1. 插上电源：注意电压选择纽所处位置，选择使用 110V或220V之电压。
2. 开机：打开仪器电源开关。 3. 短路归零：将测试端短路，按“ＰＲＥＳＥＴ”
键两次，将会进入零值状态，即代表归零ＯＫ。来自八、工作指导书范例（续）
4. 将“ＲＡＮＧＥ”键按下，即可选择所需测试之 阻抗档位。
5. 利用标准件量测其阻抗值，同标准值作比对自检， 其误差须在±５％方可使用。
工作指导书：
－－是针对上述流程/过程中的个别环节或小流 程进行规定，如：废气排放标准、灭火器管理 规定、设备操作指导书等。
有的文件既可以作为二阶也可作为三阶文件，可视 乎此项工作的复杂程度/重要程度而定。
二、 体系文件的架构（续－6）
④ 表单
格式化的记录清晰明了，易于保管。所以在编 撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格。
简言之，手册即是要求我们应该要做哪些工作。 通常每个体系（ISO9001/ISO14001）只需 编写一份手册。
二、 体系文件的架构（续－3）
② 程序文件
程序即是明确规定工作进行的流程。即，针对 手册要求要做的工作和要求，程序需详细描述 此工作如何进行。
文件化的程序通常包括：
活动的目的和范围； 做什么事情； 何时、何地和由谁来做； 应使用什么材料、设备和文件； 如何对活动进行控制和记录等。
1. 忌简单草率，未将所有的工作要求都纳入体 系；
2. 忌过于弹性化，失去可操作性； 3. 忌理想主义，导致无法实施； 4. 忌部门主义化，导致其它部门无法配合； 5. 忌咬文嚼字，理解困难。
六、文件的审查、批准
一般规模较小的公司，文件制作完成后交回其部 门主管或总经理审核后即可颁布使用，但是对于规模 较大的公司，这种做法欠妥当。
总结：以上8项构成一份文件的完整结构，但是并
非所有的文件都应依循此固定的结构，鉴于文件的 内容的需要可适当的去除一些不适用的项目，但是
为了整齐亦可要求文件结构统一。
四、流程图绘制
在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理 解文件内容和加深印象，流程图的制作不拘形式，最主要的 是能做到清楚明了即可。流程图经常将用的符号：
文件类别
审查
核准
•手册
各部门主管
董事长
•程序
相关部门主管
总经理
•工作指导书
部门主管
总经理
一般来说，结合相关部门主管审查文件最主要
的作用是提出适合于其部门的意见，并加以修订补
充，以使文件的内容更完善和具操作性。
七、 手册范例
01 封面
08 总要求
02 目录
09 环境方针
03 手册说明
10 规划
04 手册控制要求
二、 体系文件的架构（续－4）
③ 工作指导书
工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述 某一具体的工作如何来执行和操作。其具体形 式多种多样，常见的有：
工作指引 手顺书 图纸 操作说明 标准 办法等。
二、 体系文件的架构（续－5）
程序文件与工作指导书的区分：
程序文件：
－－通常是针对公司层面上的流程/过程进行规 定，如：环境因素识别与评估、废弃物管理、 消防安全管理等。
三、体系文件内容的结构（续－3）
2>作业内容：
编写作业内容时，一定需注意5W1H 的结合，即
由谁
WHO
在何时机
WHEN
在何地
WHERE
做何事
WHAT
为什么
WHY
怎样做
HOW
缺少任何一个W或H，都有可能使文件的内容不易 理解。
三、体系文件内容的结构（续－4）
(6) 相关程序/资料
用以索引文件中所提到或引用的二级文件及其 它资料，在索引文件时，最好将文件的编号同 时附在文件名之后会容易查找。但是不可将文 件版本附上。
6. 将待测物接在测试端即可测得所需之阻抗(DCR)。 四．注意事项：
1. 注意仪器输入电压选择扭所处位置与所接电压相 稳合。
2. 每次开机测试及更换新机种时都需重新做一次自 我检测及归零处理。
¬THE END¬
课程结束
感谢各位今天参加本次课程.
三、体系文件内容的结构（续－2）
(4) 定义
亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语。英文缩写 的做明确说明，会令文件内容更清楚明白。
(5) 作业内容
工作执行的方法。过程和要求，一般将作业内容的编写 分为两部分：
1>流程图： 以流程图的形式描述工作进行的程序，会更容易了解文 件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件 的类型。
一、体系文件的重要性（续）
(4)防止经验的流失
书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的 流失，从而造成运作上的困难。
(5)改善人际关系
用于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大 大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间摩擦 的机会。
(6)增加员工的责任心和荣誉感
执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确 了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
例一：收货流程
供应商
送 货
本公司仓库
核对送货 单与实物
此范例将单位以
表示，而将执行的工作以
这是一个最简单的流程图。
收货
来区分，
四、 流程图绘制 （续）
例2 生产流程
工作流程
负责人
记录
备料
备料员
材料日用表
参考文件 BOM
加温烘干
烤箱操员
材料温度控制表
WI-MF-012
投料
备料员
无
无
设定技朮参数
技术员
(2)工作的依据
建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有 所依循，保持一致和稳定的工作方式，避免：
不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方 式和标准； 或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和 清楚。
(3)提升管理技术水平的基础
当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此 基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的 要求。
因为部门专业化的一些文件由本部门自行审批使 用可能没有问题，但是非部门专业化涉及诸多部门工 作内容的由制作部门核准使用，掩盖其它部门的要求 和意见，在使用中难免会对其它部门造成困扰，甚至 引起摩擦。
所以对于文件的审查核准，许多公司规定了不同 审查和核准方式。
六、文件的审查、批准（范例）
阳光企业有限公司文件审查、核准权限：
二、体系文件的架构
1. 一般企业均将文件架构分为四个层次， 即：
一阶文件： 手册 二阶文件： 程序 三阶文件： 工作指导书
（含：图纸/标准/外来文件等）
四阶文件： 表单或表格
二、体系文件的架构（续－1）
但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体 系文件，许多规模较小，制程简单的公司往往将文件 的结构划分为三个层次，即：
成型参数记录表
WI-PE-085
正常生产
技术员
产品生产日报表
WI-MF-201
例2流程图将执行项目、负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制作流程 图的常用方法之一。
总之，使用流程图的目的就要一目了然。 如果有些工 作太过繁杂和繁琐，不制成流程图或许不容易看明白， 所以应注意流程图使用的时机。
五、编写文件的注意事项
一阶文件： 手册 二阶文件： 程序/工作指导书 三阶文件： 表单
文件结构的划分完全取决于一间公司的规模， 人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和 发展等。
二、 体系文件的架构（续－2）
2. 文件架构的说明
① 手册
?
对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任 何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制。而 对于一家公司来说，手册即是公司在管理制度 上的根本大法。它会叙述公司在体系运行上的 大纲要求。
系统文件编写培训课程
ISO14001系列培训之四
一 、体系文件的重要性
体系文件在ISO9000，ISO14000体系建 立和去运行中扮演着相当重要的角色：
(1)符合标准要求
在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组 织建立并保持书面的体系，以全面满足此标准 的要求。
一、体系文件的重要性（续）
11 实施与运行
05 公司简介
12 检查和纠正
06 公司组织结构图 13 管理评审
07 要素与章节对应表 14 程序与部门对 应表
八、工作指导书范例
A Chen Hwa ３０１仪器操作规范 一．范围：全厂生产之所有产品之直流阻抗（DCR）测
试。 二．权责：此仪器只限品管部员工使用。 三．操作程序：
三、体系文件内容的结构（续－1）
现将文件结构应叙述的内容做详细叙述： (1) 目的
应叙述编制此文件的作用和目的，即做这件事是为了什么?
(2) 范围
规定此份文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文 件的功能，所以编写时应注意它的涵盖性。
(3) 权责
即在文件运行中相关单位及人员所担当的权责，一般在文 件叙述时常会就相关人员担负的权责略叙述，但是亦有公 司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门。
值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工 作复杂化，降低效率。所以设计表格应力求共 享；在表达明白的前提下精简填写的项目和内 容。
三、体系文件内容的结构
一份文件的结构往往视乎内容的需要，一般一份 文件完整的结构有：
1. 目的 2. 范围 3. 权责 4. 定义 5. 作业内容/文件内容 6. 相关程序/资料 7. 三级文件 8. 表单/记录
(7) 三级文件
用以索引文件中所提到或引用的三级文件，在 索引文件时，最好将文件的编号同时附在文件 名之后会容易查找。但是不可将文件版本附上。
三、体系文件内容的结构（续－5）