第三章 秘書工作的職能
辦事職能
辦事的職能﹕
辦事是秘書工作的兩大職能之一﹒ 協助上司的工作運轉﹐以提高上司工作效率
怎樣提高辦事效率﹕ 1. 領導要有權威﹐員工要有紀律 2. 机制要优化﹐体制要合理 3. 工作環節安排合理緊湊 4. 文件要發得少些再少些 5. 文件寫得短些再短些 6. 合理安排會議﹐填平“會海” 7. 堅持評審﹑完善催辦制度 8. 實現辦公現代化 9. 工作人員的訓練有素和工作的快節奏 10. 培養效率意識﹐進行習俗革命
秘書培訓課程
(政策秘書部 Jun-2003編制)
第一章 秘書學概說
什么是秘書學﹖
秘書學是一門獨立的科學﹐是源于秘書工作又指導秘 書工作的科學理論﹒ 秘書學是研究秘書工作﹐使其科學化﹑理論化并充分 發揮其效能的學問﹒ 秘書的研究對象有﹕
秘書人員 秘書部門 秘書工作
什么是秘書工作﹖
秘書工作分為群体及個体﹐以“為領導者的工作運轉 和決策服務”為宗旨﹒ 秘書人員從事助理性﹑參謀性工作﹐諸如﹕
特殊技能
電腦操作 資料复印 攝影技術 錄音錄像技術 打字技術 速記技術 書法藝術 編輯﹑校對技能 其它等……
智能素養
知識積累 積累意味著積少成多﹐意味著勤奮好學﹐絕不是
听其自然﹐坐待知識進門﹒ 思維訓練
語言能力(語言是表達思想﹑進行交際的工具) 邏輯能力 思辨能力 (邏輯﹑思辯﹑認識能力﹐認識事物本質) 認識能力 領會能力(對上級指意反應快﹑領會准)
起草﹑核對文件 列印﹑遞送文件 調查﹑研究信息 查証﹑解決問題 電話﹑交際接待 會議日程安排 重點事務提點 文檔資料管理 應答回應咨詢 其它等……
秘書工作与秘書學的關系﹖
秘書工作是秘書學的來源和基礎﹒ 秘書學又指導﹑引發秘書工作的發展﹐是秘書工作 的科學化﹑理論化体現﹒ 秘書工作与秘書學關系密切又不相同﹐把兩者分割 開來或混為一談均不正确﹒
較強的文字表達能力
文字表達能力是秘書人員的基本功﹐几乎整天与文字打交道 ﹐如草擬文件﹑會議記錄等﹒ 秘書人員的文字表達能力﹐不是單純文筆技巧問題﹒它實際 是較高的政治理論水平﹑丰富的科學文化知識﹑較強的分析 問題能力以及流暢的文筆等綜合能力﹒ 文字表達能力的形成和提高﹐賴于長期﹑反复﹑刻苦的寫作 實踐﹐由實踐中加以消化﹐做到心領神會﹐下筆才能左右逢 源﹒
參謀職能
1. 起草﹑核對文稿中的參謀作用 2. 資訊信息搜集﹑研究的參謀作用 3. 會務安排的參謀作用 4. 公務活動中的參謀作用 5. 制度評審﹑完善的參謀作用 6. 協調工作中的參謀作用 7. 信訪工作中的參謀作用 8. 議事制度－超前預后工作中的參謀作用
第四章 良好溝通
什么是溝通﹖
定義﹕ 一個人向另一人或多人傳遞信息并獲理解的過程﹒
其它 接受同事幫助后要表示感謝並告知結果 同事受批評時要給予安慰和鼓勵
同事受表揚時表示祝賀 委婉指出同事的缺點 多贊美同事 自己不小心做錯事時﹐要真心道歉 不談論同事的個人隱私 不說有損他人形象或自尊心的話
思考及討論
• 我們公司常用溝通方式有哪些﹖
• 你認為自己在工作中應如何選擇溝通方式才能 達到最佳的溝通效果﹖
臨机應變能力 即臨机處置能力﹒不只是應變﹐而且表現于﹕反應 迅速﹑思路敏捷﹑處置泰然﹑机智靈活的智能﹒ 以上思維的開發﹐一靠思維開發 ﹐二是要在實際 工作中學習和鍛煉﹒做到靈机泉涌﹑左右逢源﹑分 秒不誤﹑毫記人﹑記事﹒強記博取 ﹑應付自如﹒ 記人﹐除了要掌握方法﹑訣竅之外﹐主要的還得 靠平時勤下功夫多動腦子﹒
表現形式﹕ 談話(組織机构處理日常事物的主要方式)﹑書面﹑
肢体(表情/手勢/臉色/眼神/語气)﹒
溝通要素
如何与上司溝通﹖
接受指示 認真听﹐不明白的地方一定要問明白 如有不同看法﹐及時提出商量 表明如何落實執行
匯報工作 先說結果﹐再敘過程 條理清晰﹑簡洁明了 切勿提出瑣碎或不相關的事情
反思(自省)能力 要善于隨時回顧自己的言行﹐善于總結自己的成 功經驗和失敗教訓﹐特別要善于發現自己過失和 不足﹒
心理素養
多些樂觀和幽默 樂觀和幽默是自信心的表現
培植自信心 既要看到自己的長處﹐也要看到自己的短處﹔既不
滿足﹑不陶醉于長處﹐也不忌諱短處﹒ 鼓勵競爭精神﹐防止嫉妒心理
正當競爭帶來的是積极成果﹐是進步的動力﹔嫉妒 是一种消极因素﹐有百弊而無一利﹒
作指導提供參考信息﹒ 協調作用
如會議安排﹑活動安排等﹒ 門面﹑窗口作用
秘書部門或人員的工作態度﹑工作質量﹑辦事效 率等﹒
秘書工作的方針﹖
保密
因日常處理上司文件﹑參与各類會議﹐故了解公司投資資訊 ﹐運作方針/政策/制度﹐而任何資訊在出台之前需要經過反复 的修正﹐故未發布實施之前不可過早泄漏﹐否則造成負面影響 ﹒
• 過去在你的工作中有沒有不願意和同事溝通的 想法或做法﹖為什么會有﹖你現在如何看待﹖
第五章
禮貌﹖禮節﹖禮儀 ﹖
禮貌﹕ 指在人際交往中﹐通過言語﹐動作向交往對象表示謙 虛和恭敬﹒
尤其對于人事調動﹑投資策略﹑重大決策改變等敏感資料﹐更
應守口如瓶﹒
高效
實事求是
第二章 秘書人員的素養
才干素養
精明的辦事本領
基礎﹕ • 知識面廣 • 頭腦清楚 • 思維敏捷 • 手腳勤快 • 經驗丰富
能力﹕ 專業能力 理解和領會能力 條理和駕馭能力 口語表達能力 應變能力 交際能力
反映工作問題 實事求是 准備好解決方案
提出工作意見以請教方式提出 提出對上司個人的建議
方式委婉 注意場合
接受批評 不要反駁﹐真心道歉 如有必要﹐可适當解釋
接受表揚 感謝並表明會繼續努力 功勞歸下屬﹐如有其他人幫助過﹐要提起
如何与同事溝通﹖
工作配合 禮貌待人﹐不卑不亢 以解決問題為出發點﹐平等互助 學習和欣賞同事的优點
來源/基礎
秘書工作
秘書學
指導/引發
秘書工作的作用﹖
樞紐作用 處于各方中心位﹐通過文件﹑會議或其它方式承上
啟下﹑溝通左右﹒ 助手作用
為上司辦事﹐令上司有更多精力及時間應對更重要 的事﹒ 參謀作用
草擬文件﹐處理信息﹐提供參考建議﹐為上司決策 服務﹒
耳目作用 將所听﹑所見的情況反映上司﹐為上司決策﹑工