xxxxxxx 两化融合
文件控制程序
编号：HL/GX/B/01-2014 版本：第一版，第0次修改1.范围
本控制程序规定了xxxxxxxx集团有限公司（以下简称“公司”）两化融合管理体系文件工作中，各部门的职责以及主要工作流程。

2.规范性引用文件
下列文件对于本控制程序的应用是必不可少的。

凡是注明日期的引用文件，仅注明日期的版本适用于本控制程序。

凡是不注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本控制程序。

3.术语和定义
下列术语和定义适用于本控制程序。

文件：指信息及其承载的媒体，女口：过程记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。

媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘、或其它电子媒体，图片或标准样品，或它们的组合等的展现方式。

4.职责
4.1.两化融合联合工作组
――统一指导和协调文件管理工作，对重要文件进行审查。

4.2.企管部
――负责文件控制的归口管理部门；
--- 负责建立并保持两化融合管理体系文件清单；
――负责管理体系文件的档案管理；
--- 负责建立公司规章制度体系并保持公司规章制度清单。

ff ――负责外来标准的收集、发放，负责管理类体系文件的归口审核、抽查监督。

43公司各部门
——负责本部门职能范围内文件的编制、送审、监督检查执行。

5.管理活动的内容与方法
5.1.总体要求
5.1.1目的
文件控制是对两化融合管理体系文件制定、标识、修订、审批、发布、存储、查询、重用、归档、作废等整个生命周期的控制管理。

通过建立文件控制程序，保证两化融合管理体系文件的可用性、有效性和安全性。

5.1.2相关要求
（1）文件在发布前均应经过批准，以确保文件的充分性和适宜性。

（2）必要时对文件进行评审和更新，并重新批准。

（3）确保文件的名称、版本、编号、受控性质、和最新修改状态等得到有效的标识。

（4）确保在各工作场所，能从内网查阅或获得纸质的适用文件的有关版本。

（5）确保文件保持完好、清晰，易于识别。

（6）确保两化融合管理体系的策划、运行所需的外来文件得到识别，并对其发放予以控制。

（7）作废文件均应撤出使用场所和现行有效文件数据库，如因其他目的而保留，应对其进行适当标识，防止误用。

52业务描述
5.2.1文件的分类
5.2.1.1按文件内容分类
（1）一层文件：管理手册（包括方针和目标）；
（2）二层文件：程序文件；
（3）三层文件：作业文件（包括：外来文件、管理类文件）；
（4）记录。

5.2.1.2按文件形式分类
（1）书面形式文件；
（2）电子形式文件：电子文件管理包括电子文档的管理、电子形式传输文件的管理等。

电子文件发布和管理的有效途径为公司“协同办公系统”。

5.2.2文档的编制
两化融合联合工作组牵头，建立完整的管理体系文件，对其及时更新和维护，支撑公司两化融合管理体系有效运转，并指导各项管理活动。

由企管部明确体系文件的层级结构，清晰说明各管理要求的逻辑关系，并与标准制度及其他管理体系保持一致。

企管部组织起草管理手册、管理目标等体系文件（见附录B），
上报两化融合联合工作组批准。

程序文件、管理标准和工作标准的编制、审查和批准参考《技术
标准管理办法》和《文件编号管理规定》等规定执行。

公司的两化融合管理规章制度的编制、审查和批准按《规章制度
管理办法》相关规定执行。

523文档发布
各部门对本部门接收的和管理的文件“受控文件清单”，企管对适用的外来标准形成“外来文件清单”。

经批准的文件由主管部门进行发放，确定文件发放范围、发放份数等内容后发放，发放的受控文件需在文件上标识“受控”章。

文件的发放应确保在文件的使用处可以获得适用文件的有关版本。

发放书面文件的形成“文件发放/回收记录”。

5.2.4文档更改
文件的更改形式包括换页、换版、补充规定等。

较小的改动以换页的方式进行，同一文件需多张换页或流程调整等内容重大修订时，可予以换版或用补充规定的形式。

文件实施后如各部门发现文件内容有需要完善的，反馈给文件编
制部门。

文件编制部门调研后确定更改内容，填写“文件更改申请单”，说明更改原因、更改方式、更改内容等，由规定审批人批准后进行更改。

文件的每次更改在更改页进行状态标识，使文件的更改和现行修订状态得到识别。

更改的文件经重新批准后发放，同时将作废文件从使用场所收
回，或在适用时通知各部门自行废弃作废文件，确保在使用处的文件都是适用的最新有关版本，避免作废文件的误用
企管每年或需要时组织对现行文件的适用性、科学性、合理性进行评审，对需要进行调整的按本文规定进行。

525文档的作废
新版文件实施后，旧版文件废止，回收的旧版文件如需销毁，形成“文件销毁审批单”，经部门负责人批准后可进行销毁。

对出于正当理由或有参考价值需保留的作废文件，加盖“作废保留”字样予以标识，防止文件的误用。

5.2.6外部文档控制
由企管收集适用于公司产品的外来标准文件，发放到信息中心等部门制定公司内部标准。

对已收集的外来文件要进行实时检索，掌握其变化情况。

对过期或更新的，及时进行处置，确保在用外来文件的有效性。

公司各相关部门、各单位根据业务要求对外部供应商提供的供方文件进行识别。

5.2.7电子文件的管理
公司目前同时存在书面文件和电子文件的管理，书面文件按以上规定执行。

电子文件参照以上条款管理，其中电子文件通过0A“体系文件发布流程”发放；更改时米用重新发布的形式；存储状态下的电子文件不允许私自复制、打印、修改、删除、转发，必要时可给予设定使用权限，如设定密码、使用PDF格式、禁止下载等。

其他具体管理通过系统实现。

5.3.检查与考核
对本控制程序规定的管理活动进行检查与考核，考核内容如下表所示。

表考核内容
6.相关文件
7.记录
下表给出了执行本控制程序的记录文件
XXXXXXXX两化融合管理体系文件目录
附录 B
XXXXXXXX两化融合体系文件审批表
编号：HL/GX/B/01-2014 版本：第1版，第0次修改
两化融合管理文件作废/销毁审批单。