（6）员工的责任心和荣誉感
执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自 己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
体系文件的架构
QM 一阶文件 QP 二阶文件 WI 三阶文件 FM 四阶文件
按标准描述质量环境管理体系
描述各部门有关活动
详细作业文件 各部门作业记录
代号
QM QP WI
类 别
《文件控制程序》
3.0定义 3.1质量体系：系指有关ISO19001：2008的所有文件。 3.2环境体系：系指有关ISO14001：2004的所有文件。
文件编写的内容（
4.0权责）
4.0权责： 叙述涉及此文件相关部门、人员的权利与责任
《文件控制程序》
4.0权责 4.1各部门：需切实执行及配合文件有关规定，负责分发 文件的保管与维护，对各自过程文件的起草工作，在执行 过程中负责提出新增、修改或补充意见。 4.2综合管理部：负责审核文件之标准规范、编号、发放 保存等管理。 4.3文件审批权限参照本办法第5.3条款规定。 4.4 总工程师/副总工程师：负责作业指导书、技术文件的 审批。



体系文件的结构（首页）
首页：含拟稿、审核、 批准、分发号、持有 人、受控状态、机密 等级等内容，仅限一 页，如右图（注：仅 限一、二阶文件使用）
体系文件的结构（次页）
次页：文件的修订记 录，仅限一页，如右 图（注：仅限一、二 阶文件使用）
体系文件的结构（正文页）
正文页：文件的内容页 含目的、适用范围、定 义、权责、内容、参考 文件及资料、使用表单， 可多页，每面标示页次， 如右图
文件编写的内容（
2.0适用范围）
2.0适用范围： 叙述编写此文件之适用于组织内特定人、物、事、 地
《文件控制程序》 2.0适用范围 2.1本公司之质量环境手册、管理规定、作业指导书 及各项相关规定等文件均属之。
文件编写的内容（
3.0定义）
3.0定义： 说明此文件中特殊或专用的名词、词汇、专业 术语的含义
表单的使用[文件制/修订申请单]
演练二
情景假设：
你部门需要修改一份《XXX管 理程序》，你应该如何办理修 订及发行手续？
本节培训小结
什么是体系文件编写的重要性？ 体系文件的架构有几阶？ 体系文件的编写有那几部份？ 体系文件的有什么书写规定？
作为存档或文件报送时的装订线）
2cm
宋体：小四
行间距为固 定值18磅 297mm
7、右边框:1.5cm， 8、各边调整幅度±0.2cm 9、行间距：固定值18磅，字 间距为正常，（如该行字数不足
5个字，则字间距调整紧缩状态 ）
2cm 210mm
文件条文规则
文件条文编号用阿拉伯数字， 中间以点“．”分开，在条 文编号不适用时用细目编号， 细目编号用英文字母，例如 规则及格式如右图：
F
行政体系
X
其他体系
T
文件编号方式
部门代号
文件的审批
文件制订、修订、发行、废止、遗失补领
注：部门专业化的一些三阶文件由本部门主管自行审批，但是非部门 专业化涉及诸多部门工作内容的由制作部门审核/批准，掩盖了其它 部门的要求的意见，在使用中难免会对其它部门造成困挠，所以对于 一些三阶文件的核准，要由管理者代表批准 如：《XXX部门薪资管理规定》
条文的层次对齐
条文的第3层次开 始用英文字母
演练一
5处问题
情景假设
右图《生产系统人员 上岗规定》请指出存 在的几处条文问题？
文件编号方式
公司所有管理体系文件均以质量环境管理体系方式体现 文件编号方法
体系代号（注：质量/环境体系共用文件体系代号为：QE）
环境体系 质量体系
E Q
财务体系
一阶文件 二阶文件 三阶文件
名称
手册类 管理办法类 指导书、操作规范
例举
《环境质量手册》 《制程检验程序》 《曝光作业指导书》
四阶文件
图表、记录
FM
[内部联络单] [异常单]
体系文件的架构说明
1．一阶文件——手册类(QM) 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律 的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司 来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会 叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即 要求我们应该要做哪些工作。 2．二阶文件——管理办法类\程序(QP) 程序即是明确规定工作进行的途径，就是说，针 对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的 程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁 来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设 备和文件，如何对活动进行控制和记录等。
体系文件编写的重要性
体系文件在ISO9000、ISO14000管理体系建立和运行 的过程中扮演着相当重要的角色： （1）符合标准要求 在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织“建立 并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。 （2）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循， 保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同 的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交 待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。
文件的制/修订、改版与作废
文件和资料的制订、改版、作废由提出单位申请，并按 《文件控制程序》5.3条款审核、批准程序进行。 文件和资料的制订、改版、作废应填写[文件制订 / 修 订 / 作废申请单]，经批准人批准后送文控中心。
文件和资料的制订、改版由文控中心根据[文件制/修订申 请单]对档案进行修改，文管中心按[文件发放签收表]或 文件首页的发放记录收回发放的该文件进行更改，保证同 一文件版本均一致、有效，所用文件为现行有效版本 。
《文件和资料管理办法》
8.0 记录之保存： 8.1本文件原稿由综合管理部统一保存至本文件改版或废除为止。 8.2[文件管理一览表] 由综合管理部适时更新。 8.3[文部永久保存。 8.4[文件制订/修订/作废申请单] 、[文件补发申请单]、[作废暂留申请 单]、[文件遗失申请单]由综合管理部保存，保存期限与相关文件生效或保 存时间同期。
体系文件的架构说明
3．三阶文件——指导书、操作规范(WI) 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某 一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工 作指引或作业标准书。 4．四阶文件——表单（图表、记录）(FM) 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以 在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的 表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格 会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项 目和内容。
文件编制流程
流程图绘制
编制文件的过程中，使用流程图，会更容易理解文件 内容和加深印象 文件流程图表格
流程图绘制
体系文件中流程图各符号
生产过程流程图所使用符号
体系文件的书写规定
2.5cm 公司标志 宋体：小三 1.5cm
QM/QP/WI体系文件： 1、统一用A4纸（210*297mm） 2、字体：宋体 3、标题：小三 4、内容：小四； 5、上、下边框各：2cm， 6、左边框:2.5cm（其中0.5cm
体系文件的结构（附件 ）
附件：系指本文件相关的图表 说明，可多页。如下图
一阶（QM）文件格式
下图为QM文件格式的文件正文页
上图为QM文件格式的封面与次页
二阶（QP）文件格式
三阶（WI）文件格式
部门作业指导书 操作规范文件
四阶（FM）文件格式
内部联络单
文件制订/修订/作废申请单
QC 工程图文件格式
新版文件一经批准，旧版文件自行作废。收回的旧版文 件及超过保存期限的文件均属作废文件，无须再提出作 废申请。 所有文件原稿均须由文控中心作永久性保存。旧版文件 原稿由文管中心加盖{作废暂留章}后保存 。
印章的使用
文控中心各种用章的使用
公司使用章 使用内容
内部受控文件：由公司自行规划或参考外部资料制 定发行的书面文件，须在文件上加盖{受控文件} 外部受控文件：非本公司内部所编制的文件，包括 外部标准、法规等，须在文件上加盖{外部文件} 新版文件一经批准，旧版文件自行作废。作废文件 由文控人员按[文件发放签收表]，并加盖{作废章}， 填写[文件归档登记表] 需暂时保存的作废文件，由申请人填写[作废暂留 申请单]，经部门主管审批后，由文管中心加盖{作 废暂留章}方可留用。
可分为三类：
即通用文件：允许各部门依需要经文管中心登记后 复印使用，或在内部网络上公布，公开宣导。如：《文件控制 程序》。 即机密文件：由发文单位设定权限范围，由文管中 心控制发行。如一般技术文件、人员升迁、薪资调整等。如 《品管部薪资制度 》。 即绝密文件：只限于责任人与企业最高主管之间的 机要文件，正本不受文管中心控制，但需在文管中心登记名称， 正本由责任人保管。如核心技术、对外重要项目的申报等，如 《高新技术企业申报表 》。
文件编写的内容（
1.0目的）
1.0目的: 叙述编写此文件之意图、功能用途及希望达到的目 标
《文件控制程序》
1.0目的 为规范本公司文件的制定格式、书写编号一致性， 以便于建立、分发、存档，确保公司所有文件与数据(包 括外来文件与数据)，均能随时随地保持其适用性与有效 性，且安全地、系统地被管制与使用。
文件编写的内容（
5. 0内容）
5.0内容： 叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行 某种特定工作、管理规定及流程步骤一一对应说明、工 作步骤所产生某些记录、报告，作为实际作业现况之规 定、依据
《文件控制程序》
5.0内容：详
文件编写的内容（
6. 0参考文件及资料）
6.0参考文件及资料： 叙述此文件所产生的其他参考依据的文件名、资料 名
体系文件的架构说明