公文语言正像学习其它文体的写作一样，学习公文写作也要求掌握外在形式之一语言的特点，否则就会将公文写成不伦不类的东西。

有不少初学者，以为古代公文是现在写作公文的楷模，仿写出带有个人色彩特别是个性化、感情化语言的劣作。

与公文的本质特性紧密相联，公文语言在长期的历史发展中形成了鲜明的规范化特色，有利于公文的写作和处理。

【您现在阅读的文章来自“我要看看写写网”，请记住我们的永久域名：】第一节公文语言概述前文已将公文比作一个精神个体生命，其核心是主旨，血肉是材料，骨胳是结构，我们还可以这样说：细胞是语言，皮肤是表达方式。

不同体裁的文章使用不同特点的语言。

总的来说，语言可以分为科学语言和文学语言两类。

科学语言和文学语言犹如走路和跳舞，但是都建立在基本的语言文字修养－－即字、词、句的功夫之上。

字是最基本的写作材料。

汉字据统计约有10万个，但是，一般写作掌握3000个常用字就完全可以了。

据数理语言学运用电脑统计，《毛泽东选集》1至4卷用字2981个，老舍的长篇小说《骆驼祥子》用字2413个，就连《红楼梦》也才4200个字。

字要从音形义3方面掌握。

词则多多益善，最好在5000个以上。

拜伦用词8千，莎士比亚16000个。

注意：单音词一般是动词，简截有力；双音词量大，匀称稳重；三音词，激宕起伏；四音词，庄重大方，常有历史性的内涵，如成语典故。

句子只有30余种，如陈述句、疑问句、祈使句等，比较容易学会。

科学文章是反映客观事物的语言形式，是社会实践的工具，因此，语言最重准确规范，词语一般要求单义，还要求鲜明、生动。

而文学作品则是语言艺术，目的是为着个体生命及人类群体生命层次的提高，必须写真实的个性心理感受，因此，语言最重形象性，要尽可能使用生活化、个性化的语言，如诗歌的语言要求多义性、跳跃性、可感性和音乐性。

作为科学语言的代表，公文语言十分规范，讲究语法，一般来说语气庄重，平实概括。

行政公文的语言要体现行政管理机关的权威性。

第二节公文表达方式文章细胞即语言的组织形式是表达方式。

词汇和句式进一步组成了表达方式（或称表达手法）。

正如身体具有各部位的皮肤一样，表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明之分。

表达方式是文体特征的重要标志。

不同的表达方式，决定了不同的文章体裁。

也就是说，作者写作一篇文章，有其明确的目的，或为叙述事件过程，或为描写事物状貌，或为抒发感情，或为阐述道理，或为解说性状。

尽管在一篇文章中，五种表达方式可以交织在一起，但总有一种为主体。

那一种为主体，就形成特定文体。

可以这么说，叙述为主形成了消息，描写为主形成了小说，抒情为主形成了诗歌，议论为主形成了论文，说明为主形成了公文。

在公文中，常用的表达方式是说明、叙述和议论。

从整体上来说，公文和教科书、广告一样属于说明文体。

行政公文正文的事项部分就是说明。

但是，有的文种则可能以议论或者叙述为主要表达方式。

哪种表达方式用多用少，为主为次，都有不同的要求。

下面按照表达方式在公文中的重要性来依次简要介绍五种常用的表达方式。

说明说明是客观地解说事物的形貌、构造、性质、特征、成因、功用、关系、范围、类别等，以阐明事物的内容和形式、本质和规律，使人获得有关知识的一种表达方式。

重在客观性。

说明文、议论文、记叙文都使用说明。

公文中的事项部分就是说明。

说明方法有：（一）定义说明，是一个判断句。

（二）诠释说明，是较小的解释，常用括号或破折号。

（三）比较说明，用另一个有一定联系的事物来作比较。

（四）数字说明。

（五）分类说明。

（六）举例说明。

（七）引用说明。

（八）图表说明。

（九）分析说明。

等等。

二、议论议论是作者通过事实材料及逻辑推理来表明自己见解和主张的一种文字表述，也就是说议论是作者的判断。

它是构成论说性文章的主要成分。

公文的主旨属于议论。

通报在叙述先进事迹或错误事实后，要用议论来分析意义，作出评价，表明态度。

议论在公文中，一般来说只是就事论事，不展开论证，不旁征博引。

论证方法有：（一）例证法，即举事实。

（二）引证法，引用其它资料中的理论、公式等。

（三）因果分析法，即分几个方面剖析论点和论据之间的逻辑关系。

（四）比喻法，用相似的事实来证明抽象的道理。

（五）反证法，即从反面来看。

（六）归谬法，假定对方论点正确以推导出一个荒谬的结论，从而证明自己的论点。

三、叙述叙述，又称“记叙”、“述说”。

叙述是事情的动态述说，如人物的活动、空间的变换和事物的发展。

叙述重在过程性，基本特点在于陈述过程。

叙述的要素首先是时间，语句都要或明显或隐约地表示出时间来。

叙述还有地点、主体、事件和结果要素。

叙述常见方式有：（一）顺序。

常见。

从前到后，线索清楚，但易于写成流水帐。

这就需要详略得当，重点突出。

（二）倒叙。

将结局或突出点放在开头，然后再从前到后。

在新闻消息中已经成为套路，叫做“倒金字塔”。

事件最好是时间跨度大的。

好处是有悬念，但容易使人反感。

（三）插叙。

在本事叙述中插进另外一件仅仅有关的小事，然后再按原来的本事来写。

叙述在公文中应用广泛。

一般行政公文的原由中，往往有叙述所表达的情况。

表彰和批评之类内容的通报的开头，要用叙述的方法交代先进事迹或错误事实。

情况通报、情况报告和调查报告等在介绍情况、经验等时也要用叙述。

应当特别注意的是，叙述在公文中多用直叙（直接叙述，不需要曲折委婉）和概叙（用一二句话简要地概括事情甚至是重大历史事件的过程）。

四、描写描写是具体形象地描绘对象状貌的一种表达方式。

重在形象性。

以形象性作为特征的文学体裁小说，以描写作为主要的表达方式。

部分形象性较强的记叙文和说明文，描写也应用得较多。

议论文和应用文则极少描写。

公文中的描写往往比较简单，往用于人物的肖像的介绍。

五、抒情抒情是抒发和表露作者感情的一种表达方式。

重在主观性。

在一些文学作品如抒情诗和抒情散文中，它起着主要作用。

在小说、戏剧、和记叙文中，抒情常常是配合叙述和描写使用的。

在议论文、说明文和应用文中，抒情较少应用。

抒情有直接抒情（多是带有感情的判断句，常有感叹词）和间接抒情（在叙述、描写和议论中带有感情色彩）两种类型。

第三节公文语言特点文学作品是欣赏型的，科学文章是实用型的，两大类文体写作目的不同，其语言形成各自鲜明的特色。

文学作品语言讲究形象生动；科学应用文语言则应平实庄重。

而对于最为典型的科学文章——公文来说，语言的具体特点如下。

一、准确。

选词准确恰当。

一要恰当选择词类。

二要讲究词语色彩。

三要准确把握词义。

四要词语搭配得当。

二、平实。

语言朴实无华，通俗易懂，不必像文学作品那样追求语言的形象、生动和音律美。

公文是处理公务的文书，在写作时使用文学语言就不能准确表意。

如一篇公文向林业部反映我国森林遭受严重破坏时写到：“在漫长岁月的历史上（长期以来），我国林业基础脆弱不堪（极为薄弱），森林破坏得疮痍满目（非常严重）……”这里的“漫长岁月”到底是什么时间概念？“脆弱不堪”和“疮痍满目”也没有把森林遭受破坏的严重程度具体化，这就不利于决策者制定和调整相应的政策。

应该交代清楚具体的时间、地点范围，并用具体的数字或事例平白如实陈述森林遭受破坏的情况。

三、简明。

言简而意明，尽可能用最少的语言，清楚明白地表达更丰富的内容。

要做到言简，就要尽可能精简字数。

例如，1950年颁布的《婚姻法》中有一段文字：“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其夫所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视。

”1980年颁布的《婚姻法》把以上文字修改为：“继父母与继子女之间，不得虐待或歧视。

”整个条文仅用了16个字代替了原条文40个字。

修改后的条文前面只用“继父母与继子女”7个字就概括了原条文前两句33个字的内容，并且增加了“之间”两个字，就使原来条文中只是单向性规定“继父母对继子女不得虐待或歧视”改成继父母与继子女双向都不得虐待或歧视。

丰富了原来条文的内容，体现了用尽可能少的文字表达尽可能丰富的内容。

意明就要注意选用通俗易懂的语言，避免用“大约”、“类似”、“也许”、“大致尚可”、“似有不合”、“据不完全可靠的判断”、“据尚未成熟的意见”等模棱两可的词语。

下面一篇公文经过周总理的修改，十分简明。

有下划线的字都是周总理删去的，括号中的字是他添加或者改正的。

查我们祖国具有极其珍贵历史文化价值的（改为：之）文物图书，在过去国民党匪帮反动统治时期（代），往往官僚商人互相勾结，偷盗贩运出口，以（致）使我们（国）这些文化遗产蒙受莫大的损失。

现在，（今）反动政权（业）已经被推翻，海上陆上运输（均）已经畅通行使，没有阻碍了，为了防止这些珍贵（此项）文物图书继续失散起见，特别制定了一份《禁止珍贵文物图书出口的暂行办法》，随着这个命令颁发下去，希即转令所属各有关单位遵照办理为要。

四、庄重。

新颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二条明确指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

”这就确定了国家机关行政公文所具有的权威性和行政约束力。

所以公文的语言应该是庄重、严肃的。

公文语言要达到庄重的要求，就要努力做到以下两点。

一是要用规范的书面语言。

书面语言，可以称为“文语”。

“文语”包括以下三个方面。

第一，规范语言，即有符合语法的完整的句式，词义要单一。

第二，有生命力的文言。

第三，欧化语言，形容词等限定词语比较多。

公文语言可以通俗，但要尽可能少用口语。

二是用公文专用语。

在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成一套常用的规范化、定型化、格式化的词语，这就是公文专用语。

常用的公文专用语有下面几类：开头用语。

表示依据：根据、依据，依照、按照、遵照；表示目的：为、为了；表示原因：由于；表示伴随情况：目前、当前、兹、查、奉等。

承启用语。

专用于承接上文、引起下文。

先用表示目的的：为此、为了，或表示依据的根据、依据，依照、按照等介词承接上文。

再有：特作如下通知（决定、规定），通告（通知）如下，现将有关事项通告（通知）如下，提出以下意见，拟采取以下措施或上述、综上所述等，以引起下文。

结尾用语。

用于公文的结尾，如：为要、为盼、为荷。

不同的文种，有不同的结尾用语，如通知（通告）用“特此通知”（通告）；报告用“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转执行”等；请示用“以上请示，请批复”；批复用“此复”等等。

4．称谓用语。

我（局、公司）、本（局、公司）、你（局、公司）、贵（局、公司）、该（局、公司）。

5．经办用语。

用于说明公务处理情况或要求：经、业经、现将、已经、兹经、责成、执行、试行、贯彻执行、研究执行、参照执行、遵照执行。

6.引叙用语。

即引叙来件的用语：悉、收悉、欣悉、惊悉、接、前接、近接、现接等。

7．表态用语。

用于表明公文办理机关对公务事项的态度：同意、不同意、照办、可办、不可、不行、应、应该、批准执行、请遵照执行、原则同意、原则批准等价。