制成品
货物拣货单
包装列表
与发货单匹配
交货处理
订单数据库
货物包装列表
装货开单
顾客 装运
（五）开单 开单是根据账单工作清单上记录的订单开具发 票。开单要先对订单进行确认，然后开具发票。
需要定期编制日记账凭单，并提交给负责总分 类账的人员，用以过入总账。
开单列表
准备发票
订单数据库
发票处理
发票
顾客
准备日记 账分录
第一节 销售与应收子系统概述

一、销售管理 销售管理往往需要涉及多个部门，这些部门各行其 职，共同组成一个完整的管理和控制系统。 1、销售部：根据客户的订单开出多联式的销货单， 送交信用审核部门审核。 2、信用审核部门 信用部职员根据销售部转来的销货单，查阅客户的 信用记录，确定赊销信用条件和限额。 3、仓储部 仓管人员必须签署销货单，表明提货业务的完成以 及确认有关资料的正确性。
（1）如果现金销售或货到付款销售的销售票据没有编 号或者对编号管理不善，出纳就可以破坏这些销售票 据，然后把钱装进行自己的口袋。 （2）挪用资金的现象可能发生。这牵扯到收到现金而 不做相应的分录。过些时间，当另外一笔现金收到时， 再对第一笔现金做分录。最近一笔的收入就被不诚实 的人持有和使用。在以上描述的问题里，厦门分公司 这4员工的任何一个都有可能挪用应收账款的收入。 （3）由于信用主管的助理知道哪些坏账已经被认为收 不回来而被冲销掉，当这些坏账的汇款收到以后，他 就可以挪用这些汇款。
4、运输部 运输部门将填制一份交运单，列明交运物品品 种、数量、运输方式、运费，以及交运货物的所 有权和运输责任等资料，送交运输机构启运货物。 5、开单部 开单部负责对客户开出与寄送销货发票或账单， 同时执行对销货交易资料的调节、核对与汇总 6、会计部门 根据销售部、开单部、仓储部送达的有关交易 资料进行分类核算
四、销售程序中的交易循环控制 交易循环控制是以业务流程中职能的分离为基础的， 这些职能分别是：订单录入、信用检查、产成品、装 运、开单、应收账款，以及总分类账 （一）订单录入 订单录入职能是客户订单处理的第一步，它开始于 销售订单文件的编制。销售订单描述了客户所购的货 物种类、价格，以及客户的有关情况，如客户姓名、 货物的运输地址，如有必要，还有相关的开单结算地 址。 销售订单中所采用的价格要得到批准，批准者可以 是管理者或一个独立于销售订单职能的组织。
二、销售与应收子系统的数据流程 销售与应收子系统业务流程主要包括销售订单 确认、销售物资出库、销售和货款结算三个环节。 1、销售订货确认----销售订单 2、销售物资出库----发货单、运输单 3、销售和货款结算----销售发票、收款单
销售管理流程
收款流程
三、销售与应收子系统的数据文件 1、基础数据文件 2、业务数据文件 销售订单文件、销售发货文件、销售发票文件、 收款单文件、应收账款文件
订单数据库
控制汇总
总账
应收账款
应收账款
控制汇总
日记账凭证
开单
比较过账
总分类账处理
总分类账
总分类账
五、应收账款业务流程中的交易循环控制
图中最主要的特征是业务流程中下列各项职能的 分离。
六、应收账款收账业务流程 应收账款收账业务流程用于客户账户余额尚未结清 时。典型的收款方式有邮寄和直接向出纳人员或者 收款窗口付款两种。客户付款之后应当获得相应的 收据和按月列示的付款额清单。 1、收发室 收发室是负责收取客户汇款的职能部门。 支票要经过严格的背书和汇总，随后编制一个汇款 清单。汇款清单与收到支票的合计金额数相比较， 金额的一致要得到确认。 汇款清单的副本与汇款通知单传递给应收账款部门。 支票与控制总额清单提交给现金收款人并送存银行。
日记账凭证
总分类账
开单
（六）应收账款与总分类账 开单负责对个别订单开具发票，而应收账款负责 保存客户账目资料，并定期向客户报送账户结算 表。 负责开具发票的人员不得接近财务记录。 负责应收账款的人员将过账到应收账款分类账 上的控制总量报告给总分类账。
发票过账 列表
查询过账
准备过账 列表
发票过账
应收账款账
拣货列表
拣货订单
准备拣货列表
订单数据库
交货处理
存货数据库
货物拣货单
装运
产成品
（四）装运 在将拣出的货物与随货物所附的拣货单核对一 致后，装运部门就会确认向客户装运所购货物。
此后即开始编制有关的装运文件，同时订单数 据库也会随之更新。装运部门一般会为运输货物 编制一份提货单。提货单文件是运费和货物从发 货方转移至运输方的证明文件。
（1）所有销售票据必须编号，并每日清点销售票据的 号码。所有盖了“付讫”戳的销售票据应该与银行接 收的存款单的副本相核对。应由一专门的员工，而不 是出纳或信用部门的某成员负责核对工作。 （2）应该有一名出纳以外的员工或信用部门以外的员 工负责打开收到的邮件，并在当天准备三联的汇款清 单。原始单据和支票（或现金）直接转交给出纳；一 张汇款清单的副本交给（1）中提到的负责员工；一 张副本交给负责过账到应收账款分类账的人员。 （3）收到汇款清单副本的员工应该把上面列示的汇款 单和两联的存款票据相比较，同时核对现金销售票据 和存款票据。应调查任何接收的支票或现金没能在当 天存入银行的原因。
一、系统的数据输入 （一）输入数据类型 1、初始数据 2、和其他子系统集成运行时自动调入的数据 3、日常交易数据 （二）交易数据的输入 1、销售订单的输入----P178图6-4 2、发货票与退货单的输入----P179图6-5、6-6
3、销售发票的输入----P180图6-7
4、收款单的输入----P181图6-8 5、日常业务数据输入的控制
第六章 销售与应收子系统
本章从销售与应收环节的业务流程与数据 流程入手，阐述该系统内部结构、数据输入、 处理和输出等日常业务处理，以及该系统的其 他与管理有关的模块功能。
学习目的：

描述客户订购管理业务流程 说明订购处理过程中应采取的控制措施 描述客户订购的账务处理流程 说明应收账款处理过程中应采取的控制措施
（4）信用部门的人员可以编造并录入一些实际上没有 供给顾客的折扣，或者对于折扣日之后收到的汇款编 造折扣。通过这些分录的掩盖，个人可以将这笔资金 据为已有。 （5）通过邮件得到的收入在被4位员工处理之前没有做 任何记录，所以4个人中的任何一个可以抽走现金而 不需要任何掩饰。当发现盗用行为之后，也没有任何 记录可以证实是谁盗用的。 （6）信用主管的助理可以添加或者毁坏应收账款分类 账记录，或伪造明细分类账试算平衡表，或寄出与账 户记录不一致的报表等等，以此来掩盖自己抽走现金 的行为。
2、往来核销 ※手工核销 ※自动核销 3、坏账处理 4、往来对冲处理 5、月末处理
三、账表输出与系统服务 （一）账表输出 1、统计报表：销售统计表、发货统计表、发票 使用明细表、销售人员业绩统计表等 2、销售分析类报表：销售增长分析表、销售结 构表、销售毛利表、商品周转率分析表、账龄分 析表等 3、明细账输出：销售收入明细、销售费用明细 账、销售成本明细账、应收账款明细账等 （二）系统服务 数据备份、数据恢复、口令修改、获取外部数据
现金收入
第三节
销售与应收子系统数据代码 与主要功能模块
一、系统数据代码设计 系统中所涉及的代码有：存货代码、存货类别代 码、仓库代码、部门代码、客户代码等。 在该系统中需要设计的主要编码是客户代码。 客户代码采用群码方式进行设计，以便根据销售 管理、往来账管理以及提供各种销售信息的需要 进行分类、汇总等处理。
思考题
你正在审计fx销售公司厦门分公司。这个公司有可 观的年销售量，并且所有的销售都是在当地开单和收款。 在审计中，你发现处理现金收入的过程如下： 直接销售和货到付款销售的收款由出纳负责，他可以 从顾客处或递送服务处收到现金。收到现金以后，出纳 在销售票据上盖上“付讫”的戳，再把一份副本归档以 便日后参考。货到付款销售的惟一记录就是这份销售单 据的副件，它由出纳保管，直到从递送那儿收到现金。 邮件由信用主管的秘书打开，汇款单交给信用主管审 阅。然后信用主管把汇款单放在出纳桌上的公文格中。
销售订单从根本上讲是一份内部文件。而发票或 账单是在货物已经装运、发货通知单已提交给开 单部门后编制的独立文件。
顾客订单 订单录入
主价格列表
创建订单
订单数据库
销售订单
订单录入
（二）信用检查 客户信用状况在货物运输之前应当被确认。对 于固定客户而言，信用状况的检查主要是检查给 予的信用额度是否超过管理当局的授权，包括一 般授权和特殊授权。对于新客户，应先确立销售 对象的信用条件，再进行信用状况检查。 订单录入职能应当与独立的信用检查职能相分 离。
二、系统数据处理 1、自动转账 （1）在输入销售发票后，根据销售方式和结算 方式生成会计分录 （2）根据销售发票文件中数据记录和产品代码， 从存货子系统中得到的产品单位成本数据，生成 结转销售成本的会计分录 （3）根据账务处理子系统转来的当期应交流转 税税率，生成结转销售税金及附加的会计分录 （4）根据收款单上记录的结算方式和款项类型， 可以自动生成该结算方式对应的会计分录
（4）可以使用不同的形式（或颜色）来表示现销、货 到付款销售和赊销的销售票据，以便于每日清点用过 的销售票据。 （5）出纳不应与应收账款有任何职责上的联系。出纳 准备银行存款单并把存款送到银行。出纳和信用部门 以外的一名员工负责审核汇款清单和日存款票据上列 示的日收款金额是否一致。 （6）汇款单不能留滞在手中。论天或论批处理邮件， 不管使用哪种方法处理邮件，都应该将汇款原封不动 地存到银行。信用部门应该为哪些数目不正确的汇款 单准备必要的记录，以便将来进一步查找。 （7）把汇款单过账到应收账款分类账的责任可以留给 信用部门。这步操作一般安排在现金的接收和控制之 后，因此，只要信用部门不接触代表现金的汇示通知 单，由信用部门来执行过账职责就不会消弱现金的内 部控制。