员工基本职业素质培训 系列之一 高效的工作方法
4·3 自我约束——改变习惯是关键
不要老以“时间不够用”作为“想做而没有做” 的借口。 你应该去做的事情，而不管你是否喜欢去做。
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4·4 留出弹性时间 将干扰考虑进你的生活，你会更加坦然。 ——谁在干扰你？什么时间？多长时间？什么事？ 干扰是你工作的一部分······但绝不意味着容忍所有的干扰。
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1.2 开始系统化你的工作
（1）工作档。
☻什么是工作档？
工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。
☻工作档有什么？
A.立即可用的资料。 B.“待议”的项目。
C.固定项目。
D.目前的专案
E.问题档
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执行（Do） 计划（Plan）
检查（Check）
修正再执行（Action）
在工作程序Plan Do Check Action过程中： ☻ Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法； ☻ Do即执行实施，并加以控制； ☻ Check即确认或评估执行状况与目标之差距； ☻ Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正
键少数事务上面，而不是浪费在无用的多数事务上。
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应用80:20定律，管理核心员工。
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小结：
关注目标 信息过滤 做正确的事 ABC法则 80:20定律
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第四部分 经验分享
C（检查）阶段： 1、考核 2、反馈 A(修正在执行）阶段： 1、总结 2、提高 ——提高后进入下一循环（包括未
解决的问题和新出现的问题）
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小结：
了解“PDCA”循环图 P （Plan）计划 D （Do）执行 C （Check）检查 A （Action）修正再执行
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应用80:20定律，你需要学会：
■寻求捷径，而非全程参与； ■练习用最少的努力去控制工作、生活； ■选择性寻找，而非巨细无遗地观察； ■在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现； ■完成最重要的工作，不必事必躬亲； ■… …
特别提醒： 我们务必时时检讨自己，是否把较多的时间和精力放在关
5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、 整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相信，保持 工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然，能最大程度地 提高工作效率。
如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。
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1.2 开始系统化你的工作
（2）资料档
☻列出你的资料档项目清单。
☻建立资料档时需要考虑的两件事：
A.怎样的资料才有保存价值？
B.你的资料档方便查阅吗？
☻帮助你将自己资料档结构化的做法：

A.列出你工作的主要内容，这些可以成为你资料档的类别。
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4·5 甭想把整个海洋煮沸
请记住：你没有能力把整个海洋煮沸！个人的知识、 能力、精力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、 经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功 劳被别人抢走。
合作、合作、再合作，永远都是合作！——替他人着 想
保持对工作的热情，并将这种热情注入别人体内，就 必然出现合作的结果。
采取措施。
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PDCA循环工作步骤表
阶段
步骤
计划阶段（P） 执行阶段（D）
①设定目标 ②搜索与目标相关的信息 ③找出最佳方案 ④制订计划工作表 ⑤按计划工作表执行工作
检查阶段（C）
⑥检查执行情况
修正再执行阶段（A）
⑦对检查结果做出修正 ⑧修正后再执行
PDCA循环工作步骤图
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3.1 锁定工作的目标
未了解目的港口的人无法一帆风顺。 ——塞内卡
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3.1 锁定工作的目标
有效目标的“SMART”原则：
明确的（Specific）； 可量化的（Measurable）； 切实可行的（Achievable）；
设定 目标 修正后再执行
搜索 信息
对检查结果
做出修正
A
C
拟定方案
P 制作计划工作表 D
检查执行情况
按计划工作表 执行工作
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PDCA在绩效管理中的应用： P（计划）阶段： 1、企业目标 2、职位说明书 3、关键指标 D（实施）阶段： 1、沟通 2、辅导 3、记录
高效的工作方法
第一部分 使你的工作系统化
在旁观者看来，不整洁的工作 场所除了反映出工作者头脑混乱 以外，不再代表其他。
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1.1 你的工作需要系统化
办公室的5S运动：
5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、 清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五 个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。
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4·6 找到你自己的师傅
三人行必有我师 多向别人学习 多向前辈学习 找一个你尊敬的人拜为师傅，多和他交流，听取他的
建议
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谢谢
1.2 开始系统化你的工作
教你一招： （1）要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整
理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。 （2）将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 （3）确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。 （4）建立问题档，一部分编号01—12，代表每年的每一个 月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。
否
否是
这项任务是否必要？
否
是
留待有空时再做
否
不必做，取消它
A型 任务
B型 任务
C型 任务
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3·5 80:20定律
80：20定律主张：以一个小的诱因、投入或努力，通常可以产 生大的结果、产出或酬劳。
就字面意义来看，这法则是说，你完成的工作里80%成果，来自 于你所付出的20%。因此，你只要集中精力处理工作中比较重要 的20%的那分，就可以解决全部的80%。
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第三部分 高效的工作方法
有人问撒切尔夫人，你每天日理万 机又是怎样将所有的工作处理得井井有 条的，撒切尔夫人说，“其实没什么诀 窍，我只是将每天应做的工作列出来， 然后一条条划去而已”
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日常工作表单：
每日工作计划 每周工作计划 每月工作计划
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2·1 什么是PDCA？ 这是四个英文字母，分别代表计划（Plan）、执行（Do ）、检查 （Check）、修正再执行（ Action）。
计划
（Plan）
修正 再执行
(Action)
检查
(Check)
执行
(Do)
P A 循环 D
C
2.2 PCDA循环法四大要素
考虑一项任务的优先程度
这项任务是否既重 是 是否今天就需要完成？ 是
要又紧迫？否 是
否
是
立即行动
否
否
这项任务是否重要但 是 这项任务是否有最后 是
不紧迫，或紧迫但不
期限？ 否 是
留出时间完成
重要？ 否 昌
否
否
制订可行的期限
这项任务是否日常性 是
的？ 否 是
这项任务能否助你更
有效地工作？
否
是
是
分出时间来完成
注重结果的（Result-oriented）； 有时间限制的（Time-limited）。
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3.2 信息过滤器：一切的根源
如果我们只会一 味地搜集资料，而不会加以利用， 那么我们拥有的资料与垃圾桶里的垃圾并无两样。
3.2 信息过滤器
信息过滤器流程图
高效工作方法
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高效的工作方法
症状：工作越来越没效率； 文件积压越来越厚； 每天的预定目标只完成了一半； 下班时发现今天几乎什么也没干。
病因：无目标、无计划，工作无规律； 做事拖拉，时常抱着“还有明天”的想法； 时间管理不善，做事不分先后、主次。
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B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。

C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。

D.一个抽屉存放一个或多个类别。

E.将档案按字母顺序排列。
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1.2 开始系统化你的工作
让你的档案更加有效的小秘诀： （1）使用大写、清楚的字母标示档案。 （2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 （3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同
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