人事档案管理信息化建设研究
摘要：近几年来，我国的信息技术发展的速度越来越快，信息化逐渐成为一种
趋势，渗透到各行各业中。在新时期下，在人事档案的管理工作中引进了信息化，
并获得了一定成就，极大的促进了我国人事档案工作的发展。本篇文章从人事档
案管理信息化建设的重要性入手，深刻解剖了目前我国人事档案管理信息化建设
中存在的问题，并提出了相应的改进措施。
关键词：人事档案；信息化；管理现状；解决措施
引言
现阶段，随着信息时代和知识经济时代的到来，在诸多方面出现了新的发展
契机和机遇，加快了建设社会主义现代化的步伐，并有效改变了社会面貌。受新
的社会背景和时代的影响作用，对于人事档案管理来说，其发展方向逐渐转变为
信息化管理，并使得良好契机出现。然而，因其信息化建设存在较短的时间，缺
乏相关经验，为此会导致诸多缺陷和问题出现使得顺利开展档案管理工作的状况
受到阻碍。对于上述问题来说，需要相关人员和部门做到对该问题的充分认识，
并进行积极创新，实现稳定发展。
1 人事档案管理信息化建设的重要性
1.1 干部人事管理的需要
干部人事档案对优秀干部的考察、识别、培养、任用可以提供重要的依据，
同时对加强干部队伍建设，促进工作的监察、党政管理具有重要的意义。进行干
部人事档案信息化可以提供人员数据库服务，对干部人事的个人履历表、人员基
本信息、干部职位变动等相关资料能够快速地查询，使领导和相关部门对干部队
伍的整体情况进行整体的把握和掌控。
1.2 流动人员人事管理的需要
随着流动人员人事档案逐年递增，流动人员人事档案管理信息化的建设尤其
重要。档案管理的信息化极大方便了工作人员和服务对象，降低了工作量，提升
了服务效率。比如应用系统智能分配方法来管理库房，使得人事档案出人库更加
简便、快捷、高效和准确，让库房管理工作变得更加简单，库房空间利用更加充
分合理。通过档案信息化可实现档案系统与互联网数据的实时同步。同时，还可
以通过扫二维码查询网络数据，具备防伪验证功能。
1.3 人事信息的利用率得到了提高
传统的人事档案管理，对档案的查询工作比较费时费力，同时其准确度也较
低，存在人事部门对档案更新不及时的情况，例如有些人员已经离职，却没有及
时对其等资料进行处理等情况。在进行人事档案信息化建设中，可以通过计算机
对人事档案进行管理，提高档案工作的工作效率，信息化建设可以直接对档案信
息资源进行分类、分析、提取，和传统的档案管理相对比，更容易保存、查询、
修改，提升了档案的管理的效率，降低了档案管理的成本。
2 目前人事档案管理信息化建设中存在的问题
2.1 管理理念十分落后，人事管理部门权责模糊不清
在传统模式下，人们进行人事档案管理工作过程中，在一般情祝下，主要是
人员所在单位中的人事部门进行全面管理。这样的管理具有一定的局限性，换言
之，对于档案信息个人不知道，进而人事档案增加了神秘性。在现有经济条件下，
人员流动逐渐增加。不管是人员职称，或者是人员考核处于一种动态环境之中，
进而也增强了人事档案自身的动态性。要想在真正意义上保证人事档案自身的准
确性，应对人事档案进行及时更新。相对来讲，在人事档案管理中，部门之间没
有明确的权责，最终出现了推诱扯皮这样的情祝，导致人事档案材料受到一定的
影响，同时人事档案管理工程也处于被动状态。
2.2 信息化标准十分不统一
对于人事档案信息化建设，应以同一标准为基准，应建立完善的规范机制，
进而能够推动档案信息化建设。但在人事档案管理开展中，一些单位经常为了自
身的利益，采用一些不同模式进行全方位管理。最终对档案信息化建设自身的一
致性具有严重影响，在这样的背景下，不能实现信息资源的共享。
2.3 档案专业人员待遇有待提升，队伍建设有待加强
档案管理人员的政治和业务素质参差不齐，特别是对信息化建设的认识不够。
有的档案工作人员专业知识学习不够，没有很好掌握现代信息管理技术，知识面
有待进一步拓宽。干部人事档案工作人员在干部档案建设和管理工作中任务重责
任大，但是他们的职级别待遇普遍偏低。要妥善解决他们的职级待遇，在职务职
级的晋升，在职称评定等方面给子照顾，保持队伍相对稳定。对那些为档案工作
做出贡献的同志给子表扬和奖励。
3 人事档案信息化建设改进措施
3.1 加强档案信息资源管理力度
为了促进更加完善的人事档案信息化管理资源，应该协调档案归档与档案使
用之间的矛盾，依据不同单位的人事档案管理资源的规章制度，严格鉴别将要归
档的档案信息，细化档案数据权限，充分利用现有资源，建立更加有序、完整的
档案数据库。此外，要及时修复缺失的档案信息。人事档案管理人员要正确认识
档案信息的价值，从而严格要求档案采集、归档的各个过程，对档案信息中的资
源要认真核对，保证档案数据信息的准确完整，及时发现档案信息缺失遗漏及时
修复，避免问题恶化。加强对人事档案的归档处理，在进行档案归档时要进行严
格的监督，同时增加对档案不规范行为的惩罚力度，《中华人民共和国档案法》
明确规定“涂改、伪造档案可以给予行政处分，构成犯罪的应依法追究其刑事责
任”。近几年档案造假事故频出，就是因为有关单位没有对责任人采取实质性的刑
事责任处罚，单纯的口头警告并不能有效规避档案造假行为，因此，建立健全档
案惩处制度，一经发现档案造假者应当给予严厉警告，如一票否决其干部任用、
职称评审、导师申报等审批，并对档案造假的内容纳人法治建设，严惩档案造假
行为达到以做效尤的目的。
3.2 注重提高档案管理人员的综合素质
在进行档案管理信息化建设的过程当中，所有的工作作业都是由人来完成的，
因此必须要提高档案管理人员的综合素质，尤其是要提高其信息化技术设备使用
的技术和水平。面对当下管理人员素质低下、职业能力比较差、综合素质较低等
问题，要全面加强培训，建立一支素质高、业务强、专业化的档案管理人员队伍。
可以通过参观考察，专业培训、专题讲座等多种手段，全面提高管理人员综合素
质。
3.3 建立健全人事档案，加强时人事档案的保护
针对人事档案信息化建设工作在积极开展中，应从行政立法为竹筏出发点，
完善规章制度，同时借助于奖惩机制，进而推动人事档案信息化建设，同时还能
促进档案信息化的法制进程。另外，在人事档案信息化工作开展中，应制定相关
的标准体系，并进行大力宣传。作为人事档案管理系统应进行全面管理，安排专
人对档案数据信息进行管理，这样能够确保数据信息具有一定的安全性。同时还
应加强对人事档案中的电子文档，进行全方位的监督以及指导，这样才能保证电
子文档具有一定的真实性，同时还具有着完整性的特征。对于档案管理人员，应
进行有效的培训，对其进行安全教育培训。这样的方式不仅能够使其树立正确的
安全认知，还能防止泄密这样的情况发生。
结束语
综上所述，在新时代的影响作用下，对于人事档案管理工作来说，信息化建
没人事档案管理是其一项十分关键的内容，同时在人事档案管理中对信息化建没
的关键作用充分认识，对资金投入积极加大，将先进设备引进；数据化人事档案
信息；使信息安全得到效保证；对人才队伍积极优化，有利于促进他们的业务水
平显著提高，更好的推动信息化建设人事档案管理，促进跨越式发展档案管理工
作的实现。
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