告等文件，并编号归档。
• 各部门及下属子公司：根据业务需要设置专职或兼职行政文员，负责各类制 度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作。
档案，列为永久保管。保管期限为为20年以上。 ➢ 长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值
的档案，列为长期保管。保管期限为为5年—20年。 ➢ 短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。为
5年以下。 3、按档案保密等级分为一般档案和秘密档案。
收集归档
1、收集：各部门（含工程部）兼职档案员对需归档档案每月10日前（重要档案及时 归档）提交上月档案至档案专员归档，档案专员做好档案接收登记。
2、归档： ➢各分公司档案专员负责保管并建立台账，重要档案由分公司人事行政部每月10日前
整理提交扫描件至集团人事行政部备份，例如对外文件、外来文件、公司决议、重 大会议纪要、合同（销售、租贷、劳动合同向集团提供台账即可）、政府文件、法 律类文件等。 ➢归档时注明档案的秘级。 ➢各分公司在项目竣工验收完毕后将整套档案原件移交至集团档案室保管。 ➢每月由集团人事行政部检查各子公司档案归档情况。 ➢各分公司（部门）主导的合同档案必须注明总份数，并做《合同原件去向登记表》。
发文办理流程
否
拟稿
否
审核
通 过
审核
通 过
套红否
是
编号、套红
否
下发
用印
否 否
是 是否需用印
是
签发
发文办理要求
拟稿：谁发起谁拟稿、谁主管谁拟稿、联合发文共同拟稿，拟稿部门对文件基础质量负 全责，拟稿要求及格式详见附件。
审核：内部公文逐级审核，谁主管谁审核；对外公文须由集团或子公司负责人审核，审 核确认是否需要行文、是否已经会签、是否符合有关法律法规及公司内部规章制度要求、 提出的要求和措施是否明确具体可行、文字表述使用和公文格式是否规范等。